文秘工作之道：主持會議的五個技巧
為了保證會議順利進(jìn)行、圓滿成功，一般都安排專人主持，主持人大多都是領(lǐng)導(dǎo)干部。有效的主持能使會議前后連貫，層次分明，重點突出，提升會議的效果。那么主持會議要注意些什么呢?
一、要簡明扼要，不要重復(fù)啰嗦
會議主持詞一般由導(dǎo)語、過渡語和結(jié)束語三部分組成。導(dǎo)語要直奔會議主題，簡介會議程序、與會對象和與會要求;過渡語要簡潔自然，銜接巧妙;結(jié)束語要曉暢明快，收縮有力。
大多數(shù)會議上，主持人的導(dǎo)語和過度語處理得都較好，而結(jié)束語就顯得冗長拖沓了。主要有兩種不良傾向：一是小結(jié)部分喜歡將幾個人講話中的大小標(biāo)題簡單地羅列起來再重復(fù)一遍。二是提要求部分喜歡發(fā)表長篇大論，對如何貫徹是左一個明確意義，右一個落實措施，以此顯示自己的水平和對工作的重視。殊不知，這些做法不僅浪費了與會者的大好時光，還是對講話者和與會者的不尊重、不信任。
在小結(jié)部分，主持人應(yīng)該將幾個講話人的主要觀點、典型經(jīng)驗進(jìn)行概括提升，而不應(yīng)該簡單重復(fù);在提要求部分，只要將關(guān)鍵環(huán)節(jié)、重點要求等講解清楚、強(qiáng)調(diào)到位就可以了。
二、要突出重點，不要輕描淡寫
主持會議時，與重復(fù)啰嗦相反的另一種傾向就是輕描淡寫。主持人往往只有“下面開始開會了”、“下面請×××講話(發(fā)言)”、“今天的會議就到此結(jié)束”等幾句簡單的話，其它內(nèi)容則一概不提。主持人還自認(rèn)為這是辦事爽快、雷厲風(fēng)行的體現(xiàn)。其實，這樣做并沒有盡到主持人的職責(zé)，是工作不負(fù)責(zé)任的表現(xiàn)。
要知道，會議主持人除了發(fā)揮穿針引線、承上啟下的作用外，在不同類型的會上還有著不同的作用：在學(xué)術(shù)研討會上，要起到提出觀點、引導(dǎo)討論的作用;在經(jīng)驗交流會上，要起到肯定做法、總結(jié)推廣的作用;在工作布置會上，要起到落實措施、提出要求的作用;在慶功表彰會上，要起到激勵先進(jìn)、號召學(xué)習(xí)的作用。主持人只有將主持內(nèi)容與召開會議的目的有機(jī)結(jié)合起來，才能達(dá)到預(yù)期的效果，才是成功的主持。
三、要恰如其分，不要夸大其詞
抑或是為了表達(dá)對講話者的尊重，抑或是為了引起與會者的重視，抑或是為了表達(dá)要求與會者貫徹執(zhí)行的態(tài)度，在會議主持中我們會經(jīng)常聽到一些溢美之辭。普通干部在小型會議上的講話卻被主持人冠之以“重要講話”、“重要指示”等美名，要求與會者“堅決貫徹執(zhí)行”，一般性發(fā)言也被定性為“有著十分重要的指導(dǎo)意義”、“必將產(chǎn)生深遠(yuǎn)的影響”。這樣表達(dá)言過其實，不僅會使與會者覺得肉麻、當(dāng)事人覺得不自在，還有阿諛奉承之嫌。因此，在會議主持中，用詞要恰如其分。
要根據(jù)會議的級別、會議的類別、會議的規(guī)模、講話者的身份以及講話的內(nèi)容作出恰當(dāng)?shù)脑u價，不得夸大其詞、任意拔高。可這樣表述：“講話很重要”、“有一定的指導(dǎo)作用”、“是今后一段時期的工作指南”、“請認(rèn)真貫徹執(zhí)行”，等等。否則，將會適得其反。
四、要擺正位置，不要錯位越位
會議主持的主要作用就是承上啟下、穿針引線，使會議成為一個有機(jī)的整體。一般來講，擔(dān)任會議主持人員的職位，既低于參加會議的最高領(lǐng)導(dǎo)，又高于與會對象(與主席臺就坐的其他人員基本平級)。這樣一個特殊的角色，要求主持人的講話既要符合本次會議的身份，又要符合平時的身份。
一是作總結(jié)時要符合身份。在總結(jié)階段，要對下屬的講話、發(fā)言進(jìn)行適度提升，表明自己處于上級的地位，有對基層指導(dǎo)工作的義務(wù)和權(quán)利;而對上級領(lǐng)導(dǎo)的講話則要盡量引用原話，重點強(qiáng)調(diào)，表明貫徹領(lǐng)導(dǎo)講話精神的態(tài)度。
二是提要求時要符合身份。提要求時一般要采用命令式而不是商量式的語氣，這樣才有利于把工作落實到位。同時，要注意所提要求既不能與領(lǐng)導(dǎo)的講話精神相違背，又不能凌駕于領(lǐng)導(dǎo)之上。否則，就有錯位越位之嫌了。
五、要有效控制，不要聽之任之
為了保證會議的正常進(jìn)行，一般的會議都要由文秘人員事先寫好主持詞。但是會議是現(xiàn)場進(jìn)行的，文秘人員不可能預(yù)料到會議現(xiàn)場會發(fā)生什么樣的特殊情況，而把所有內(nèi)容都寫進(jìn)主持詞。這就要求主持人不當(dāng)“傳聲筒”而當(dāng)“調(diào)控器”，要根據(jù)會議的類型和現(xiàn)場發(fā)生的情況，作出有效的控制，而不能照本宣科、聽之任之。
一要控制時間。我們經(jīng)常會遇到“拖會”的現(xiàn)象，這固然與事先安排不周、每個發(fā)言人沒有控制好時間有關(guān)，但主要責(zé)任在主持人。與“拖會”相反，還有一種情況就是會議結(jié)束時間未到，而內(nèi)容已全部結(jié)束。遇到這兩種情況，主持人要隨機(jī)應(yīng)變，根據(jù)現(xiàn)場情況作出相應(yīng)的調(diào)整。如果時間不夠，或要求講話者壓縮講話內(nèi)容，或把大會發(fā)言改為書面交流，或精簡自己的主持內(nèi)容，以保證會議按時結(jié)束。如果時間多余，主持人可安排小組討論，消化講話內(nèi)容;可安排現(xiàn)場咨詢，解決疑難問題;可安排代表發(fā)言，談?wù)勅绾呜瀼亍?/p>
二要控制氣氛。由于會議的類別不同，會議的氣氛也應(yīng)該是不一樣的。因此，主持人不能用一個腔調(diào)主持會議，而應(yīng)根據(jù)會議的類型變換語言和語氣。如主持小型座談會時要力求語言活潑、語氣輕松，努力為與會者暢所欲言營造寬松的氛圍;主持大型會議時則要力求語言樸實、語氣平緩，努力為大會營造莊重嚴(yán)肅的氣氛。
三要控制局面。在一些會議上，我們也會遇到這些情況，一些與會人員要么遲到早退，要么交頭接耳，要么接打手機(jī)，要么隨便走動，嚴(yán)重影響了會議的效果。對此，會議主持人員不能視而不見、置之不理，而應(yīng)認(rèn)真應(yīng)對、及時處理，以保持會場的良好秩序。否則，就是失職。
會議主持看似無足輕重，實際上它關(guān)乎著會議能否順利進(jìn)行，影響著會議的整體效果，同時也考量著主持人的語言表達(dá)能力和駕馭局面的能力。因此，學(xué)會主持會議是每個領(lǐng)導(dǎo)干部必須修煉的一項重要基本功。
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