單證遺失事故的處理方法

時間：2024-07-19 01:00:05 國際商務單證員

單證遺失事故的處理方法

　　單證遺失，可能是由于出口商制作和保管單證不善贊成的，也可能是單據在交付郵政或快遞公司轉遞過程中遺失的。而目前，我國對郵政及快遞公司遺失文件的賠償制度尚不完善，一般以郵資的若干倍來計算。而外貿單證的特殊性使得這個賠償數額無論如何也不濟事。因此，發生類似事情的時候，追究責任意義不大，關鍵還要靠自己去盡力補救。

　　首先要防患于未然，企業內部建立起比較清晰的單證制作和傳遞堆積。業務員自己繕制保管單證的，要注意歸檔管理。老業務員喜歡在交易確立以后就制作客戶檔案，列明所需單證、辦理時間和單證收取記錄，這是個很好的經驗。公司有專門的單證員的，不但單證員自己要有記錄冊，還要與業務員建立起單證交接登記本，避免轉交過程中的“真空”缺漏。

　　所有的單據，都復印一份，以備萬一出紕漏時可以對照原單處理。

　　單證遺失后，要第一時間處理。屬于自己繕制的發票裝箱單等，即刻補制，屬于國家機構或第三方出具的，及時通知出具人，辦理補單手續。詳細如下：

　　1、報關單據的遺失

　　發票等單據在報關前遺失的，盡量自己補發并快遞給報關代理人。如果是長期合作的報關代理人，不妨預先留幾份簽章空白發票箱單等，以便急需時由報關代理人幫忙填寫。這在外貿操作中比較常見。但這樣做的風險很大，存在著報關代理人私用于偽造單據的可能。隨付報關的核銷單遺失，必須將所遺失的核銷單立即報告外匯管理局，登報聲明作廢，再另外出具一份核銷單。海關已簽發的報關單證明聯、核銷聯遺失，可以向海關提出書面申請補簽，并隨附有關證明材料，海關審核同意后，可予以補簽。海關在證明聯、核銷聯上注明“補簽”字樣，并按規定收取工本費。

　　2、提單的遺失

　　提單遺失后，可以通過貨代補發提單，或電放(收貨人無需正本提單，憑貨代電報指示放貨)形式解決。但辦理起來較為棘手，各個船公司規定不同，通常根據與出口商的關系而定。因為補發提單對貨代而言風險很大，如果因此出現冒領或其他糾紛----比如出口商惡意欺詐，將原提單交付客戶或銀行以后，謊稱遺失，借以扣留貨物----貨代難脫干系。特別地，如果是“記名提單”(即提單上限定具體的提貨人)比較好辦，只要提貨人證明自己身份即可電放，但如果是“指示提單” (即提單上暫未指定收貨人，這一點在本書后面的貨運章節中將詳細解釋)就麻煩了。如果貨代信任發貨人，那么通常發貨人一封保函(擔保因此出現的所有責任由發貨人自己承擔)即可解決;而如果彼此不熟悉，則貨代通常會要求在出具保函的同時提供相當于貨值或雙倍的擔保金，擔保金期限甚至長達一年。這對于貨主而言將是個沉重的負擔。

　　曾有過一個實例：

　　一份指示提單在交付快遞公司后遺失，發貨人請求電放，船公司求發貨人首先提供遺失聲明，再到公安局報案，取得報案登記后，在船公司指定的刊物上聲明提單作廢，最后再交納200%的貨值擔保金。最后在買賣雙方的配合下，因提貨人信譽不錯，船公司才最終許可免交了擔保金，但此過程也耗時耗力。提單一般三正三副，因此，除非客戶要求“全套提單”，否則盡量爭取保留一份正本提單，避免遺失風險。

　　3、原產地證的遺失或修改

　　如果因實際交貨與申報的不符，或有其他錯漏，需要修改補充原產地證內容，必須申明更改理由并提供依據，經簽證機構審查符合要求后，重新辦理申請手續，收回原發原產地證，換發新證。如已簽發的原產地證遺失或損毀，從簽發之日起半處內，申請單位必須向簽證機構申明理由并提供依據，經簽證機構審查同意后重新辦理申請手續。簽證機構在新簽證書上注明“XX年XX月XX日原發XX號原產地證作廢”。這里說的簽證機構，可以是進出口商品檢驗檢疫局，也可以是各地的貿易促進會。單證繕制正確完整，就為收取貨款奠定了基礎。然而，如何在交付貨物單證后順利收回貨款，仍是我們特別需要重視的。貨款不能及時、安全收回，所有業務都是一場空。前面我們曾說過，為保障出口商收回貨款，理論上通行的做法是信用證。實際上除了信用證外，還有幾種結算方式。不過信用證始終算最安全、最有保障的----當然，也是手續費最貴的。

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