秘書的日常工作

時間：2024-10-14 21:38:32 辦公文秘

秘書的日常工作

　　文秘專業培養德、智、體、美、勞全面發展，適應社會主義市場經濟和現代化建設需要具有系統、扎實的文秘知識和技能的中高級復合型人才。下面是小編分享的秘書的日常工作，歡迎大家閱讀！

秘書的日常工作

　　一、日常工作的范圍

　　所謂“日常工作”是指秘書每天都要做的工作，一般都有固定的模式。對于日常工作，一般不需要上司有專門的指示，秘書可以自行決定或處理。一般秘書的日常工作如下：

　　1、辦公室的整理：上司辦公室和會客室的整理打掃，空調、換氣、照明的調整等。

　　2、接待客人和接打電話：為來客登記、帶路和傳話；給客人端茶送水和送客人出門；接電話并轉達電話內容等。

　　3、文書工作：起草公司內外的文件信函；各種文件信函的收集與存檔。

　　4、日程管理：日常日程表的管理；會面的預約和登記等。

　　5、信息管理：收集公司內外的各種信息，并對信息進行整理、匯編和上報。

　　6、出差準備：出差期間的日程管理；與相關單位聯系和協調；安排交通工具、住宿地點；出差回來后的費用報銷、出差總結等。

　　7、準備會議：會場的安排；登記工作；制作會議文件資料并發放給會議代表；作會議記錄和會議紀要等。

　　8、照顧上司：給上司沏茶(或沖咖啡)；安排午餐；健康管理；安排交通工具等。

　　9、檔案管理。

　　10、輔導新秘書的工作。

　　秘書在處理上述日常工作的同時，還需要經常處理一些非常常工作。非常規工作是指在工作日程之外突然出現需要緊急處理的事情，也可以說是突發事件。發生突發事件時，秘書更需要能冷靜。主要的突發事件有這么幾種：上司急病、上司出了事故、重要客戶急病或突然死亡、媒體采訪、遇到騷擾等。

　　二、職責范圍

　　1、整理辦公室

　　秘書的主要職責是為上司整理辦公室。應該說整理辦公室是一件很平常的工作，不僅秘書，每一個白領都要整理自己的辦公室，但是，作為一種職責，秘書的“整理辦公室”并不單指手持吸塵器為上司吸吸地毯或擦擦桌子這類簡單勞動。在這里“整理辦公室”有更廣泛的含義，它包括了從文書檔案一直到與各部門聯系和協調等工作，即為上司創造一個舒適、整潔和不受外界干擾的工作環境。可以說，秘書工作是從整理辦公室開始，也是以整理辦公室結束。

　　2、收集信息

　　秘書的第二大職責就是為上司收集他決策所需的信息。比如你的上司是主管營銷的副總，他負責公司的市場、銷售、采購等幾個部門的工作；為了給他的決策提供可靠而又及時的信息，你就要經常與上司負責的這幾個部門聯系，并通過各種途徑收集各種信息。這項工作的難度是判斷這些信息的真實性和可靠性。如果是這幾個部門匯報上來的材料，那這些信息是否準確還比較好判斷；如果是從網上或其他途徑收集到的，那判斷起來就不那么容易了。對于秘書來說，給上司提供信息一定要及時，但必須慎重。

　　三、發揮主觀能動性

　　由于秘書工作的瑣碎和繁雜，上司不可能對秘書的每一項工作作出指示，所以，秘書應該充分發揮主觀能動性，完成自己職責范圍內的工作。但是，這并不等于什么事都由你一個人決定。秘書的能力表現在她能判斷什么事情可以由自己決定作主，如果判斷出是自己能作主的，那就無須上司交代而出動去做。能恰到好處地分擔上司的“雜務”，是個秘書能力的標志。

　　要充分發揮主觀能動性，一定要先熟悉上司的工作習慣。有些上司十分清楚自己的工作量，他可以合理地將自己認為是“雜務”的工作分派給秘書去做。但大多數的上司還是習慣把各種雜務攬在自己的身上，使自己苦不堪言。因此，作好助手，秘書要熟悉上司的工作習慣和工作內容，知道自己能為上司做哪些雜務，哪些“雜務”不能做。

　　于雪是某公司財務總監的秘書。每年到二月底，她就發現上司特別忙碌，經常把財務部門的幾個經理就會頻繁地找來，通霄達旦地研究問題，而在平常很難出現這種情況。剛給財務總豎當秘書時，于雪并不知道這是為什么，只是覺得有些特別，所以，她并知道自己要主動做些什么。從去年起她才開始知道，作為一家上市公司，公司每年三月底之前要向社會公開財務決算報告。由于對外發布公司業績報告會影響公司股票價格，事關重大，所以上司要與那幾個經理密切磋商。由于了解了這一點，今年于雪不需要上司交代，過完元旦她就將做決算報告所需要的相關資料都準備好了。

　　四、注意“越位”

　　秘書的任務就是為上司創造最佳的決策環境，所以，秘書應該有主動積極的精神，盡量為上司多處理一些雜務，減輕上司的負擔。但是，這種主動性的分寸不容易把握，許多秘書在工作中積極過了頭，有時甚至讓上司很被動。經驗不足的秘書在工作中常犯這么一種錯誤：因為上司一向要求這么做，所以這次我也可以這么做，因此，經常不經上司確認就自行其是。雖然上司過去都是那樣要求的，但未必這次他也會要求你那么去做。對于那些上司有特殊要求的工作，秘書在做之前一定要請上司確認。另外，在遇到那些自己不明白或自己不能作決定的事情時，必須向上司請示，不能先斬后奏。

　　作為秘書，絕對不能干預上司的決策，超越自己的職責范圍，自行其是。以下幾種行為是典型的超越自己職責范圍的行為，秘書在工作必須加以注意：

　　1、未經授權，在各部門送上來的報告上簽字蓋章。

　　2、私自代表上司與客人洽談業務。

　　3、隨便接待或回絕沒有預約的客人。

　　4、詢問會議內容。

　　5、代替上司接待客人。除非上司有明確的授權，那怕是非常熟悉的客人來訪，秘書的職責也只是端茶送水和陪客人閑聊，也決不允許秘書私自代表上司與客人洽談業務上的事情。

　　6、隨意決定上司的工作日程。即使上司工作日程表上空余的時間較多，秘書也不能按自己的想法更改上司的日程表，重新安排上司的工作日程；要更改上司的工作日程表必須先與上司商量。

　　五、執行指令與服從指令

　　1、執行指令

　　正確而且按時處理好上司交辦的工作，這是對一個秘書的起碼要求。秘書在接受上司的指示和執行上司的指示的時候，應該注意以下幾點：

　　a、對于自己的日常工作，不需要都等上司的指示，應該自覺主動地去處理。

　　b、在同時處理幾項工作的時候，要分清輕重緩急，確定需要優先處理的工作。

　　c、在處理上司交辦的工作時，不能自作主張影響工作結果。

　　d、完成上司交辦的工作之后，要找適當的時機向上司匯報。

　　2、記錄指令

　　對于上司一些重要的指示要盡可能地記錄下來。由于這種記錄只是給自己看，所以記錄可靈活簡潔一些，如使用些縮寫或符號；如果過于專注于寫筆記本身，就不能集中精力去聽上司的指示。秘書在記錄上司的口頭指示時，要注意以下幾點：

　　a、要準確寫出要點。

　　b、不要照搬口頭用語，應高度概括成有文章特點的語句。

　　c、要將日期、時間、地點、數量等準確、清楚地記下。

　　d、根據需要可做些省略和簡化。

　　2、服從指令

　　上司在對秘書作指示時，有時也會出現失誤。即使上司出現失誤也不能當面頂撞。如果當面頂撞領導，對于一個職業秘書來說，是一種職業自殺行為，因為秘書作為領導的助手，在任何情況下，都絕對不能干預上司的決策。

　　為了工作需要，上司可能會讓秘書去幫他做些“私事”或工作以外的事。比如，上司的老母親從外地來探望兒子，但上司又要主持一個重要的會議，他只好讓秘書代自己去火車站接母親。遇到這種事情，有些秘書就會嘟起嘴，顯得很不情愿。這種秘書得不到上司的信賴。如果要想讓上司信賴你，那你對他交代的每一項工作都要毫無怨言地接受，并做到讓他滿意。事實上，對于秘書來說，“份外”的工作往往意味著“額外”的機會。

　　六、請示與匯報工作

　　1、請示的方法

　　秘書在接受上司指示時，必須注意力集中，并記住以下幾點：

　　a、上司叫你時，應盡快答應，并作好記錄的準備；按5W1H原則作重點記錄。

　　5W1H原則是：

　　什么時候？（When）

　　什么地方？（Where）

　　是誰？（Who）

　　結果是什么？（What）

　　為什么？（Why）

　　過程如何？（How）

　　b、如果對上司指示有不清楚的地方，不要急于發問，等上司基本說完了之后再問。

　　c、對于上司指示的要點，特別是一些數字，一定要重復一遍，請上司確認。

　　d、對于上司的指示，如果秘書了解一些相關的信息，或自己有什么建議和設想，應說出來給上司作參考。

　　e、如果秘書在接受上司的指示時，發現接受的工作與自己現有的工作在時間上有沖突，自己無法錯開，那就應馬上說出來，請上司指示。

　　秘書經常會從不是自己的直接上司那里接受一些指示，如果事情簡單，就另當別論，如果執行起來要花費一定的時間和精力，就應該向自己的直接上司匯報。如果不向自己的直接上司匯報，上司又從其他的人那里聽到了這件事的話，他可能會不高興。

　　2、匯報的方法

　　秘書要將自己執行上司指示的結果向上司匯報，或者將自己收集來的信息向上司或其他人匯報，因此，秘書在工作中需要匯報的情況很多。

　　在匯報的時候，要記住以下幾個基本要點：

　　a、要向上司匯報什么，自己要事先想好；

　　b、向上司匯報時要盡量減少不必要的背景介紹，按結論、經過和理由這樣的順序匯報（也可以按結論、理由和經過這樣的順序匯報）；

　　c、向上司報告工作，要選擇合適的時機，最好在完成某項工作之后或者在談完其他工作的時候順便匯報；如果情況不是緊急，不要打斷上司的工作進行專門匯報；

　　d、有些事確實是要在上司工作進行中向上司匯報，在這種況下，上司當然希望秘書能盡快把工作匯報完畢，因此，即使上司不催促，秘書也應盡快把工作匯報完，等待上司的指示。

　　e、如果不是很急會誤事，一般都是事后匯報。在匯報時不要過于詳細，擔心上司不明白，只要匯報按上司的指示把工作完成了就行，比如上司讓秘書幫助發封信，秘書辦完之后，只要對上司說句“則才這份文件己用掛號信寄走了”就可以了。

　　f、匯報比較重要的工作時，要把重點內容寫下來交給上司。

　　下面是一個秘書完成上司交辦的工作后匯報的例子：

　　“關于上海分公司召開營銷工作會議的事，我在給您的報告里己簡單寫明了；作為重點，主要是這么兩點，一是我公司的新產品展示會，將在上海和杭州舉行；再一點就是商品的電視廣告制作，我公司決定由天地廣告公司負責，經費問題由他們先提出預算，他們已同意。關于在杭州舉辦新產品展示會的具體時間、場所、費用等具體問題，我己在報告中作了說明，請您指示。”

　　有很多人有這樣一種毛病，在向上司匯報時，喜歡把匯報內容的各種背景扯進來，而且背景又有背景，前300年后500年，以為只有這樣上司才能明白自己的意思。其實，你這樣云山霧罩讓上司反而不明白你到底要說什么事情，所以，幾乎所有的上司都討厭這種越扯越遠的背景說明。向上司匯報的原則是“言簡意賅”。怎樣才能做到言簡意賅呢？其實，只要堅持“5W1H”原則，即可。如果讓上司明白了以上幾條，匯報也就可以了。假如上司要求你再把事情的來龍去脈說明一下，那你才可以在最后作些補充說明。

　　在向上司匯報之前，秘書應把能想到的問題都想到，而且越周到越好，這樣在上司問到時能對答如流。給上司匯報時盡量少給上司出問答題，多出選擇題。比如，上司在與客戶談判時，另一個客戶來電話，要求更改合同條款，并盡快給予答復。改還是不改，如果改，那又怎么改，當你把這個問題匯報給上司時，就不能讓上司做回答題“我怎樣答復對方”這樣只會讓上司為難；如果你讓上司做選擇題“合同改還是不改”，那上司很容易回答“改”或者“不者”；由于事情來得很突然，上司也可能猶豫不決，他有可能會來征詢你的看法，所以，“改還是不改”，你一定要準備好自己的答案，給上司做參考。

【秘書的日常工作】相關文章：

秘書常識：行政秘書日常工作程序與工作職責08-05

什么是秘書10-05