Office2010的自動(dòng)保存和恢復(fù)功能詳述
當(dāng)你在埋頭辛苦編輯Excel、Word或PPT文檔的時(shí)候，如果突然發(fā)生斷電、系統(tǒng)崩潰、意外誤操作，這時(shí)候你一定很崩潰。下面小編將以Excel2010為例詳細(xì)闡述其中自動(dòng)保存功能的工作機(jī)理和恢復(fù)文件的訪問方法，Word和PPT的功能與此類似，可以相形參照。
【設(shè)置方法】
首先，要讓Excel能夠自動(dòng)進(jìn)行后臺(tái)的定時(shí)保存，需要在Excel選項(xiàng)中開啟這一功能，如下圖所示：
如上圖所示，勾選“保存自動(dòng)恢復(fù)信息時(shí)間間隔”的復(fù)選框可以開啟“自動(dòng)定時(shí)保存”的功能，右側(cè)數(shù)值調(diào)節(jié)框中可以設(shè)置自動(dòng)保存的時(shí)間間隔，最短為1分鐘，最長(zhǎng)為120分鐘。
下側(cè)“自動(dòng)恢復(fù)文件位置”則是自動(dòng)保存的臨時(shí)文件存放路徑，
在Win7系統(tǒng)下默認(rèn)為：C:\Users\<用戶名>\AppData\Roaming\Microsoft\Excel，
WinXP系統(tǒng)下則默認(rèn)為：C:\Documents and Settings\<用戶名>\Application Data\Microsoft\Excel。
還有一個(gè)選項(xiàng)，名字很長(zhǎng)“如果我沒保存就關(guān)閉，請(qǐng)保留上次自動(dòng)保留的版本”，這個(gè)選項(xiàng)關(guān)系到您的工作在意外關(guān)閉時(shí)是否仍可以找到自動(dòng)保存的備份文檔，是充分享受這個(gè)自動(dòng)保存功能所帶來的好處的關(guān)鍵所在，務(wù)必勾選!
【運(yùn)作機(jī)理】
自動(dòng)保存的運(yùn)作機(jī)理如下：
1，要讓自動(dòng)保存起作用的文檔必須是至少保存過一次的文檔(也就是硬盤中存在的文檔)，如果是在程序中直接新建的空白文檔，需要先保存為硬盤中的某個(gè)文檔以后才可以啟用此功能。
2，在前一次保存(包括手動(dòng)保存或自動(dòng)保存)后，在文檔發(fā)生新的修改后，系統(tǒng)內(nèi)部的計(jì)時(shí)器開始啟動(dòng)，到達(dá)指定的時(shí)間間隔后發(fā)生一次自動(dòng)保存動(dòng)作。相反，如果在前一次保存后，文檔中并沒有發(fā)生過新的修改變化，則不會(huì)激活計(jì)時(shí)器，也不會(huì)激發(fā)定時(shí)保存的動(dòng)作。
3，只有在Excel程序窗口被激活的狀態(tài)下，計(jì)時(shí)器才會(huì)工作。假設(shè)我打開了Excel，并進(jìn)行了修改，但我又切換到IE里面去瀏覽網(wǎng)頁(yè)了，此時(shí)計(jì)時(shí)器將停止工作，即使過上一個(gè)小時(shí)，也不會(huì)發(fā)生自動(dòng)保存的動(dòng)作。
4，在計(jì)時(shí)器工作過程之中，如果提前發(fā)生了手動(dòng)存檔事件，計(jì)時(shí)器將清零停止工作。這一點(diǎn)很好理解，因?yàn)楦鶕?jù)第一點(diǎn)，只有在前一次保存后發(fā)生新的修改時(shí)才會(huì)開始計(jì)時(shí)器的工作，因此當(dāng)進(jìn)行手動(dòng)保存時(shí)，就相當(dāng)于一次歸零操作，所有修改被即時(shí)保存，沒有產(chǎn)生新的未保存的修改項(xiàng)目。
5，在一次自動(dòng)保存事件發(fā)生過后，如果文檔沒有新的編輯動(dòng)作產(chǎn)生，計(jì)時(shí)器也不會(huì)開始工作。其原因與上面第3點(diǎn)相同。
【功能作用效果】
如何體現(xiàn)自動(dòng)保存功能正在發(fā)生作用?
在滿足前述條件，發(fā)生自動(dòng)保存的事件后，可以在Excel功能區(qū)上依次單擊“文件”→“信息”，打開當(dāng)前文檔的信息面板，可以在“管理版本”的區(qū)域中看到當(dāng)前文檔自動(dòng)保存所生成的歷史版本，例如下圖中顯示了這個(gè)文檔在16:35、16:41和16:44分別發(fā)生過三次自動(dòng)保存事件，生成了三個(gè)歷史文檔。這里的三個(gè)文檔的時(shí)間間隔與您所設(shè)置的自動(dòng)保存間隔并不一致，根據(jù)前面所述的運(yùn)作機(jī)理可以知道，這個(gè)時(shí)間所反映的只是您的編輯動(dòng)作所發(fā)生的時(shí)間與設(shè)定的保存間隔綜合作用的結(jié)果。
同樣在這個(gè)界面中，您可以選擇打開和恢復(fù)某個(gè)歷史版本，也可以選擇刪除這些歷史版本。當(dāng)你沒辦法使用Ctrl+Z來撤銷返回到十幾分鐘前的某個(gè)文檔狀態(tài)時(shí)，可以使用這個(gè)功能恢復(fù)到某個(gè)時(shí)間點(diǎn)的歷史版本，對(duì)許多人來說這是一個(gè)不錯(cuò)的選擇。
【臨時(shí)文件】
自動(dòng)保存功能會(huì)產(chǎn)生臨時(shí)文件，在哪里可以找到這些臨時(shí)文件對(duì)于發(fā)生意外以后的恢復(fù)至關(guān)重要。
那么上圖中所謂的歷史版本文件到底在哪里呢?在第一張附圖中，顯示了選項(xiàng)設(shè)置時(shí)的文件存放路徑，在Win7系統(tǒng)下默認(rèn)為：C:\Users\<用戶名>\AppData\Roaming\Microsoft\Excel，WinXP系統(tǒng)下則默認(rèn)為：C:\Documents and Settings\<用戶名>\Application Data\Microsoft\Excel。
在這個(gè)路徑下會(huì)有一個(gè)<文檔文件名>+隨機(jī)數(shù)字組成的文件夾，如下圖所示。在這個(gè)文件夾里面，每發(fā)生一次自動(dòng)保存事件，都會(huì)生成一個(gè)名為“<文檔文件名>((Autosaved-隨機(jī)數(shù)字)).xlsb”的文件，有過幾次自動(dòng)保存，就會(huì)生成幾個(gè)文件。可以看到文件的修改時(shí)間與之前在“版本信息”中所看到相一致。
這個(gè)文件夾中的臨時(shí)文件可以直接用Excel打開，打開時(shí)會(huì)在信息欄(編輯欄上方)顯示此文檔是“自動(dòng)保存的版本”，而且是只讀方式，在“信息”面板中也會(huì)顯示相同信息，如下圖所示。點(diǎn)擊“還原”按鈕就可以把臨時(shí)文件的內(nèi)容和狀態(tài)覆蓋為此文檔的最新狀態(tài)。
【意外恢復(fù)】
如果文檔沒有保存就關(guān)閉，究竟會(huì)發(fā)生些什么?
如果在關(guān)閉Excel之前，對(duì)當(dāng)前編輯的Excel文檔進(jìn)行了手動(dòng)保存，那么之前所提到的臨時(shí)文件夾就會(huì)自動(dòng)消失。如果在關(guān)閉的之前沒有進(jìn)行手動(dòng)保存，分兩種情況進(jìn)行討論：
1，關(guān)閉文檔時(shí)系統(tǒng)詢問是否保存時(shí)點(diǎn)了“否”。這個(gè)要命的“否”啊也許就會(huì)讓你一個(gè)晚上的工作白費(fèi)，但是在Excel2010里面還是有救!之前所提到那個(gè)自動(dòng)保存路徑下面以這個(gè)文檔命名的文件夾還是會(huì)存在，并在其中保留著所有歷史版本。最近的一個(gè)自動(dòng)保存版本會(huì)以“<文檔文件名>((Unsaved-隨機(jī)數(shù)字)).xlsb”來命名。
這個(gè)時(shí)候，如果您直接打開之前未保存的文檔，看到的就是一晚工作白干的慘狀。不要急，依次單擊【文件】——【信息】，在信息面板里面可以看到所有歷史版本，還有最近一次的版本的補(bǔ)充信息為”當(dāng)我沒保存就關(guān)閉時(shí)“，如下圖所示。點(diǎn)擊這個(gè)版本就能讓你有地獄到天堂的感覺。
除了上面的辦法，也可以直接到前面所說的臨時(shí)文件夾里打開Unsaved文件，里面的狀態(tài)就是最近一次自動(dòng)保存時(shí)的狀態(tài)。這個(gè)文件打開時(shí)會(huì)在信息欄(編輯欄上方)顯示此文檔是“已恢復(fù)未保存的文件”，而且是只讀方式，在“信息”面板中也會(huì)顯示相同信息，如下圖所示。點(diǎn)擊“還原”按鈕就可以把臨時(shí)文件的內(nèi)容和狀態(tài)覆蓋為此文檔的最新狀態(tài)。
當(dāng)然，保留這些臨時(shí)文件的前提條件是，在第一張圖的Excel選項(xiàng)中勾選了“如果我沒保存就關(guān)閉，請(qǐng)保留上次自動(dòng)保留的文件”復(fù)選框，這個(gè)選項(xiàng)是默認(rèn)勾選的。
2，Excel進(jìn)程意外退出。這也是很常見的崩潰情況，這種情況下臨時(shí)文件也都還是老樣子存在，并且在您直接打開原先未保存的文檔時(shí)，會(huì)在窗口中自動(dòng)出現(xiàn)“文檔恢復(fù)”面板，在其中顯示歷史版本，您可以選擇任意一個(gè)版本進(jìn)行恢復(fù)。
【其他補(bǔ)充】
這個(gè)版本的自動(dòng)保存功能能夠避免很多意外情況下的文檔未保存所造成的后果了，但您還是需要注意一條，千萬(wàn)不要在發(fā)生錯(cuò)誤以后還再點(diǎn)擊“保存”按鈕，一旦您按了保存并關(guān)了文檔，一切臨時(shí)文件就全都成浮云了。
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