商務(wù)秘書(shū)打電話通話準(zhǔn)備
任何形式的人際交流能否取得最后的成功，往往取決于交流各方是否在交流前做了準(zhǔn)備、所做準(zhǔn)備是否充分，接打電話也是如此。商務(wù)秘書(shū)只有在通話前做好充分的準(zhǔn)備，才能使通話得以順利進(jìn)行，觀點(diǎn)得以準(zhǔn)確闡明，信息得以及時(shí)傳遞，分歧得以有效消減。下面是小編整理的商務(wù)秘書(shū)打電話通話準(zhǔn)備，歡迎大家閱讀。
(一)內(nèi)容準(zhǔn)備
在撥打電話之前，商務(wù)秘書(shū)首先必須明確自己所要找的受話人的一般情況，包括受話人姓名、性別、職務(wù)、年齡等，以免發(fā)生尷尬。同時(shí)須明確受話人的電話號(hào)碼，仔細(xì)核實(shí)、謹(jǐn)慎撥打。
更為重要的是，商務(wù)秘書(shū)在通話前應(yīng)當(dāng)對(duì)自己所要傳達(dá)的信息和闡述的要點(diǎn)有明確的把握。最佳辦法是事先把這些內(nèi)容寫(xiě)在便箋上，預(yù)備一個(gè)條理清晰的提綱。這樣，電話一通，發(fā)話人就可以依照提綱有條不紊地進(jìn)行闡述了，不至于遺漏要點(diǎn)或者語(yǔ)無(wú)依次，甚至因一時(shí)想不起來(lái)該說(shuō)什么而尷尬地僵住。
有鑒于此，國(guó)家行政機(jī)關(guān)或商務(wù)秘書(shū)個(gè)人可制作統(tǒng)一的發(fā)話記錄表，以便通話順利進(jìn)行和日后查閱。
(二)儀態(tài)準(zhǔn)備
在一般情況下，商務(wù)秘書(shū)不論是撥打電話還是接聽(tīng)電話，都必須全神貫注。首先應(yīng)當(dāng)暫時(shí)放下自己手頭的一切工作，端坐或端立于電話前，然后從容地拿起電話，微笑通話。
通話時(shí)，通話人除了必須執(zhí)筆做些適當(dāng)、簡(jiǎn)短的記錄，以及可以利用一些與通話內(nèi)容相關(guān)的書(shū)面資料外，切不可三心二意地去做任何其他事情，否則既不尊重通話對(duì)象，也不利于交流溝通。
應(yīng)當(dāng)注意的是，通話雖然只是一個(gè)“口聞其聲，不見(jiàn)其人”的交流過(guò)程，但通話人的神情舉止完全可以通過(guò)聲音的變化為對(duì)方清晰地洞察。通話人可以根據(jù)聲音來(lái)判斷對(duì)方到底是全神貫注還是心不在焉，到底是和藹可親還是麻木呆板，進(jìn)而推斷對(duì)方對(duì)自己尊重與否，從而微妙地影響交流的進(jìn)程與效果。
有些公務(wù)員為了方便，喜歡使用免提通話，以便騰出手來(lái)做其他事。這同樣有違全神貫注的基本要求，是不尊重對(duì)方的表現(xiàn)，不僅不能提高工作效率，反而有可能引起對(duì)方的誤會(huì)和不滿，進(jìn)而影響工作。
(三)記錄準(zhǔn)備
國(guó)家行政機(jī)關(guān)內(nèi)任何一次公務(wù)來(lái)電都有可能是一次重要的信息傳遞。因此，商務(wù)秘書(shū)都應(yīng)當(dāng)在自己或公用的電話旁配備好完整的記錄工具，要養(yǎng)成一聽(tīng)到電話鈴就拿起紙筆的習(xí)慣。
為了避免因記不住或記不清發(fā)話人所傳遞的信息而一再要求發(fā)話人重述，甚至遺漏信息要點(diǎn)的情況，受話人應(yīng)在接聽(tīng)電話時(shí)進(jìn)行適當(dāng)?shù)囊c(diǎn)記錄，避免反復(fù)，節(jié)約時(shí)間。各級(jí)行政機(jī)關(guān)或公務(wù)員同樣可以制作統(tǒng)一的來(lái)電記錄表。
值得注意的是，任何一份來(lái)電記錄都相當(dāng)于機(jī)關(guān)內(nèi)的一份文件，必要時(shí)須給有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)傳閱或批示，有的還要存檔備查。因此記錄應(yīng)力求完整準(zhǔn)確，機(jī)密性內(nèi)容要妥善保管。
(四)補(bǔ)缺準(zhǔn)備
由于種種原因，商務(wù)秘書(shū)往往會(huì)在辦公時(shí)間暫時(shí)離開(kāi)自己辦公桌處理其他要事，以致自己無(wú)法接聽(tīng)他人來(lái)電。此時(shí)，一般可采取如下兩種應(yīng)對(duì)措施。
1.委托他人代為接聽(tīng)自己的電話。讓受托之人屬托來(lái)電者留下其姓名、單位及電話號(hào)碼，轉(zhuǎn)告他自己會(huì)在回辦公室后即刻復(fù)電，并致歉意。一般不宜要求對(duì)方隔時(shí)再來(lái)電，以免給人以“擺架子”之嫌;也可請(qǐng)受托之人在對(duì)方同意的情況下，代為記錄來(lái)電內(nèi)容，但須確保記錄準(zhǔn)確，以免誤事。
2.設(shè)置電話錄音。預(yù)留錄音時(shí)應(yīng)使自己的發(fā)音謙遜友好，其基本內(nèi)容大致如下：“您好!這里是xx部門(mén)，現(xiàn)工作人員因公外出，請(qǐng)您在信號(hào)聲過(guò)后留言，或留下您的姓名和電話號(hào)碼。我們將盡快與您聯(lián)絡(luò)。謝謝。”
商務(wù)秘書(shū)基本禮儀知識(shí)
(1)秘書(shū)著裝的基本要求：
第一，色彩要素。俗話說(shuō)：“沒(méi)有不美的色彩，只有不美的搭配。”色彩如果搭配合理，就會(huì)恰到好處，取得事半功倍的效果。反之，如果搭配不合理，就會(huì)失去整體美，破壞視覺(jué)的和諧美感。女秘書(shū)的職業(yè)裝色調(diào)應(yīng)該單一一點(diǎn)，不可以“色彩斑斕”。女秘書(shū)應(yīng)該多多注意“三色原則”。三色原則是在國(guó)外經(jīng)典商務(wù)禮儀規(guī)范中被強(qiáng)調(diào)的，國(guó)內(nèi)著名禮儀專(zhuān)家也多次強(qiáng)調(diào)過(guò)這一原則。所謂“三色原則”，是指全身上下的衣著，應(yīng)當(dāng)保持在三種色彩之內(nèi)，即女秘書(shū)的套裝、襯衫、鞋襪，一般不應(yīng)超過(guò)三種顏色。這是因?yàn)閺囊曈X(jué)上講，服裝的色彩在三種以內(nèi)較好搭配。一旦超過(guò)三種顏色就會(huì)顯得雜亂無(wú)章。
第二，體形要素。人有高矮、胖瘦之分。絕大多數(shù)人體形上或多或少受到一些先天局限，有這樣或那樣的缺陷，這就需要通過(guò)服裝搭配加以彌補(bǔ)和修飾，使自己更具美感。首先要了解自己的體形特點(diǎn)，再選擇適合的職業(yè)女裝，自然會(huì)達(dá)到理想效果。比如H形體形，屬于偏胖，沒(méi)什么腰身，這類(lèi)女秘書(shū)適宜選擇腰身合體、線條簡(jiǎn)潔的職業(yè)裝。I形體形，屬于偏瘦，適宜選擇衣領(lǐng)處有褶皺，配有飾邊的衣服。Y形體形，就是腿部可能長(zhǎng)得比較修長(zhǎng)，線條比較好看，上半身不適宜穿緊身衣，所以要求上面相對(duì)寬松，就轉(zhuǎn)移了別人的視線。
第三，膚色要素。選擇與搭配職業(yè)女裝時(shí)也要考慮自己的膚色，服裝的色彩要與自己的膚色相協(xié)調(diào)。
第四，年齡要素。女秘書(shū)的年齡不同，應(yīng)選擇不同的服裝。年輕的女秘書(shū)可以選擇紅、粉紅、黃、綠等色彩比較鮮艷的顏色，款式上選擇比較時(shí)尚、前衛(wèi)，如西裝上衣是單個(gè)扣的，因?yàn)樗齻冇谢盍εc朝氣。而年齡較大的女秘書(shū)一般選擇黑、灰、海軍藍(lán)等顏色，款式的選擇上比較保守，這樣可以凸顯她們的成熟與穩(wěn)重。
(2)稱(chēng)謂的選擇和使用
一般情況下，在商務(wù)活動(dòng)中，有兩套稱(chēng)謂方法，第一種就是稱(chēng)對(duì)方為xx先生、xx女士，這也是最為穩(wěn)妥和最為普遍的一種稱(chēng)謂方式;
第二種我們可以稱(chēng)呼對(duì)方為xx經(jīng)理、xx主管、xx總監(jiān)，以及xx領(lǐng)導(dǎo)，就是說(shuō)直接稱(chēng)謂他的職務(wù)。
(3)握手
握手的次序，一般都是女士先伸手，男士再握手。領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)以及長(zhǎng)輩先伸手，下級(jí)和晚輩再握手。
握手時(shí)，對(duì)方伸出手后，我們應(yīng)該迅速地迎上去，握手的時(shí)候最應(yīng)該避免的是很多人互相地交叉握手。
握手時(shí)還要避免上下過(guò)分地?fù)u動(dòng)。
(4)相互介紹
在相互介紹的時(shí)候，應(yīng)該注意順序的選擇，一般先由職位高的人開(kāi)始介紹，如果是分為主方和客方的話，應(yīng)該是先把主方介紹給客方，然后再把客方介紹給主方。
(5)互換名片
要雙手拿出自己的名片，這時(shí)候有一個(gè)停頓，要注意將名片的方向調(diào)整到最適合對(duì)方觀看的位置，再雙手遞過(guò)去。雙手接過(guò)對(duì)方的名片，要簡(jiǎn)單地看一下上面的內(nèi)容，既不要把它直接放在兜里或放在其他位置根本不看，也不要長(zhǎng)時(shí)間地拿在手里不停地?cái)[弄，而應(yīng)該把名片放在專(zhuān)用的名片夾中，盡量避免把名片放在口袋中，或者放在其他的位置。
(6)其他注意事項(xiàng)
社交場(chǎng)所是禁止吸煙，禁止大聲喧嘩的，要注意音量的控制。
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