運用word修訂的方法介紹

時間：2024-05-21 04:38:28 office辦公

運用word修訂的方法介紹

　　在共享文檔提交審閱時，Word 能跟蹤每個用戶所作的修訂，并在每個用戶都保存之后將所有的修訂記錄起來。如果不止一個人對文檔中的同一個區域進行了操作，Word 會分辨有沖突的修訂，詢問用戶是否接受前面用戶所作的修訂。

　　修訂標記能夠讓作者跟蹤多位審閱者對文檔所做的修改，這樣作者可以一個接一個地復審這些修改并用約定的原則來接受或者拒絕所做的修訂。

　　10.3.1 使用修訂標記

　　使用修訂標記，即是對文檔進行插入、刪除、替換以及移動等編輯操作時，使用一種特殊的標記來記錄所做的修改，以便于其他用戶或者原作者知道文檔所做的修改，這樣作者還可以根據實際情況決定是否接受這些修訂。

　　使用修訂標記來記錄對文檔的修改，需要設置文檔使其進入修訂狀態，可以按照如下方法進行：

　　（1）打開要做修訂的文檔。

　　（2）選擇【工具】菜單項中的【修訂】菜單項，再從級聯菜單中選擇【突出顯示修訂】菜單項，打開如圖10-7 所示的【突出顯示修訂】對話框。

　　（3）單擊選中【編輯時標記修訂】復選框。同時選中【在屏幕上突出顯示修訂】復選框，可以在修改處顯示修訂標記。如果選中了【在打印出的文檔中突出顯示修訂】復選框，可以在打印文檔的同時打印文檔的修訂標記。

　　（4）單擊【確定】按鈕。

　　用戶也可以在狀態欄中雙擊標記，使該標記激活為，此時文檔也進入修訂狀態。進入修訂狀態的文檔，當對文檔進行編輯操作時，會以修訂標記來顯示，如圖10-8 所示。

　　10.3.2 設置修訂標記選項

　　默認情況下，Word 用單下劃線編輯添加的部分，用刪除線標記刪除的部分。用戶也可以根據需要來自定義修訂標記。如果是多位審閱者在審閱一篇文檔，更需要使用不同的標記顏色以互相區分，所以用戶有時需要對修訂標記進行設置，設置修訂標記選項步驟如下：

　　（1）單擊【突出顯示修訂】對話框的【選項】按鈕，或者單擊【工具】菜單中的【選項】菜單項，在彈出的【選項】對話框中選擇【修訂】選項卡，如圖10-9 所示。

　　（2）根據用戶的需要，分別對【插入的文字】、【刪除的文字】、【修改過的格式】和【修改過的行】選擇標記和顏色。

　　（3）單擊【確定】按鈕。

　　10.3.3 接受或者拒絕修訂

　　文檔進行了修訂后，可以決定是否接受這些修改，步驟如下：

　　（1）單擊【工具】菜單中的【修訂】菜單項，再從級聯菜單中選擇【接受或拒絕修訂】菜單項，出現如圖10-10 所示的【接受或拒絕修訂】對話框。

　　（2）如果接受當前的修訂，單擊【接受】按鈕。如果接受全部的修訂，則單擊【全部接受】按鈕。

　　（3）如果不接受當前的修訂，單擊【拒絕】按鈕，如果不接受全部的修訂，則單擊【全部拒絕】按鈕即可。

　　（4）要按順序把修訂的地方逐項審閱，單擊按鈕可以向前查找前一處修訂，單擊按鈕可以向后查找下一處修訂。

　　10.3.4 比較審閱后的文檔

　　如果審閱者直接修改了文檔，而沒有讓Word 加上修訂標記，此時可以用原來的文檔對修改后的文檔進行比較，以查看哪些地方進行了修改。步驟如下：

　　（1）選擇【工具】菜單中的【修訂】菜單項，然后從其級聯菜單中選擇【比較文檔】。

　　（2）在彈出的【選擇與當前文檔比較的文件】對話框中選擇比較的文件。

　　（3）如果Word 發現兩個文檔有差異，Word 會在原文檔中作出修訂標記，用戶可以根據需要接受或拒絕這些修改。

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