工程項目投標管理

時間：2024-09-19 11:57:24 項目管理師

工程項目投標管理

　　自20世紀80年代國家推行招標投標制度以來，建設工程招標投標已經成為建設工程項目承發包的主要方式，小編下面為大家整理關于工程項目投標管理的文章，歡迎閱讀參考：

工程項目投標管理

　　一、投標工作日常管理

　　在組織結構的設置上，企業要有負責投標的專門機構，即使沒有專門的機構，也要有一個業務相近的部門歸口負責管理本企業的投標工作。其基本工作應該包括：投標臺帳的建立和維護、編制資格預審文件、辦理參加投標手續、研究投標報價策略、牽頭組織編寫投標文件、負責投標過程中的澄清與答疑、打印出版投標文件、遞交投標文件、辦理投標保證退還、參加定標前后的談判，直至定標后簽訂工程合同。

　　除以上基本的工作外，負責投標報價管理的部門還應在平時將以下工作納入日常業務的范疇內：

　　1. 設備材料價格庫建立與維護

　　投標的競爭，很大程度上體現在價格的競爭上，因此除了對具體投標項目進行必要的詢價，負責投標管理的部門還應該負責組織建立設備、材料的價格庫，這樣不僅可以在投標報價時對能獲得的詢價設備材料價格進行修正，還能在時間緊急或詢價困難的情況下利用價格庫的信息進行投標項目的報價。

　　2. 已執行項目風險收集

　　對于風險的防范，除去對投標項目招標文件的認真分析研究外，更多的要來自于已經執行的合同項目的執行反饋，在其他執行的項目上發生的風險，在新投標的項目上不應該再出現或者能有應對的措施減輕風險的損害。因此，需要負責組織投標的部門定期從正在執行的項目上通過走訪或問卷的形式，就已執行工程項目遇到的各類風險進行調查、整理和匯總。避免在新項目投標時，對已知的風險仍沒有采取措施進行防范和應對。

　　3.建立投標技術文件標準文本

　　使用標準的文本和格式可以節省大量的時間和人力，為提高報價工作效率，投標人應在多年、大量的投標文件基礎上進行總結，分析形成標準投標文件技術文件模板，對一般投標文件的技術文件的通用部分，如項目控制和執行、設計管理和協調、采購管理、施工管理、質量管理、HSE管理等形成相對固定的格式，一旦接到投標任務即可在此模板的基礎上進行有針對性的修改和完善，快速形成高質量的投標文件的技術部分。

　　二、資格預審的編制

　　對于投標項目而言，資格預審文件的填報質量直接關系到企業能否通過資格預審，進而獲得下一步參與投標項目的機會。因此資格預審文件的編寫質量在投標過程中也是非常重要的一環，尤其是在一般的、技術要求不高、參與投標人眾多的工程項目上，企業更不能僅僅因為資格預審文件的質量而喪失參與投標的機會。

　　資格預審文件的編制應與招標人的要求一致，一般可由負責投標管理的部門單獨完成。隨著企業不斷的發展以及承接項目的變化，企業的人力資源狀況、在建項目人力資源負荷、企業資格或等級證書等都會有動態的變化，應有專人負責人公司資質文件、企業合同業績、企業公司信息等內容資料的維護，避免導致企業人力資源已經發展、合同業績已經增加、資質等級已經升級，卻在資格預審文件編制時仍然使用舊證書、舊數據的情況。

　　三、投標前的準備

　　獲得相應的投標信息，經過科學決策后企業決定參與項目的投標，就進入投標前的準備階段。投標前的準備工作一般分為以下幾個階段：

　　1.招標文件購買

　　在通過資格預審后，按照招標人規定的時間和地點購買招標文件。此項工作應由負責管理投標工作的部門承擔。當然，購買招標文件并不是簡單的文件購買，最好同時能獲得有哪些競爭對手參與、招標人招標工作的組織狀況、招標項目的項目進展等相關信息，為投標決策收集有用的信息。

　　2.投標組織建立

　　根據投標項目的特點、招標文件的具體要求，應由負責管理投標工作的部門提出投標組織建立計劃。投標組織建立計劃應包括投標經理提名、技術文件、商務文件編寫參與人員需求、投標文件編寫進度計劃等內容。

　　能否按照招標文件的要求編制出符合招標文件要求的投標文件、體現企業優勢和執行投標項目的能力，關鍵是參與編寫投標文件的人員的自身素質的高低，以及投標組織自身運作對投標的控制力和協調力。參與投標的人員一般構成為：

　　投標經理：根據投標項目的特點以及企業自身的人才儲備情況，選定一位有類似工程經驗、具備投標組織能力的人員擔當投標項目的投標經理，全面負責投標項目的投標工作，進行整個投標工作的組織、協調和管理。

　　經營管理人員：主要是指從事工程項目經營管理、理解公司經營方針和規劃的人員。此類人員應知識面廣、經驗豐富，具備一定的法律知識和實際工作經驗，有較強的溝通和協調能力。經營管理人員負責協調投標工作中與招標人的關系，及時了解投標項目的動態，為投標決策提供準確的信息和決策依據。

　　技術專業人員：主要是指從事技術研發、工程設計、工程施工、工程采購、項目管理等各類專業人員。此類人員應具備熟練的專業技能、豐富的專業知識，能從本企業的實際出發，在投標過程中進行技術標文件的編寫。

　　商務金融類人員：主要是指從事法務、合同、概預算、財務、保險、稅務等各類專業人員。此類人員應具備豐富的法律知識、掌握現行的法律法規、熟知工程計價的標準，能根據實際在投標過程中進行商務文件的編寫。

　　3.招標文件研究

　　投標組織建立后，所有參與投標項目的人員應從本專業的角度出發對招標文件進行仔細的研究與分析。

　　投標初期主要是通過對招標文件的研究和分析，發現其中表達不清、相互矛盾、明顯錯誤等問題，及時向招標人提出質詢。

　　隨著投標的深入，參與投標的人員應該對投標者須知、通用合同條件、專用合同條件、技術規范、圖紙、設計資料、工程量清單，以及各種保函的格式等必要的附件，進行更細致的研究，以便能夠吃透招標文件，了解己方的工作范圍和責任，正確理解業主的意圖。

　　4.現場勘踏

　　現場勘踏能夠對工程現場、周邊環境等客觀條件進行有效的勘察，因此企業應特別重視。按照招標文件規定的時間，選派投標組織中合適的人員參與招標人組織的現場勘踏。參與現場勘踏的人員應事先已熟悉招標文件，收集其他投標人員的問題，做到有計劃、有目的的進行勘察。通過現場勘踏，應主要了解投標項目所在地自然條件、施工條件、勞動力供應、設備材料供應狀況、運輸條件、現場周邊條件、當地建設法規等內容。

　　5.參加標前會

　　參加完現場勘踏，帶著現場勘踏和對招標文件研究分析后的問題，在標前會向招標人提出質詢。盡管在投標截止日前，投標人仍有要求解釋澄清的機會，但在標前會對已知問題得到及時的解答，有助于提早對己方投標提供幫助，同時也可及時從其他競爭對手的提問中盡可能地分析競爭對手投標水平及投標策略。

　　四、投標文件的編制

　　投標文件的編制，最基本的要求就是投標文件能對招標文件提出的要求和條件做出實質性響應。不同的招標人提供的招標文件對投標文件的格式都會有不同的要求，因此企業必須按照招標文件的要求認真進行編寫。一般情況下，投標文件都會包括技術文件、商務文件二個部分，如果招標項目采用資格后審的，還會包括投標要件部分。

　　1.技術標書

　　雖然說價格在競爭投標中占有有較大的權重，但技術標書如能展現出投標人在工藝技術、設計水平、項目管理、施工控制等方面的優勢，能為投標人贏得更好的形式。針對項目不同階段的投標，技術標書編寫的重點一般為：

　　a. 工藝包投標：技術文件應重點展示自身專利技術和專有技術的先進性、合理性及經濟適用性，同時說明采用己方技術如何會給招標人帶來建設成本的降低、建設周期的縮短、運營和維修成本的降低;

　　b. 設計投標：技術文件應重點展示己方在招標項目上的類似經驗、設計管理組織與管理體系的完整和健全，同時說明擬建立的項目組織的高效和能力，設計周期的合理性，能夠提供的設計技術服務等;

　　c. 工程總包投標：技術文件應重點展示自身在設計、采購、施工和項目管理上的優勢，重點突出對投標項目的控制力，設計、采購及施工各階段的協調性，明確說明自己在QHSE及綠色施工上的優勢、施工組織設計及施工方案的合理性與先進性。

　　2.商務標書

　　a. 設計人員認真研究招標文件的設計文件及其他相關技術資料，完成對設備數據表、材料表的復核，提出可供商務人員計算的數據(規格、材質、重量、壓力、數量等等)，對發現的設計技術文件中的錯誤及時澄清并向商務交接;

　　b. 采購人員認真研究招標文件及其他相關技術資料，在接收設計人員反饋的數據后，向滿足條件的供應廠商發出詢價文件。詢價文件應說明擬采購設備材料的技術特性、采用的標準、交貨期限等關鍵問題;

　　c. 施工人員根據擬定的施工組織設計和施工方案，提出勞動力需求計劃、總平面布置、臨時設施建造計劃等;

　　d. 項目管理人員擬定項目工期計劃，合理安排設計、采購、施工各階段的銜接，確保進度計劃的合理;項目管理者聯盟

　　e. 根據在設計、采購、施工及項目管理上得到的數據、資料，商務人員按照擬定的報價策略進行投標報價的計算。

　　3.風險分析

　　投標文件編制的過程中，投標人應組織參與投標項目的所有人員就各自負責的工作內容進行投標項目的風險分析，目的在于發現風險，通過集體的力量提出解決方案，并將風險防范的應對方案體現在投標文件中。一般投標項目應考慮的風險如下：

　　設計：設計基礎資料的正確性;設計標準選用的合理性;材料的選用是否符合工藝要求;設計方案是否合理，會否導致較多的設計變更;設計工程量是否過高于類似裝置。

　　采購：詢價文件技術要求是否全面;制造廠商加工負荷保證;設備的交貨期是否合理;未來市場價格波動趨勢;大件設備運輸的難易程度。

　　施工：施工組織設計是否合理;特殊施工方案是否先進;項目建設地自然條件考慮是否充分;施工周期是否合理;技術措施考慮是否全面;選定的分包商能力是否具備;分包商人力資源負荷能否滿足項目施工需求;QHSE方案、措施是否考慮全面。

　　價格：招標人信用好壞;未來市場價格波動趨勢和幅度;國際匯率變化趨勢和幅度;項目概算是否有漏項或錯誤;項目當地對項目在勞動力、制造、供應及運輸上有無保障;稅收政策的變化;工程質量要求是否超過一般要求;管理費用計算是否與實際投入匹配。

　　4.投標文件審查

　　投標文件編寫完成，投標經理應負責組織對投標文件進行全面的審核，企業應在對以往投標進行總結的基礎上形成核查清單，并在每次投標結束后補充核查內容。核查清單既包括了投標文件編寫內容是否符合要求這樣的大問題，又涵蓋了簽字蓋章是否正確等小問題，可以說是全面的高效的審核。核查清單具體內容有：

　　a. 企業法人或委托代理人是否按照規定簽字或加蓋單位公章;

　　b. 投標文件目錄內容從順序到文字表述是否與招標文件要求一致;

　　c. 投標文件目錄編號、頁碼、標題是否與內容編號、頁碼(內容首頁)、標題一致;

　　d. 采用模板化進行編寫的部分，應替換的內容是否全部替換完成，避免張冠李戴之類低級錯誤的發生;

　　e. 報價金額大小寫是否一致，與“投標報價匯總表合計”、“投標報價匯總表”、“綜合報價表”是否一致，涉及外幣的金額是否一致;

　　f. 投標文件是否按招標文件規定的分開封裝，且份數符合要求;

　　g. 投標保證金或投標保函是否滿足要求，保函是否單獨封裝;

　　h. “投標報價匯總表合計”、“投標報價匯總表”、“綜合報價表”等商務文件是否按招標文件要求進行了簽字蓋章;

　　i. 商務文件定額計量單位、數量與報價項目單位、數量是否相符合;

　　j. 工程量清單模式招標的“工程量清單”表中工程項目所含內容與套用定額是否一致;

　　k. 技術偏差表和商務偏差表所列背離，是否實質影響招標人對己方的評判，影響己方的競爭力;

　　l. 對風險因素的防范是否有相應措施，并體現在投標文件中。

　　出版前，按照企業的管理規定，由負責投標工作的部門經理及公司主管人員對投標文件進行審查和批準。

　　五、投標文件的遞交

　　在招標文件規定的投標截止時間前，將投標文件送達指定的地點。無論是專人送達還是郵寄送達，均應留出足夠的時間，以免因交通工具誤點、郵政系統失誤等因素造成投標文件遲于招標文件規定時間送達而被判定廢標的情況出現。

　　六、參加開標

　　投保文件按招標文件要求遞交后，并不意味著一個投標工作的結束，投標文件被開啟后的競標也是十分重要的。開標后盡管不能再對投標文件進行修改，但企業這時候并不是無所事事，只能被動等待，相反，通過自身在開標后的工作還極有可能幫助自身在評標中獲得更為有利的地位。

　　1.述標

　　為選擇更為理想的中標者，招標人一般會在對投標文件評估的基礎上要求投標人對投標文件進行闡述。這個時候，往往是向招標人展示企業自身能夠按承諾完成投標項目的絕佳機會。因此，參加述標的人員必須具備豐富的經驗與知識、擁有善于表達與溝通的能力，并且深刻了解投標文件所編寫的內容。

　　述標并不是簡單的說明，更不能是對投標文件的重復申述，而是應以投標文件中的技術、商務條件為重點，深層次的對己方的投標文件進行分析論證。述標需說明的內容一般包括：

　　a. 專利技術或專有技術的先進性、適用性和可靠性;

　　b. 設計在人力資源、設計管理體系、設計經驗上的優勢;

　　c. 采購在供應商資源、采購管理體系、催繳及監造上的優勢;

　　d. 施工組織設計的合理性、施工方案的先進性、可行性;

　　e. 自身項目管理的優勢，對投標項目如期完成的保證;

　　f. 對項目安裝現場QHSE管理的體系建立，安全施工的保證;

　　g. 對履約投標項目的重點、難點的剖析;

　　h. 對投標項目自信心的表達以及必要的承諾。

　　2.答辯

　　答辯主要是為應對招標人對己方投標文件不清之處進行澄清的過程，此過程中如能進行合理的闡述，亦可增加中標的機會。此階段，因為投標項目已經開標，對于競爭對手的報價及其實施投標項目的方案都有了一定程度的了解，因此在答辯階段應做到有的放矢、目的性明確。

　　a. 修訂商務報價條件，在報價金額不變的條件下，增加或減少承包的費用;

　　b. 修正技術條件或商務條件，在不降低中標幾率的前提下，減少投標項目的風險;

　　c. 對投標文件中含糊不清的地方進行說明，明確己方的表述，向招標人傳達清晰的信息;

　　d. 及時對投標文件中的缺陷進行補救，避免己方陷入不利的境地。

　　七、投標后總結

　　直到招標人確定了中標人，發出了中標通知書和非中標通知書，一個招標項目的招標工作才算基本告一段落。無論企業中標與否，都應該及時地進行投標總結。目的在于總結經驗教訓、分析得失，為下一次的投標積累有用的信息。大多數情況下，招標文件都會說明招標人沒有向投標人解釋其中標或未中標原因的義務，因此投標總結更多的要依靠在開標之后直至招標人發出通知書的期間，投標人參與開標過程中所獲得的方方面面的信息、對于己方和競爭對手之間差異的分析等方面積累而成。

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