如何從人才培養工作水平評估看高校檔案管理工作
摘要：針對檔案在服務人才培養工作水平評估中呈現的一些問題,從分析檔案與“評估”之間的相互作用入手,論述了做好高校檔案管理工作的重要性,提出了加強高校檔案管理工作的新思路。
關鍵詞：人才培養工作水平評估 高等院校 檔案管理
一、人才培養工作水平評估的目的意義及檔案在服務人才培養工作水平評估中所暴露的問題
人才培養工作水平評估是教育部對全國高職院校加強宏觀管理,以推動高職教育持續健康發展,不斷提高人才培養質量的一種手段。然而,在 “評估”活動實際開展中卻遇到了諸多問題,其中評估資料數量不足、內容不全、質量不高、查閱不便是各受評高校普遍存在的問題。分析其原因大致有以下幾方面:
1.檔案管理體制不健全、制度不完善,管理分散、混亂。隨著辦學規模的日益擴大和教育資源的有機整合,學校占地面積擴大、校區增多、校址分散,這無形中給檔案管理增加了難度,加之有些領導檔案意識淡薄,“重教學、輕檔案”意識嚴重,在檔案管理的體制上、制度上、職責劃分、人員配備及資金投入上均未給予足夠的重視,導致了檔案管理體制不健全、制度不完善、職責不明確等問題,造成了實際工作中檔案集中管理難、收集歸檔難、查找利用難的局面。
2.日常收集不完整、不齊全,整理不系統、不規范。有些高校在檔案的收集、整理、分類上沒有明確規定和要求,日常收集、整理及鑒定工作均由檔案人員自行隨意來完成,平時收集只重視紅頭文件,不重視各教學系部教學、科研活動材料,在劃定文件材料的保管期限上也沒有嚴格規定和統一標準,更缺乏長遠的規劃和打算,這些勢必造成日后查找利用難的問題。
3.管理手段落后。有些高校在檔案管理上計算機及網絡技術薄弱,基本上還停留在手工管理模式上,檔案信息存儲量小,收集、整理、檢索難,利用率低。有些高校雖然采用了計算機輔助管理檔案,但由于沒有實現信息網絡化,使檔案信息資源難以共享,檔案利用效率不高。
這些問題都極大地影響了人才培養工作水平評估的順利開展,有些高校為了能通過評估驗收,不惜花費大量的人力、物力和財力來彌補檔案的缺口,這既給學校造成了很大經濟損失,也影響了正常教學工作秩序,同時也影響了檔案的原始、真實性。
二、檔案在人才培養工作水平評估中所起的作用及人才培養工作水平評估對高校檔案管理工作產生的影響
檔案是“評估”的基礎。人才培養工作水平評估的主要方式是通過系統地搜集受評學校教育的主要信息,準確地了解受評學校情況,進行科學分析之后,對學校的辦學水平和教育質量進行全面客觀的評估。在人才培養工作水平評估指標體系中共有6個一級指標、15個二級指標和32個觀測點及1個特色或創新項目,每個指標體系、每個項目都需要大量的佐證材料予以論證,而這些佐證材料大多是由原始檔案或以原始檔案為基礎進行加工過的二次文獻組成。因此,完整、豐富、充實的檔案資料是開展人才培養工作水平評估的基礎。
1.檔案是“評估”的依據。人才培養工作水平評估中,專家組對學校進行了解的信息來源主要有兩方面:一是查閱由學校提供的各項指標體系的原始資料;二是通過問卷調查、聽取匯報、座談、訪談、聽課等形式獲取有關信息。整個評估驗收只有兩三天時間,專家組要在這短短的幾天時間里對一所學校有一個全面的認識了解,主要還是依靠查閱檔案信息資料,通過手中收集掌握的檔案信息材料,整理歸納出系列數據材料,最后做出符合學校實際的評估結論。因此,完整、系統、真實的檔案資料是 “評估”專家準確合理評價估量高校人才培養質量的重要依據。
2.“評估”促進了檔案管理工作。由于檔案在“評估”中的作用無可替代,所以通過“評估”也容易發現檔案管理工作中的不足。可以說,人才培養工作水平評估既是對高校教育教學質量的綜合評估,也是對高校檔案管理工作的最好檢驗。“評估”之后,許多親歷了“評估”現場的教職工都不無感慨地說:檔案工作真是太重要了!學校各級領導對檔案工作也越來越重視,相繼增加了資金投入,增添了人員配備,充實、更新了設施。檔案工作的地位大大提高,全員的檔案意識明顯增強。
三、結合人才培養工作水平評估,進一步加強高校檔案管理工作,提高管理質量和水平
1.加強領導,明確責任。進一步加強對檔案工作的領導,理順管理體制,完善管理制度,明確管理職責范圍。把檔案工作列入領導重要議事日程,納入學校年度工作計劃與管理目標中,并作為學校建設的一項重要任務來抓。科學劃分二級院系檔案類目,明確院系檔案管理職責范圍,加強對院系檔案工作的監督和指導,定期開展對院系檔案工作的督查,要有計劃、有步驟、有針對性地對院系檔案人員進行多種形式的教育、培訓和指導,促使他們系統學習和掌握檔案業務知識、業務技能,逐步實現工作理念、知識結構、工作技能的同步更新和提升。
2.加強宣傳和教育,提升全員檔案意識。加強檔案有關法律法規的宣傳和教育,強化全員建檔、存檔、用檔意識,使全體教職員工真正認識到在日常工作及教學科研活動中形成的各類文件材料都是學校的信息資源和文化財富,必須及時完整地歸檔保存。檔案人員要提高自身素質,增強服務意識,積極主動地為教職員工提供熱情周到的檔案信息服務,使每個教職員工的檔案意識在利用檔案信息的親身經歷中得到不斷增強和升華。
3.加強管理和利用,提高管理水平和利用效率。建立高標準、符合“六防”要求的檔案專用庫房,提高計算機檔案管理技術,充分利用計算機及網格技術逐步實現檔案信息資源存儲數字化、傳遞網絡化、管理自動化、服務遠程化以及信息資源共享和網上匯編資料的傳送。積極探索利用途徑,不斷豐富檢索工具,編制豐富的、適合高校當前發展需求的檔案編研資料,使各類檔案在服務高校教學、科研、管理等各項工作中發揮其最大效用。
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