企業信息化的三個階段
現在企業信息化的過程一般分成三個階段，或說是三個等級，即單項業務級、部門級和企業級。這三個階段的特點和內容有哪些呢?我們一起來看看!
企業信息化的三個階段
1.單項業務級:分散信息化、信息孤島林立
(1)本階段特點。單項業務級適用于推廣企業信息化的早期。一般是孤立的單機系統，無需聯網或僅建一個只有幾臺終端的小網。僅對企業中定期重復、操作簡單并且相對獨立的業務信息化。如獨立的工資核算、考勤管理、固定資產管理等。本階段一般進行得比較順利，因為不涉及業務流程重組，不影響職工原來的崗位，人為阻力較小，選取的信息化點針對性較強，對人員要求較低，投資小、見效快。單項業務級信息化只是原來手工操作的簡單模擬，對提高企業核心競爭力的作用有限。各信息化點獨立，一個信息點的輸出不能自動傳到下一個信息點，增加了人工干預的工作量和差錯率，無法實現數據共享。每個信息化點都是一個信息孤島，數據重復錄入，信息大量冗余，信息化點不可能選擇很多。
(2)本階段的作用。該階段是整個信息化工程打基礎的階段，一般不能超越。其作用首先是鍛煉隊伍，培養人才;其次是對企業信息化意義的展示，激發起大家對信息化的興趣。近些年，隨著信息技術的普及，人們對上網和辦公自動化的內容已不陌生，而熟悉將計算機應用于生產、管理、營銷等業務環節的人員并不多。通過本階段進行人才準備、技術準備和管理規范化的準備。
(3)何時轉段。選擇極少數信息化點獲得成功后，各業務崗位很快有了信息化要求，信息化點迅速增加。如果集成方式不變，問題會很快暴露出來，數據不能共享，數據大量冗余，信息孤島林立，再加上有些早期信息化業務的人機并行，加大了業務人員的工作量，如不及時轉段，挫傷大家信息化的積極性，會導致信息化失敗。相反，如果過早改變集成方式，信息化基礎不牢，因為下一階段牽涉到業務流程重組，影響職工原有工作崗位較多，阻力較大，單位的管理模式還沒有達到信息化要求的規范化程度，倉促轉段可能會使信息化進程夭折，灘頭陣地丟失，同樣會導致信息化失敗。
2.部門級:初步集成、分部門數據共享
(1)本階段的特點。部門級信息化是在單項業務級信息化基礎上發展起來的。僅僅從部門的角度，將各單項核算軟件集成，形成一個系統整體運行。很多企業的信息化是從財務管理信息化開始的，如將工資核算、固定資產核算、往來核算、總賬管理、進銷存等業務集成管理，實現了整個財務部門內部的集成化管理。部門級應用極大地提高部門內部各業務間的協調能力，提高管理規范化水平、提高整個部門的工作效率，實現了部門內部數據的共享，但還無法實現跨部門的數據共享。部門級信息化一般考慮簡單局域網C/S架構。部門級信息化相對于單項業務級信息化，集成化程度提高，人工干預減少，數據自動從上一環節傳到下一環節，提高了信息的適時性和準確性。
(2)本階段必須面對的問題。部門內部各業務環節的信息化集成使人們初步嘗到了集成的好處，但也必須面對集成帶來的問題：首先是人員崗位變動問題。由于初步涉及小范圍的業務流程重組，部門內部工作崗位需進行小范圍的調整，首次遇到信息化進程中的人員思想問題。一定要把這項工作做好，并積累相關經驗，為更深入的信息化奠定重要的思想基礎和做好心理準備。其次是數據安全問題。集成最大的好處是數據共享。然而，也正是數據共享使數據安全問題凸現出來。必須有嚴格的安全機制，通過技術的、管理的和法律法規方面的措施，來保證信息化系統和數據的安全性。
(3)本階段的作用。本階段是整個企業信息化進程中的過度階段，起著承上啟下的作用。首要任務仍然是鍛煉隊伍，培養人才和信息化示范。不過這里的人才特指集成化人才，信息化示范也是指集成化示范。通過上一階段人們熟悉了企業信息化的基本內容，也體會到系統集成是解決信息孤島的惟一方法。如果直接進行整個企業的集成，風險較大。從小范圍內的集成中發現問題和尋找解決問題的辦法，為更大規模的集成奠定基礎。如果說在上一階段，人們體會到技術問題和資金設備問題是信息化的重要問題，在這里，人們開始意識到企業管理的規范化程度、決策者們的重視程度乃至人們的思想觀念等企業的軟環境，同樣是信息化成功的重要因素。
3.企業級:全方位集成、跨部門數據共享
(1)本階段特點。企業級信息化是信息化的最高階段。整個企業系統集成管理，徹底消除信息孤島，所有信息實現跨部門共享，各信息化點間數據傳遞流暢，上一級數據自動傳遞到下一級。如將財務、技術、生產、進銷存以及人力資源管理等部門全部納入信息化軌道，實現財務業務一體化管理，具有方便的領導查詢功能和輔助決策功能，能實現網上申請、審核、結算、報賬等。大幅度地提升整個企業的核心競爭力和企業各部門間的協調能力。企業級信息化決不再是手工操作的簡單模擬，必須考慮企業級的業務流程重組，一般采用C/S或B/S架構。
(2)必須解決的問題。實施企業級的信息化，當然要求企業在資金、技術、人才等方面具備較好的條件。和部門級信息化相同，同樣要解決好人員崗位變動問題和數據安全問題，要求企業的決策者一定是信息化的直接組織者。除工程規劃、設計和實施階段成立專門的組織，在系統的運行維護階段也應設置系統管理員專職崗位。
(3)必須具備的功能。能實現人力資源、財務資源、材料設備資源一體化管理。有效地控制各種成本、費用，有效地控制財務運營風險以及提供企業級的分析決策信息等。
中小企業信息化的策略
強化中小企業的信息化意識
目前中小企業信息化不溫不火的原因是多方面的，其中主要原因還是在于中小企業對信息化認識模糊。廣大中小企業一定要轉變觀念，認識到開展信息化的重要性和迫切性。信息化強調的不僅是計算機軟硬件，更強調人、管理、技術之間的有機集成，其中“人”是第一位的因素，特別是企業的領導層，一定要讓企業領導層對信息化有正確理解和足夠重視。在實施過程中要對員工進行信息化方面的培訓，培養企業自己的信息化人才。只有這樣，才能順利推進中小企業信息化進程。
中小企業要合理使用有限資金
作為中小企業，能夠投入信息化建設的資金肯定不會太多，應該考慮怎樣“少花錢、多辦事”。中小企業絕不能盲目追求最新技術和產品，而要根據企業自身的實際情況采用“滾動式”的投資方法，認真分析自身最迫切需要解決的問題，選擇適宜的實施路線，科學、合理地安排實施計劃。中小企業一定要擺脫以硬件設備為主的投資方式，要硬件、軟件同時并重。由于中小企業涉及行業廣泛、企業內部管理方式以及業務流程多變，在系統選型時要堅持“好用、夠用、實用”的原則。還要充分利用社會信息技術力量，例如第三方的信息平臺協助信息化建設中的IT采購，減少IT采購過程中的風險系數。
要以外包方式進行信息化建設
中小企業的現實條件決定了中小企業信息化必須依靠IT廠商所提供的社會化與專業化IT外包服務。由于外包企業有通暢的軟硬件渠道，中小企業可以得到更低價格的硬軟件，這比企業自己設立IT部門成本低，而且企業可以專注自身業務;由于外包企業有專職的咨詢和方案論證，可以保證信息化投資能夠產生預期的經濟效益;外包企業能夠提供具有針對性的信息化培訓，可以提高中小企業人員的信息技術應用技能。對于業務流程相對簡單、應用需求相對單一、經營狀況經常變化、專業技術人才缺乏的中小企業來說，不可能選擇使用那些系統復雜度高、使用難度大而又非常昂貴的產品。因此，IT廠商要深入中小企業認真了解實際需求，提供針對性強、能夠快速實施的解決方案。
信息化要“大處著眼，小處著手”
我國中小企業具有數量大、規模小、行業和地域分布廣、經營狀況參差不齊等特點，中小企業信息化要根據實際情況采取“整體規劃，分步實施”的策略，尋找合適的突破口，從易到難，循序漸進。目前財務軟件大多實現了從核算型向管理型發展，且財務體系比較固定。建立企業網站可以向社會展示企業形象，提高產品知名度，擴大產品銷路，而且有助于加強與客戶的相互溝通。此外，中小企業產品更新換代非常快，急需利用信息技術手段(如CAD)設計新產品。因此，選擇財務管理系統、企業上網、產品設計等作為中小企業信息化的突破口是可行的。
建立健全信息化社會服務體系
對于中小企業來說，由于規模分散、技術薄弱、資金有限，要充分調動、合理整合有關社會資源，發揮大專院校、科研院所的技術輸出作用，發揮軟件提供商、系統集成商、管理咨詢公司、工程監理機構等的作用，逐步建立由政府、中介服務體系和IT廠商共同構建中小企業信息化支持、服務與保障體系，形成一個完善、誠信、高效的中小企業信息化社會信息服務體系。
積極發揮政府有關部門的作用
中小企業信息化尚處在啟蒙狀態，需要政府全方位的引導。政府要籌集部分資金支持具有示范性、帶動性的項目，例如哈爾濱市專門設立了中小企業信息化建設導向基金來扶持中小企業信息化工作。此外，加強對典型中小企業信息化經驗的總結也是一個十分有效的引導方法，例如廣州市推出了一批典型的中小企業信息化示范工程，總結出一批不同類型的中小企業信息化典型案例，在引導中小企業信息化建設中發揮了重要的作用。政府還要提供中小企業信息化建設方面的有關服務，例如向中小企業推薦優秀軟件及其提供商，搭建中小企業信息化公共平臺供中小企業租賃使用并提供有關配套服務等。
企業信息化的意義
(一)促進組織結構優化，提高快速反應能力
大多數中小企業的組織結構是建立在專業化分工基礎上的“金字塔”型組織結構，但由于其存在多等級、多層次、機構臃腫，橫向溝通困難，對外界變化反應遲緩等弊端，已不能適應日益復雜、變化多端的市場環境。而在信息技術的支持下，企業可以簡化企業組織生產經營的方式，減少中間環節和中間管理人員，從而建立起精良、敏捷、具有創新精神的“扁平”型組織結構。這種組織形式信息溝通暢通、及時，使市場和周圍的信息同決策中心間的反饋更加迅速，提高了企業對市場的快速反應能力，從而更好地適應競爭日益激烈的市場環境。
(二)有效地降低企業成本
信息技術應用范圍涉及整個企業的經濟活動，可以有效地、大幅度地降低企業的費用。主要表現在：企業利用信息技術獲取外部信息如市場信息、產品銷售渠道信息、相關競爭信息等方面的成本降低;計算機輔助設計和制造技術可以使企業降低新產品的設計、生產成本和對現有產品進行修改或增加新性能的成本;庫存管理信息化使企業減少了庫存量，降低了管理成本;信息技術的應用尤其是迅速發展的電子商務大大降低了企業的交易成本。
(三)提高企業的市場把握能力
在把握市場和消費者方面，由于信息技術的應用，特別是電子商務在企業經營管理中的廣泛應用，縮短了企業與消費者的距離，企業與供應商及客戶建立起高效、快速的聯系，從而提高了企業把握市場和消費者的能力，使企業能迅速根據消費者的需求變化有針對地進行研究與開發話動，及時改變和調整經營戰略，不斷向市場提供質量更好、品種更多、更適合消費者需求的產品和服務。
(四)加快產品和技術的創新
信息技術能極大提高企業獲取新技術、新工藝、新產品和新思想的能力。同時，現代信息技術與制造的結合所形成的各種企業信息技術，如計算機輔助設計、計算機輔助制造、計算機輔助工藝編制、柔性制造系統、敏捷制造、計算機集成制造系統等，實現了企業開發、設計、制造、營銷及管理的高度集成化，極大地增強了企業生產的柔性、敏捷性和適應性。此外，集成制造技術在產品設計開發中的擴散和滲透，使企業具備大規模定制的制造能力，其結果可使企業“個性化、多品種、小批量”的生產和服務。
(五)促進企業提高管理水平
推進企業信息化是促進企業管理創新和各項管理工作升級的重要突破口。企業信息化不只是計算機硬件本身，更為重要的是與管理的有機結合。即在信息化過程中引進的不僅是信息技術，而更多的是通過轉變傳統的管理觀念，把先進的管理理念、管理制度和方法引入到管理流程中，進行管理創新。以此建立良好的管理規范和管理流程，構建扎實的企業管理基礎，實行科學管理，從而提高了企業的整體管理水平。
(六)提高企業決策的科學性、正確性
完備的信息是經營決策的基礎。信息技術改變了企業獲取信息、收集信息和傳遞信息的方式，使管理者對企業內部和外部信息的掌握更加完備、及時和準確。另外，各種決策工具如專家系統、決策支持系統等的應用，極大地增強了決策者的信息處理能力和方案評價選擇能力，最大限度地減少了決策過程中的不確定性、隨意性和主觀性，增強了決策的理性、科學性及快速反應，提高了決策的效益和效率。
(七)提升企業人力資源素質
企業的競爭是人才的競爭，是人員素質的競爭，人員素質在企業競爭優勢中極為重要。企業信息化，可以加速知識在企業中的傳播，使企業領導至全體員工知識水平、信息意識與信息利用能力提高，提升了企業人力資源的素質及企業文化的環境。不管是高層領導、技術人員還是業務人員都將在信息化過程中不斷學習，學習信息技術，學習新的管理理論，實現現有知識的及時更新和新知識的應用。
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