秘書(shū)必備的知識(shí)和能力
秘書(shū)是傳統(tǒng)的職業(yè)之一，就是負(fù)責(zé)掌管文檔、安排事務(wù)并協(xié)助機(jī)構(gòu)或部門(mén)負(fù)責(zé)人處理日常工作的人員。下面是小編幫大家整理的秘書(shū)必備的知識(shí)和能力，僅供參考，大家一起來(lái)看看吧。
隨著社會(huì)的發(fā)展，企業(yè)和個(gè)人對(duì)秘書(shū)的需求越來(lái)越旺盛，人才市場(chǎng)對(duì)秘書(shū)素質(zhì)及技能的要求有別于傳統(tǒng),適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)需求的高級(jí)秘書(shū)，已成為搶手的職業(yè)新寵。在無(wú)紙化辦公和網(wǎng)絡(luò)辦公的大趨勢(shì)下，更多的高級(jí)秘書(shū)將逐步成為高層管理人士，在企業(yè)中具有舉足輕重的作用。秘書(shū)必備的理論知識(shí)、基本技能與專(zhuān)業(yè)知識(shí)及專(zhuān)業(yè)技能的結(jié)合，已成為人才市場(chǎng)對(duì)秘書(shū)素質(zhì)與技能的帶有普遍性的要求，這也標(biāo)志著目前我國(guó)秘書(shū)行業(yè)已經(jīng)與國(guó)際接軌。有關(guān)專(zhuān)家預(yù)言，20世紀(jì)最大的職業(yè)群體為會(huì)計(jì)，而21世紀(jì)最大的職業(yè)群體是秘書(shū)。
秘書(shū)職業(yè)的現(xiàn)狀
(一)社會(huì)對(duì)秘書(shū)人員的需求狀況。當(dāng)今社會(huì)對(duì)秘書(shū)人員的需求情況，據(jù)近幾年來(lái)人才市場(chǎng)的信息統(tǒng)計(jì)分析，社會(huì)對(duì)秘書(shū)的需求大致可以分為以下4類(lèi)人員：
1. 服務(wù)類(lèi)秘書(shū)：如公司辦公室，基層行政事業(yè)單位辦公室的服務(wù)人員、生活類(lèi)秘書(shū)。指在生活方面為領(lǐng)導(dǎo)提供服務(wù)和幫助的秘書(shū)人員，通常是專(zhuān)為較高級(jí)的領(lǐng)導(dǎo)人配備的。
2. 事務(wù)類(lèi)秘書(shū)：如企業(yè)、基層行政事業(yè)單位的辦公室文員，公關(guān)文員，檔案管理人員等，在辦公室主任領(lǐng)導(dǎo)下做好辦公室日常行政事務(wù)及文秘工作。及時(shí)處理上級(jí)文件的簽收、傳遞、催辦;做好文件的回收、清退、銷(xiāo)毀工作;做好文秘檔案收集管理及保密工作。做好各種會(huì)議的記錄及會(huì)務(wù)工作。
3. 文書(shū)類(lèi)秘書(shū)：如在企業(yè)，基層行政事業(yè)單位負(fù)責(zé)文字起草，文字處理的專(zhuān)業(yè)文字秘書(shū)。撰擬、處理文稿為主要工作的秘書(shū)人員，即人們通常所說(shuō)的一個(gè)機(jī)關(guān)或單位的“筆桿子”“秀才”。負(fù)責(zé)各種文件的起草、裝訂及傳遞工作。
4. 管理類(lèi)秘書(shū)：如企事業(yè)單位的總經(jīng)理助理、辦公室主任、部門(mén)經(jīng)理等具有管理能力的秘書(shū)人員。辦理本單位人員的招聘錄用、培訓(xùn)教育、績(jī)效考核、晉級(jí)晉職、薪資福利、各類(lèi)保險(xiǎn)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等事項(xiàng)的具體事宜并進(jìn)行管理。
目前，我國(guó)企事業(yè)單位尤為需要高層次的滿足國(guó)際化要求的高級(jí)秘書(shū)。打造高素質(zhì)的秘書(shū)已成為市場(chǎng)的迫切要求，也將為秘書(shū)專(zhuān)業(yè)人才提供較好的就業(yè)前景。
(二)秘書(shū)人員自身素質(zhì)狀況分析。
1. 業(yè)務(wù)水平欠缺，專(zhuān)業(yè)技能薄弱。這是目前秘書(shū)表現(xiàn)最弱的一點(diǎn)。伴隨信息技術(shù)的高速發(fā)展和辦公自動(dòng)化的趨勢(shì)，秘書(shū)人員的很多工作, 比如傳統(tǒng)的文書(shū)寫(xiě)作、文檔管理、文字處理等，逐漸被自動(dòng)辦公系統(tǒng)所取代，現(xiàn)代辦公效率同時(shí)大為提高。雖然絕大部分秘書(shū)的文化層次不低，但是由于沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)門(mén)的行業(yè)業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，在初入職的時(shí)候，工作效率低，不能及時(shí)保質(zhì)保量地完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的工作任務(wù)，也不能適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的快節(jié)奏。
2. 創(chuàng)新能力及意識(shí)低下。創(chuàng)新能力及意識(shí)是對(duì)秘書(shū)素質(zhì)的考驗(yàn)，當(dāng)今很多秘書(shū)缺乏創(chuàng)新意識(shí)和能力，主要表現(xiàn)在以下兩方面：首先，墨守成規(guī)的傳統(tǒng)觀念難以打破。任何事情和工作都按照領(lǐng)導(dǎo)說(shuō)得做，依葫蘆畫(huà)瓢，沒(méi)有自己獨(dú)立的風(fēng)格和個(gè)性。慣性順向思維及依賴性過(guò)強(qiáng)。其次，工作缺乏主動(dòng)性。日常工作中采取被動(dòng)的工作方式，滿足于跟著領(lǐng)導(dǎo)的指揮棒行事，沒(méi)有主動(dòng)積極、樂(lè)于開(kāi)拓的創(chuàng)新精神，而目前企事業(yè)單位強(qiáng)調(diào)的是秘書(shū)要具有時(shí)代感和創(chuàng)新意識(shí)，能有效地提出新見(jiàn)解、新看法，具有預(yù)見(jiàn)性、前瞻性，積極主動(dòng)展開(kāi)工作，充分發(fā)揮出主觀能動(dòng)性。
3. 知識(shí)老化過(guò)時(shí)，知識(shí)儲(chǔ)備不足。
隨著信息時(shí)代的到來(lái)，傳統(tǒng)的知識(shí)儲(chǔ)備已不能滿足時(shí)代的發(fā)展及需求，知識(shí)更新迫在眉睫。部分秘書(shū)目前還局限于傳統(tǒng)知識(shí)結(jié)構(gòu)，不善于接受和學(xué)習(xí)新知識(shí)，不善于對(duì)已學(xué)知識(shí)進(jìn)行整合。一些秘書(shū)人員天天雜事纏身，疲于奔命，自學(xué)也難抽出時(shí)間，知識(shí)得不到更新，只能啃老本。還有部分秘書(shū)依靠老秘書(shū)傳幫帶的方式，知識(shí)、經(jīng)驗(yàn)難免有局限性，缺乏現(xiàn)代管理方面的綜合性知識(shí)和能力。
4. 缺乏“通才”及“全才”。當(dāng)今對(duì)秘書(shū)綜合素質(zhì)要求越來(lái)越高，除了專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能之外，還要有行業(yè)知識(shí)和社會(huì)知識(shí)，更需要具備高情商和高智商，通才和全才真的是一將難求。
秘書(shū)應(yīng)具備的能力和知識(shí)
(一)秘書(shū)應(yīng)具備的能力。
1. 普通能力。主要指人的智商，包括人的洞察力、注意力、記憶力、思維力、理解辨別力、交際溝通力。上述能力是其他能力的基礎(chǔ)。現(xiàn)代秘書(shū)工作人員要具有敏銳的洞察力和靈敏的應(yīng)變能力，要善于觀察事務(wù)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，這樣才能加強(qiáng)輔佐領(lǐng)導(dǎo)的主動(dòng)性，真正發(fā)揮參謀助手作用。思維力是人們智力活動(dòng)的核心，一個(gè)人如果失去了思維能力，其他能力也就失去了意義。
2. 通用能力。現(xiàn)代的秘書(shū)人員要掌握表達(dá)、調(diào)研、管理、辦事4種通用能力。秘書(shū)的首要職能就是運(yùn)用語(yǔ)言載體進(jìn)行信息溝通，輔助領(lǐng)導(dǎo)的活動(dòng)，因此，表達(dá)能力是最關(guān)鍵的。表達(dá)能力包括口頭表達(dá)能力和文字表達(dá)能力兩個(gè)方面。現(xiàn)代秘書(shū)要既擅長(zhǎng)寫(xiě)，又長(zhǎng)于說(shuō)，無(wú)論寫(xiě)說(shuō)，都要做到準(zhǔn)確簡(jiǎn)潔、適用合理。秘書(shū)人員的調(diào)研能力包括調(diào)查能力及研究能力兩方面，秘書(shū)調(diào)研能力的強(qiáng)弱直接影響著秘書(shū)參謀助手作用的發(fā)揮。秘書(shū)的管理能力包括3個(gè)方面:輔助計(jì)劃能力、組織實(shí)施能力和溝通協(xié)調(diào)能力。現(xiàn)代秘書(shū)必須具備較強(qiáng)的管理能力以輔助領(lǐng)導(dǎo)的管理活動(dòng)，為領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)提供全局性和超前性的智能服務(wù)。范圍廣，內(nèi)容多，頭緒多的事務(wù)性工作要求秘書(shū)人員要有較強(qiáng)的應(yīng)變品質(zhì)和變通能力;要熟悉辦事渠道、掌握辦事程序，及時(shí)準(zhǔn)確、妥善地處理事務(wù).同時(shí)，還要有較強(qiáng)的人際交往能力，能善于通過(guò)建立良好的人際關(guān)系，創(chuàng)造良好的人際環(huán)境，提高辦事的效率。
3. 專(zhuān)業(yè)技能。作為現(xiàn)代秘書(shū)，必須具備較強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)技能，如語(yǔ)言溝通表達(dá)能力、外語(yǔ)聽(tīng)說(shuō)讀寫(xiě)能力、計(jì)算機(jī)操作能力、速記能力。秘書(shū)人員工作一個(gè)重要的任務(wù)就是辦文，從事大量文稿的草擬與修改，這都要求現(xiàn)代秘書(shū)具備扎實(shí)的文字功底, 要精通語(yǔ)法、修辭、格式及邏輯知識(shí)，要掌握一定的寫(xiě)作規(guī)律，要做到內(nèi)容與形式的統(tǒng)一，既要有好的表現(xiàn)形式，又要有充實(shí)的內(nèi)容。因此秘書(shū)一定要加強(qiáng)寫(xiě)作訓(xùn)練，熟練掌握各類(lèi)應(yīng)用文的特點(diǎn)、寫(xiě)作要求和語(yǔ)言表達(dá)技巧，平時(shí)隨時(shí)注意積累資料，不斷提高寫(xiě)作水平, 培養(yǎng)精確的文字表達(dá)能力。加入WTO 后的中國(guó), 外貿(mào)出口已經(jīng)在許多企業(yè)的貿(mào)易總額中占據(jù)了相當(dāng)大的比重, 對(duì)外貿(mào)易中多多少少都會(huì)用到外語(yǔ)，因此這也客觀地要求現(xiàn)代秘書(shū)必須具備較強(qiáng)的外語(yǔ)能力。計(jì)算機(jī)操作能力是現(xiàn)代秘書(shū)應(yīng)具備的又一個(gè)基本能力要求，秘書(shū)要熟悉辦公軟件的使用并熟悉計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，還要對(duì)辦公室常用設(shè)備的使用達(dá)到熟練程度。速記是近年來(lái)被提到日程上來(lái)的一種錄入能力，領(lǐng)導(dǎo)在口頭表述的時(shí)候，秘書(shū)要以最快的速度記錄到工作筆記中，或者錄入電腦中，從而大大減少工作時(shí)間，提高工作效率。
4. 創(chuàng)新能力。秘書(shū)還應(yīng)具備一定的創(chuàng)新能力。秘書(shū)的創(chuàng)新能力，是指秘書(shū)人員能夠領(lǐng)悟領(lǐng)導(dǎo)的意圖, 發(fā)揮主觀能動(dòng)性，創(chuàng)造性地為領(lǐng)導(dǎo)提供最佳服務(wù)的能力。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，各種信息瞬息萬(wàn)變的情況下, 要求秘書(shū)在實(shí)際工作中勇于探索、改革創(chuàng)新。所謂創(chuàng)新，就是無(wú)論從工作內(nèi)容還是從工作方式上都有新意、新內(nèi)容、新辦法。
要做到這些，秘書(shū)人員必須注重自身的繼續(xù)教育和綜合能力的培養(yǎng)，激勵(lì)自己盡快增長(zhǎng)理論知識(shí)和實(shí)踐才干，在思想觀念、行為傾向、知識(shí)結(jié)構(gòu)、知識(shí)存量、應(yīng)用能力等方面作較大努力，以適應(yīng)知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代對(duì)人才的要求。
(二)秘書(shū)應(yīng)具備的知識(shí)。
1. 基本知識(shí)。基本知識(shí)是秘書(shū)工作者知識(shí)結(jié)構(gòu)的關(guān)鍵。一切其它知識(shí)離不開(kāi)基本基礎(chǔ)知識(shí)的鋪墊，否則就是“無(wú)源之水, 無(wú)本之木”。秘書(shū)應(yīng)具有的基本知識(shí)可分為兩類(lèi)：一方面是社會(huì)科學(xué)知識(shí)，相當(dāng)于高中水平的語(yǔ)文、政治、歷史、地理等知識(shí);另一方面是自然科學(xué)知識(shí)，即物理、化學(xué)、數(shù)學(xué)、生物知識(shí)，除此之外還應(yīng)懂得一點(diǎn)經(jīng)濟(jì)知識(shí)，法律知識(shí)和科技常識(shí)，并且熟練一門(mén)外語(yǔ)。
2. 專(zhuān)業(yè)知識(shí)。秘書(shū)人員的專(zhuān)業(yè)知識(shí)可分為兩大部分，第一部分是秘書(shū)專(zhuān)業(yè)的基礎(chǔ)知識(shí)，第二部分是秘書(shū)所在行業(yè)的行業(yè)知識(shí)。行業(yè)知識(shí)是指秘書(shū)專(zhuān)業(yè)知識(shí)的另一部分，是秘書(shū)所在行業(yè)的行業(yè)知識(shí)。這是秘書(shū)知識(shí)結(jié)構(gòu)中的核心部分。總體來(lái)說(shuō)，行業(yè)知識(shí)是指秘書(shū)在單位所從事的行業(yè)要求秘書(shū)必須具備的行業(yè)知識(shí)，這對(duì)于秘書(shū)來(lái)說(shuō)是“第二專(zhuān)業(yè)知識(shí)”。在秘書(shū)學(xué)研究中，人們愈來(lái)愈重視到第二專(zhuān)業(yè)知識(shí)的重要性。在國(guó)外，對(duì)秘書(shū)職業(yè)早按第二專(zhuān)業(yè)進(jìn)行分類(lèi)，如法律秘書(shū)、商務(wù)秘書(shū)、外事秘書(shū)、技術(shù)秘書(shū)、醫(yī)務(wù)秘書(shū)等。
3. 拓展知識(shí)。秘書(shū)人員不僅要了解并熟知專(zhuān)業(yè)知識(shí)和生活當(dāng)中的一些基礎(chǔ)知識(shí)，還應(yīng)該掌握一些相關(guān)的邊緣知識(shí)來(lái)拓展自己更好的工作。比如心理學(xué)、禮儀學(xué)、公關(guān)關(guān)系學(xué)、企業(yè)管理學(xué)等。拓展自己的知識(shí)面，才能使自己在工作中更加揮灑自如、得心應(yīng)手。現(xiàn)代秘書(shū)人員不僅應(yīng)該是一個(gè)專(zhuān)才，還應(yīng)該是通才、全才。
拓展：商務(wù)秘書(shū)基本禮儀知識(shí)
(1)秘書(shū)著裝的基本要求：
第一，色彩要素。俗話說(shuō)：“沒(méi)有不美的色彩，只有不美的搭配。”色彩如果搭配合理，就會(huì)恰到好處，取得事半功倍的效果。反之，如果搭配不合理，就會(huì)失去整體美，破壞視覺(jué)的和諧美感。女秘書(shū)的職業(yè)裝色調(diào)應(yīng)該單一一點(diǎn)，不可以“色彩斑斕”。女秘書(shū)應(yīng)該多多注意“三色原則”。三色原則是在國(guó)外經(jīng)典商務(wù)禮儀規(guī)范中被強(qiáng)調(diào)的，國(guó)內(nèi)著名禮儀專(zhuān)家也多次強(qiáng)調(diào)過(guò)這一原則。所謂“三色原則”，是指全身上下的衣著，應(yīng)當(dāng)保持在三種色彩之內(nèi)，即女秘書(shū)的套裝、襯衫、鞋襪，一般不應(yīng)超過(guò)三種顏色。這是因?yàn)閺囊曈X(jué)上講，服裝的色彩在三種以內(nèi)較好搭配。一旦超過(guò)三種顏色就會(huì)顯得雜亂無(wú)章。
第二，體形要素。人有高矮、胖瘦之分。絕大多數(shù)人體形上或多或少受到一些先天局限，有這樣或那樣的缺陷，這就需要通過(guò)服裝搭配加以彌補(bǔ)和修飾，使自己更具美感。首先要了解自己的體形特點(diǎn)，再選擇適合的職業(yè)女裝，自然會(huì)達(dá)到理想效果。比如H形體形，屬于偏胖，沒(méi)什么腰身，這類(lèi)女秘書(shū)適宜選擇腰身合體、線條簡(jiǎn)潔的職業(yè)裝。I形體形，屬于偏瘦，適宜選擇衣領(lǐng)處有褶皺，配有飾邊的衣服。Y形體形，就是腿部可能長(zhǎng)得比較修長(zhǎng)，線條比較好看，上半身不適宜穿緊身衣，所以要求上面相對(duì)寬松，就轉(zhuǎn)移了別人的視線。
第三，膚色要素。選擇與搭配職業(yè)女裝時(shí)也要考慮自己的膚色，服裝的色彩要與自己的膚色相協(xié)調(diào)。
第四，年齡要素。女秘書(shū)的年齡不同，應(yīng)選擇不同的服裝。年輕的女秘書(shū)可以選擇紅、粉紅、黃、綠等色彩比較鮮艷的顏色，款式上選擇比較時(shí)尚、前衛(wèi)，如西裝上衣是單個(gè)扣的，因?yàn)樗齻冇谢盍εc朝氣。而年齡較大的女秘書(shū)一般選擇黑、灰、海軍藍(lán)等顏色，款式的選擇上比較保守，這樣可以凸顯她們的成熟與穩(wěn)重。
(2) 稱(chēng)謂的選擇和使用
一般情況下，在商務(wù)活動(dòng)中，有兩套稱(chēng)謂方法，第一種就是稱(chēng)對(duì)方為某某先生、某某女士，這也是最為穩(wěn)妥和最為普遍的一種稱(chēng)謂方式;
第二種我們可以稱(chēng)呼對(duì)方為某某經(jīng)理、某某主管、某某總監(jiān)，以及某某領(lǐng)導(dǎo)，就是說(shuō)直接稱(chēng)謂他的職務(wù)。
(3) 握手
握手的次序，一般都是女士先伸手，男士再握手。領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)以及長(zhǎng)輩先伸手，下級(jí)和晚輩再握手。
握手時(shí)，對(duì)方伸出手后，我們應(yīng)該迅速地迎上去，握手的時(shí)候最應(yīng)該避免的是很多人互相地交叉握手。
握手時(shí)還要避免上下過(guò)分地?fù)u動(dòng)。
(4) 相互介紹
在相互介紹的時(shí)候，應(yīng)該注意順序的選擇，一般先由職位高的人開(kāi)始介紹，如果是分為主方和客方的話，應(yīng)該是先把主方介紹給客方，然后再把客方介紹給主方。
(5) 互換名片
要雙手拿出自己的名片，這時(shí)候有一個(gè)停頓，要注意將名片的方向調(diào)整到最適合對(duì)方觀看的位置，再雙手遞過(guò)去。雙手接過(guò)對(duì)方的名片，要簡(jiǎn)單地看一下上面的內(nèi)容，既不要把它直接放在兜里或放在其他位置根本不看，也不要長(zhǎng)時(shí)間地拿在手里不停地?cái)[弄，而應(yīng)該把名片放在專(zhuān)用的名片夾中，盡量避免把名片放在口袋中，或者放在其他的位置。
(6) 其他注意事項(xiàng)
社交場(chǎng)所是禁止吸煙，禁止大聲喧嘩的，要注意音量的控制
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