公文寫作常用技巧

時間：2024-09-05 03:12:55 辦公文秘

公文寫作常用技巧

　　公文一般由秘密等級（絕密、機密、秘密）和保密期限、緊急程度（特急、急件）、發文機關標識、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機關、印發機關和印發日期等部分組成。以下是小編整理的公文寫作常用技巧，歡迎參考閱讀!

公文寫作常用技巧

　　一、領會意圖

　　領受擬制文書的任務后，首先要正確領會領導的意圖，這是擬制文書的前提。公文擬制必須正確體現領導意圖，不得有絲毫馬虎，否則就會被打回重寫。領會意圖一般應掌握以下幾點：

　　一是要有全局意識。擬制公文不但是一項原則性、政策性很強的工作，而且還是一項具體的業務工作，常常涉及到一個部門、一個人、一件事，而這些具體工作又和全局性工作、整體工作、各個部門的工作，有著密切的聯系，否則，就不會發公文了。因此，擬制公文時必須站到全局研究、領會上級意圖，深刻明了每一份具體文書對全局的影響。如果文書內容涉及到其它部門，應及時密切溝通協調。

　　二是要站準位置。是哪一級的人員，就要站在哪一級的領導角度考慮問題，公文就是“領導的書面語言”，要了解掌握領導的工作部署、工作進程，預見工作中可能出現的問題，有針對性地提出工作建議。這樣，才能使擬制的文書符合領導的意圖。

　　三要明確目的。領導的意圖往往就是制發公文要達到的的目的。因此，一份文書究竟要解決什么問題，達到什么目的，必須心中有數，目的性越明確，越利于更好地貫徹領導意圖。

　　四要有效發揮。領導的意圖不一定是現成的，有些是要靠我們運用自己的主觀能動性進行分析判斷、歸納整理，進行認真思考，有效發揮。有時領導只交待任務，意圖并不明確，這就更需要開動腦筋，認真思考問題。實際工作是千變萬化的，不管哪一種情況，都要求我們充分發揮主觀能動性，養成分析問題的習慣，善于聯想問題，舉一反三，不開動腦筋，不認真思考，依賴現成的東西，死板僵硬，是不可能正確領會意圖的。

　　二、搜集材料

　　材料是構成文書的基本要素之一。材料是從實際工作中搜集、攝取的一系列事實或論據。大量的搜集材料，對擬制文書有著十分重要的意義。

　　材料是擬制文書的基礎。無論哪一種文書，它總要反映一種思想或認識，無思想、無認識的文書是不存在的。但是無論任何一種思想或認識，都源于工作實際，離開了實際工作，就沒有“原料”，頭腦就制作不出任何辦法、意見等東西，當然也就無所謂文書了。在《改造我們的學習》一文中告誡我們：“學習和研究問題，應當說不憑主觀想象，不憑一時的熱情，不憑死的書本，而憑客觀存在的事實，詳細地占有材料，從這些材料中引出正確的結論。”擬制文書也同樣，正確的觀點是從大量的詳細的材料中”總結和引伸出來的，所以說，廣泛地搜集材料是擬制文書的必要一環。

　　材料是闡述觀點的支柱。材料是表達觀點的，沒有材料，觀點根本無法樹立；沒有適當的、足夠的材料來支撐，觀點即使是立起來了也不能立牢。所以動筆之前，觀點要靠材料形成；動筆之際，觀點又須材料支撐。我們常講要“擺事實、講道理”，這里講的事實就是材料，道理就是觀點。不擺事實，不論證材料，道理就說不清，觀點就道不明。如沒有充實的材料做內容，空空洞洞，那肯定是一份“白開水”式的文書，無色無味地占有工作空間。

　　三、運用材料

　　對材料的占有要“多”。任何質量都表現為一定的數量，沒有數量也就沒有質量。具體地說要做到五個結合：

　　一是今昔結合。任何事物都有它形成和發展的歷史，只有認識了它的過去，才能更深刻地認識它的現在。正因為這樣，我們必須同時從今昔兩個方面去占有這種材料，既要占有現實的材料，又要占有歷史的材料，這樣才能從基本的歷史聯系出發，用發展的眼光把問題陳述明白。

　　二是正反結合。正反兩方面的材料往往可以形成鮮明比較，以使問題論述得更加有說服力。

　　三是近與遠結合。與表達中心問題有關的材料固然重要但與中心問題間接有關的材料也不可忽視。相反，它有時可以起到開闊思路、補充說明等作用。

　　四是主客觀結合。不僅要占有客觀實際材料，還要占有通過思索得出的材料，如心得、感受及對問題的認識、看法等。

　　對材料的鑒別要“精”。對材料要精確鑒別，就是要認清材料性質，判斷材料的真偽，估價材料的價值，掂量材料的作用等等。這是一個很細致的工作，這個工作做好了，則材料的表象和實質、輕和重、大和小、主和次、典型與一般等，就會顯得格外明晰。因此，我們必須勤于分析，善于思索，真正做到“吃透材料”。

　　對材料的選擇要“嚴”。占有材料，我們提倡“以十當一”，以多為佳；選擇材料，我們則主張大家以“一當十”，以嚴為上。選擇材料，一是要圍繞中心問題選擇材料，選材不是目的，對材料之所以要嚴格選擇，最終目的就是為了表現文書的中心內容。因此，要根據中心內容的需要來決定對材料的取舍，有取就有舍，有選材就有剪材，不舍得割愛，不愿意剪材，其結果必然是主干不突出，觀點被淹沒。二是要選擇典型的材料。所謂典型材料，就是那些具有廣泛代表性和有較強說服力的材料。三是要選擇真實、準確的材料。只有那些反映本質和主流的事實，都是“證據確鑿”的真實材料，才能用來有力地說明問題、闡明觀點。四是要選擇生動、新穎的材料，材料生動、新穎，才能表現出新鮮、活潑的思想，才能吸引人、感動人。

　　四、安排結構

　　理解了意圖，搜集了材料，運用了材料，還要有恰當的表達方式，把它們編織在一起，使其成為一個統一和諧、嚴密緊湊、首尾通順、行止自如的有機整體。

　　一是要樹立“整體在胸”的觀念。安排結構，就是研究文書的整體構成，就是由“分”和“合”，組“局部”為“整體”的過程，不能整體在胸，就不能順然于手。有的人對此認識不足，往往是拿起筆來還不知道從何處寫，于是只好想一點寫一點，再想一點，再寫一點，每寫一段，都要回頭去從頭看起，十步九回頭，這是很錯誤的。

　　二是要重視思維邏輯性和條理性。要分出先后次序，有條不紊地表達思想內容。如由開端說到結局，由原因說到結果，由正面說到反面，由一方面說到另一方面，由主體內容說到從屬內容等等。

　　三是要花氣力擬定提綱。擬寫提綱一般分四步進行:

　　第一步，歸類材料，就是對搜集的材料進行“梳辮子”，進行“合并同類項”；

　　第二步，根據觀點，就是從具體材料中抽象出共同的本質屬性，形成比具體材料更高層次的更高認識來。

　　第三步，調理順序，就是安排先后次序，確定先寫什么，后寫什么。

　　第四步，修改補充。就是使提綱進一步充實、完善。

　　五、起草初稿

　　起草初稿時要一絲不茍，認真擬制，力求為終稿提供合格的“正品”，把“次品率”降低到最低。

　　（一）標題。標題是文書內容的簡語句，它以高度概括文書的中心內容為目的，讓人看了標題，就知道主要內容是什么，避免出現文不對題。

　　擬定標題時，必須遵循四項基本原則：一要明確，直截了當地表明文書的主要內容，一目了然。二要簡短，盡量減少字數，一語破的。三要概括，標題要能抓住中心思想。四要醒目，從標題上給人一種不忘的印象。

　　（二）開頭。開頭由于所處的特殊位置，一向被人們所重視。文書開頭強調開門見山，落筆點題，高度概括，言簡意賅。歸納起來有三類：

　　一是直接進入正文。

　　二是依據目的開頭。例如：根據上級關于加強安全工作的指示精神，為確保安全責任落實，公司決定：從5月1日起在全司范圍內開展百日安全活動，現將主要事項通知如下：

　　三是以概述全貌開頭。就是以簡短的文字，把概況包括單位、時間、事由、簡要原因等基本要素反映出來，為下文奠定良好基礎。

　　（三）中心思想和內容。文書的中心思想不同于文書的內容，是文書的靈魂、主腦。

　　中心思想的特點：具有客觀性，它是對全部實際材料的高度概括；具有主觀性，它是經過作者的頭腦加工產生的；具有時代性，任何一個正確的思想或觀念都離不開特寫時代。

　　中心思想首先要正確，是指中心思想的思想性和科學性，其次要深刻，不能搞形式主義，要來源于實際，高于實際；第三要新穎，做到“人無我有、人有我深、人深我新”，第四要集中，文書思想焦點應該凝聚，著力點應當單純，不可分散，主攻方向應明確。

　　文書內容千變萬化，但主要包括：成績、問題、特點、做法、情況、原因、體會、要求、措施、規定等，（當然，不一定在一篇文章里全部包括），例如，通知應包括：依據、事項、要求；通報內容為情況、原因、措施；總結內容則為概況、成績、問題、體會、措施等等。

　　（四）層次和段落。層次是指思想內容的表達次序，著眼于思想內容的劃分；段落是指文書內容在表達時由于轉折、強調、間歇等情況所造成的文字的停頓，側重于文字表達的需要。

　　層次一般按照時間順序、問題性質、遞進關系、分總關系等劃分。

　　段落的劃分要掌握三條原則：一是單一性，一段只有一個中心思想，不能把一些互不相干的意思放在一個段落里。二是完整性，一個意思要在一個段落里集中說完。三是互聯性，各段落之間要有內在聯系，使其成為全篇的一個有機組成部分，做到“分之為段、合則為篇”。

　　（五）觀點和材料相統一。必須要防止出現幾個問題：

　　一是只有觀點，缺乏材料；只有論點，缺乏論據；

　　二是只有材料的堆砌和現象的羅列，不提出觀點看法；

　　三是觀點與材料脫節，材料說明不了觀點，觀點沒有相應的材料作根據，互不關聯，東拉西扯，雜亂無章。

　　正確的表達方法常見的有以下三種：

　　1．夾敘夾議。就是敘述與議論相結合，邊講觀點邊引材料。

　　2．剖析事理。運用分析的辦法，提示觀點和事實之間的因果關系，進而闡明觀點的正確性，使得觀點和材料有機結合。

　　3．列舉事實。用事實說明問題。

　　（六）結尾。俗話講：“編筐編簍，重在收口”。文書口子收不好，就會使全文松散無力。文書的結尾不拘一格，寫法很多，主要根據文書的類別而定，現介紹幾種常見的主要有四種：

　　一是要求性結尾。在文書的最后對執行某一規定提出具體要求，以便貫徹執行。如：“各單位于4月30日前將與整改情況上報至XXX處。”

　　二是請求性結尾。如：妥否，請批示。

　　三是征詢意見性結尾。如：以上計劃如有建議和意見，請及時反饋，我們將…

　　四是號召性結尾，這類結尾鏗鏘有力，往往能起到鼓舞斗志的作用，多用于領導講話。如：

　　“成千上萬的先烈，為著人民的利益，在我們的前頭英勇地犧牲了，讓我們高舉起他們的旗幟，踏著他們的血跡前進吧！”

　　“我們的目的一定要達到，我們的目的一定能夠達到！”

　　“新的一年已經開始，讓我們團結奮進，銳意進取，為XXXX而努力奮斗！

　　六、修改潤色

　　一份好的文書，無不在修改上下功夫，修改是一項艱苦的勞動，并不比起草容易，古人說“改章難于造篇”，就是因為改章要“更上一層樓”。

　　修改的程序主要分三步：

　　第一步：綜觀全文。目的在于發現問題，從總體上找出修改的辦法。對于一些內容比較復雜的長稿，需要多看幾遍，寧可多花一些時間，不要匆匆動手，以免以后返工。

　　第二步：具體修改。需要進行細致地思考，做到字斟句酌。

　　第三步：把關復查。修改完畢，必須從頭至尾閱讀一遍，檢查修改是否恰當。

　　比如：“我們一定要認真學習領會上級指示精神，下大力抓好落實，確保各項任務完成。”一句，如改成：

　　“要把工作做在平時，做在前面，遇有急難險重生的任務，隨時能夠拿得出、用得上，圓滿完成XXXX任務。”就感覺能壓得住陣腳，文章就寫得有勁，讓人讀起來舒暢。

　　最后，應當指出，有時修改不是一次能完成的，而是反復多次才能完成，俗話說：好文章是改出來的。因此，要有耐心細致的作風，才能把文書修改好。

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