經銷商招商會議方案

時間：2023-04-04 14:42:42 策劃書

經銷商招商會議方案

　　一、會議目的：通過此次招商會議，達成參會經銷商及時與公司合作的意向，為啟動市場做好鋪墊。

經銷商招商會議方案

　　二、會議主題：倡導健康，創造佳品，引領雙贏。

　　三、會議時間：XX年10月15日-10月17日期間，第一天下午報到，第二天

　　上午8：30正式會議。

　　四、參會人員：

　　1、政府領導，包括政府領導，家電協會會長

　　2、康佳集團領導、廚衛事業部領導、技術部代表、品質部代表、全國區域經理

　　3、全國經銷商

　　4、會議工作人員：籌備組、調度組、后勤組、接待組、交通組、現場策劃組成員

　　五、會議地點：暫定“秘書工作”酒店

　　六、會議籌備期(9月20日-10月15日)

　　1、9月20日成立由部門領導組成的籌備組，并分配責任人，負責相關工作;

　　2、9月21日前由營銷部提交《招商會議方案》草案，并交籌備組討論，總經理審批通過。

　　3、9月22日-10月5日由各區域經理向已有合作意向的各省其他知名生活電器經銷商和國美、蘇寧等全國連鎖銷售企業發出《招商邀請函》。

　　4、10月1日之前確定好會議地址與參會人員(政府機關、媒體及業界人員)名單。

　　5、公司內部成立司儀組或請專業司儀公司負責接待工作。

　　6、人員分工(詳見表2)

　　7、10月14日之前完成公司及工廠現場5s工作，完成相關接待物品的采購及信息傳遞。

　　8、10月5日之前營銷部經理負責整個招商會議的費用預算，報營銷總監審核，總經理簽字通過。

　　七、會議召開期(10月16日)

　　1、具體會議流程(詳見表1);

　　2、各組工作內容及要求見表2《人員分工及工作職責說明》;

　　八、會議結束期(10月17日)

　　1、會議現場的清理;

　　2、與酒店的費用結算;

　　3、帶領經銷商參觀公司及生產現場;

　　3、會議結束后，各區域經理負責區域經銷商的招商洽談及返程事宜的協助。

　　九、會議總結期(10月17日)

　　1、招商會議工作總結

　　2、下期工作計劃及目標

　　表一：

　　一、會議議程

　　日期時間項目發言/負責人備注

　　10.15 12：00-18：30 與會嘉賓接待接待組

　　18：30-21：00 晚餐后勤組

　　10.16 7：00-8：00 早餐后勤組

　　8：00-8：30 與會人員入場接待組播放公司宣傳廣告片

　　8：30-8：40 主持人致開幕詞、介紹與會嘉賓主持人開場音樂

　　8：50-9：05 家電協會代表致辭

　　9：05-9：15 集團總裁致歡迎辭

　　9：15-9：45 公司總經理主題發言(公司愿景及發展規劃) 總經理播放ppt發言稿

　　9：45-10：00 會間休息10分鐘播放公司廣告片

　　10：00-10：40 招商主題及市場運營思路營銷總監播放ppt

　　10：40-11：00 新產品揭幕儀式、宣布訂貨政策主持人、揭幕嘉賓

　　11：00-12：00 分組座談會各區域銷售經理

　　12：00-13：30 午餐及休息時間后勤組

　　13：30-14：00 與會人員入會場接待組播放公司廣告片

　　14：00-15：30 座談會，宣布訂貨最高獎及頒獎主持人激昂背景音樂

　　15：30-15：50 宣布代理商名單及頒發代理證書主持人、頒證嘉賓播放音樂，注意現場氣氛、頒證嘉賓及代理商的互動

　　15：50-16：30 代理商代表發言及決心(2名) 講話稿

　　16：30-17：00 集體合影留念攝影組

　　17：00-18：00 集體參觀工廠營銷總監

　　18：00-18：30 休息30分鐘后勤組

　　18：30-21：00 晚宴，抽獎活動后勤組

　　10.17 7：00-8：00 早餐后勤組

　　中午12點前退房、返程后勤組、交通組

　　二、會議紀律及溫馨提示

　　會議紀律

　　1、參會人員必須講究文明禮貌，注意儀容儀表，保持衣著整潔得體大方，言談舉止文明;

　　2、會議期間不得無故缺席、遲到、早退，不得中途退會;

　　3、會議期間將手機調至無聲或震動狀態，禁止在會議室抽煙、大聲喧嘩、交頭接耳、打瞌睡或接聽電話，重要事項請在會議休息期間或會議結束后解決;

　　4、參會人員不準做與會議無關的雜事，不得在會場上隨意走動;

　　5、休息期間不要干擾正常秩序，不得高聲喧嘩、嬉戲;

　　6、請愛護酒店內的設施，不在會議室的課桌上亂涂亂畫，不要有亂吐、亂扔等破壞會議環境的行為;

　　7、個人財產自行保管，人離鎖柜鎖門，貴重物品隨身攜帶;

　　8、對酒店任何物品或設施造成損壞都要照價賠償;

　　9、參會人員不準泄露會議機密，妥善保管會議材料，不得向無關人員泄露會議內容。

　　溫馨提示

　　1、區域經理負責各區域代理商的業務洽談、跟蹤，及其他事情的協助辦理;

　　2、產品展廳設在發布會現場，展示康佳新品，揭幕儀式為16日上午;

　　3、會議期間提供早餐、午餐和晚餐，用餐時敬請帶好嘉賓證及餐劵，酒店憑嘉賓證及餐劵用餐;

　　4、 16日晚宴期間舉行“幸運抽獎”活動和節目表演，請帶好嘉賓證，憑嘉賓證編號參與抽獎;

　　5、會議期間為了您的人身及財產安全，請配合會議日程安排，不得擅自離開酒店，遵守酒店管理制度，個人財物妥善保管，您有什么需要，可與會務組聯系。

　　6、會務組聯絡表：

　　組織項目項目內容聯系人聯系電話

　　會議協調協調整個會議所有事項

　　膳食住宿安排安排所有參會人員中餐及晚餐(含用餐人數、地點等)，安排所有參會人員住宿(含住宿人數、地點、房間編排等)

　　會務組織會議期間事務跟進、參會人員接送車輛安排、返程車票的預定

　　會議預算方案

　　1、交通費用,交通費用可以細分為：

　　(1)、出發地至會務地的交通費用——包括航班、鐵路、公路、客輪，以及目的地車站、機場、碼頭至住宿地的交通

　　(2)、會議期間交通費用——主要是會務地交通費用，包括住宿地至會所的交通、會所到餐飲地點的交通、會所到商務交際場地的交通、商務考察交通以及其他與會人員可能使用的預定交通。

　　(3)、歡送交通及返程交通——包括航班、鐵路、公路、客輪及住宿地至機場、車站、港口交通費用。

　　2、會議室/廳費用

　　具體可細分為：

　　(1)、會議場地租金——通常而言，場地的租賃已經包含某些常用設施，譬如激光指示筆、音響系統、桌椅、主席臺、白板或者黑板、油性筆、粉筆等，但一些非常規設施并不涵蓋在內——比如投影設備、臨時性的裝飾物、展架等，需要加裝非主席臺發言線路時也可能需要另外的預算。

　　(2)、會議設施租賃費用——此部分費用主要是租賃一些特殊設備，如投影儀、筆記本電腦、移動式同聲翻譯系統、會場展示系統、多媒體系統、攝錄設備等，租賃時通常需要支付一定的使用保證金，租賃費用中包括設備的技術支持與維護費用。值得注意的是，在租賃時應對設備的各類功效參數作出具體要求(通常可向專業的會議服務公司咨詢，以便獲得最適宜的性價比)，否則可能影響會議的進行。另外，這些會議設施由于品牌、產地及新舊不同，租賃的價格可能相差很大。

　　(3)、會場布置費用——如果不是特殊要求，通常而言此部分費用包含在會場租賃費用中。如果有特殊要求，可以與專業的會議服務商協商。

　　(4)、其他支持費用——這些支持通常包括廣告及印刷、禮儀、秘書服務、運輸與倉儲、娛樂保健、媒介、公共關系等。基于這些支持均為臨時性質，如果會議主辦方分別尋找這些行業支持的話，其成本費用可能比市場行價要高，如果讓專業會議服務商代理，將獲得價格相對比較低廉且服務專業的支持。

　　對于這些單項服務支持，主辦方應盡可能細化各項要求，并單獨簽訂服務協議。

　　3、住宿費用

　　住宿的費用應該非常好理解——值得注意的只是住宿費里面有些價格是完全價格，而有點是需要另外加收政府稅金的。對于會議而言，住宿費可能是主要的開支之一。找專業的會展服務商通常能獲得較好的折扣。

　　正常的住宿費除與酒店星級標準、房型等因素有關外，還與客房內開放的服務項目有關——譬如客房內的長途通訊、洗換、迷你吧酒水、一次性換洗衣物、互聯網、水果提供等服務是否開放有關。會議主辦方應明確酒店應當關閉或者開放的服務項目及范圍。

　　4、餐飲費用

　　會議的餐飲費用可以很簡單，也可以很復雜，這取決于會議議程需要及會議目的。

　　(1)、早餐

　　早餐通常是自助餐，當然也可以采取圍桌式就餐，費用按人數計算即可(但考慮到會議就餐的特殊性及原材料的預備，所以預計就餐人數不得與實際就餐人數相差到15%，否則餐館有理由拒絕按實際就餐人數結算——而改為按預定人數收取費用)

　　(2)、中餐及午餐

　　中餐及午餐基本屬于正餐，可以采取人數預算——自助餐形式，按桌預算——圍桌式形式。如果主辦方希望酒水消費自行采購而非由餐館提供，餐館可能會收取一定數量的服務費用。

　　(3)、酒水及服務費

　　通常，如果在高星級酒店餐廳就餐，餐廳是謝絕主辦方自行外帶酒水消費的，如果可以外帶酒水消費，餐廳通常需要加收服務費。在高星級酒店舉辦會議宴會，通常在基本消費水準的基礎上加收15%左右的服務費。

　　(4)、會場茶歇

　　此項費用基本上是按人數預算的，預算時可提出不同時段茶歇的食物、飲料組合。承辦者告知的茶歇價格通常包含服務人員費用，如果主辦方需要非程序服務，可能需要而外的預算。通常情況下，茶歇的種類可分為西式與中式兩種——西式基本上以咖啡、紅茶、西式點心、水果等為主，中式則以開水、綠茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及點心為主。

　　(5)、聯誼酒會/舞會

　　事實上，聯誼酒會/舞會的預算可能比單獨的宴會復雜，宴會只要設定好餐標與規模，預算很容易計算。但酒會/舞會的預算設計到場地與節目支持，其預算可能需要比較長的時間確認：

　　6、視聽設備

　　除非在室外進行，否則視聽設備的費用通常可以忽略。如果為了公共關系效果而不得不在室外進行，視聽設備的預算就比較復雜，包括：

　　●設備本身的租賃費用，通常按天計算

　　●設備的運輸、安裝調試及控制技術人員支持費用，可讓會展服務商代理

　　●音源——主要是背景音樂及娛樂音樂選擇，主辦者可自帶，也可委托代理

　　c、演員及節目

　　通常可以選定節目后按場次計算——預算金額通常與節目表演難度及參與人數正相關。在適宜地點如果有固定的演出，那預算就很簡單，與觀看表演的人數正相關——專場或包場除外。

　　d、其他——點心、水果及調制色酒

　　5、雜費

　　雜費是指會展過程中一些臨時性安排產生的費用，包括打印、臨時運輸及裝卸、紀念品、模特與禮儀服務、臨時道具、傳真及其他通訊、快遞服務、臨時保健、翻譯與向導、臨時商務用車、匯兌等等。雜費的預算很難計劃，通常可以在會務費用預算中增列不可預見費用。