辦公室秘書工作技巧

時間：2024-10-26 21:14:43 辦公文秘

辦公室秘書工作技巧

　　秘書輔助領導，從事辦公室工作，有其專業性和規律性。下面是小編為你整理的辦公室秘書工作技巧，希望對你有用!

辦公室秘書工作技巧

　　辦公室秘書工作技巧

　　辦公室工作的程序是按照“接受任務”-“實施落實”-“交付反饋環節”進行的。在實行這三個環節過程中，需要注意其中的每一個細節，以增強工作的有效性。

　　一、確認反饋階段的技巧

　　確認就是接受任務，反饋就是匯報交付。在戰爭中，每當指揮員布置完任務，接受者都要當面復述一遍，即使戰斗最激烈的時刻也是如此。只有這樣，才能確保執行者全面準確地領會指揮員的戰略意圖，避免差錯。

　　秘書接受領導任務后，同樣需要復述確認復述有助于秘書對任務加深理解，領導也能從秘書的復述中及時發現自己的疏漏或秘書在理解上的偏差。諸如，領導布置任務后，秘書應以最精煉的語言將任務復述確認后再去執行;接到一個會議通知電話，秘書應當向授話人復述一下電話內容;

　　以傳真、郵件等非面對面方式向某人傳遞信息后，秘書應主動向對方確認是否收到，是否完整清楚，有無疑問等。

　　確認時需要注意的細節，如果領導布置的工作內容很簡單，秘書可以直接去做;如果領導布置的工作內容較多，秘書就需要復述一遍，復述時要精煉、條理，同時可加入自己的理解，準備采取的方法等;

　　如果接到電話，除了記錄、復述，還要想到領導可能會問的問題，因此要問清對方的姓名、電話號碼。一項任務完成后秘書要及時向領導匯報，反饋工作的進度和結果。這也是贏得領導信任的基本途徑。

　　反饋時需要注意的細節;反饋有緩急之分，一項工作的完成情況是否必須立即反饋領導，不是憑秘書的感覺，而是看領導對這件事的關注程度和這件事本身的緊爭程度。

　　如領導會后要趕著去拜訪一個重要客戶，這時秘書應該立即落實車輛并把車型車號、停靠地點、司機姓名、手機號碼等信息傳遞給領導。如果秘書沒有履行反饋職能，領導找不到車，便是秘書的失職。

　　反饋還需要注意時機場合。如果不是很急迫的事，應在領導不忙或坐車、閑聊時匯報。反饋時語言應簡練，要突出結果淡化過程，切忌將匯報變成表功或訴苦，可像聊天一樣，將領導需要掌握的信息傳遞過去。

　　二、實施落實階段的技巧

　　在實話落實階段，秘書應掌握兩這方面的要點。

　　1、不忘事、不誤事、做好事秘書工作無小事。

　　要做到不忘事，可以做這樣一些工作;把文件夾分成“已處理”、“待辦”、“臨時”三種并貼上不同顏色的標簽; 對重要文件加鎖保管并及時處理;準備一本記事本，每天下班前記錄次日要做的事，根據輕重緩急逐項完成;對重要性事務、周期性事務要提前記錄。不誤事的秘訣是分清事情的輕重緩急，做事講究次序。時間管理學把要做的事情分成重要且緊急，不重要但緊急，重要但不緊急，不重要也不緊急幾類。

　　辦公室工作有受支配、制約的部頒(上司委派的或部門分配的工作)，也有自己支配的部分(職責內的日常工作)。秘書要有科學明確的工作計劃，包括工作目標、內容步驟、方法、標準、完成時間等。要根據輕重緩急決定工作次序，有條有理地進行。受制約的工作置于前，自己支配的工作置于后; 重大工作優先考慮集中精力做;日常工作分散做。整段時間用于處理復雜的需連續進行的工作如擬寫文件;零星時間用于處理簡單的可間斷的工作，如處理信件、查閱資料;還要善于控制諸如接待來訪、聯系電話等工作的時間彈性。

　　秘書應養成記錄工作時間使用情況的習慣，如每周用于擬稿、接待、聯絡、參加會議等所占的時間，以便適當調整優化，進一步提高工作效率。不忘事與不誤事都為做好事服務的，把每件事情做好才是秘書工作的最終目的。

　　做好事要善于抓大放小，做好重要的事情，要用 80%的精力做20%重要的事情，用20%的精力做80%不太重要的事情。 20%重要的事情主要指該項工作完成的質量可能會對公司、部門、領導產生重大的影響，或對秘書本人的成長產生重大的影響。

　　做好重要的事情，秘書必須樹立精品意識，力求盡善盡美，杜絕疏漏和低級錯誤;還要處理好質量與效率的關系，既要保證在規定時間內完成工作，又要克服片面追求效率而犧牲質量的做法。對 80%不太重要的事情要善于借助外力，如果可能可以授權下屬;要善于合理利用時間，性質相同或相近的工作可以集中處理，如打電話、處理文件等;要善于利用歷史資料進行處理，如把常用范本分門別類予以存檔。

　　2、準確、及時

　　如果我們分析出錯的原因就會發現，辦公室工作最容易出錯的常常是職能交叉環節，即兩個人(或部門)的結合部。杜絕出席的辦法之一，就是將自己的職責范圍擴大，即在遞交工作或任務時，如果將隨之實生的責任比作“接力棒”就要確�！敖恿Π簟边f交到下一名隊員手中時不落地。

　　秘書接受任務時，首先要分清是否是屬于自己職責范圍，是否是領導交辦的事。若是，就應無條件保質保量地做好;若不是，就應明確告知對方事情的辦理程序和方法。秘書應做好該做的事，也要對不該做的事說“不”，要藝術性地學會拒絕。這不僅可以幫助對方掌握辦事規律，承擔應負的責任，也可以保證全局工作的順利進行。

　　秘書還應該明白，不該做的事并不等于“可以不做的事”，在分清職責的前提下，要善于幫助他人、與人合作、互助互通，學會平衡各種人際關系。如果事情不涉及法律、道德、規則等因素，分清職責后要有選擇地做。下列三類事秘書不應介入;

　　第一，要你做的事已超出了你的能力所及，也就是說答應下來的事就應力爭做好;做不好不如不做，不要幫倒忙。

　　第二，分內的事已經令你無暇他顧，也就是說不要種了別人的地荒了自己的田地。

　　第三，你的介入于事無補。準確是不失誤，及時是不耽誤。

　　及時就是在每一時間內內完成應該做的工作。秘書不要過多強調領導或工作本身所要求的最后期限，因為秘書隨時會接受新的任務，這時雙重的工作會帶來過大的壓力，最終使工作無法達到應有的質量。領導也隨時可能將工作的最后期限提前，使你措手不及。領導一般考慮的不是離最后期限你還有多少時間，而是在此前已經給了你多少時間。

　　秘書個人工作總結

　　我是xx年通過地直事業單位招聘到辦公室工作的，主要負責精神文明建設、單位考核等相應材料的編撰、整理和收集、文字材料的起草等工作，同時完成主管領導交辦的其他臨時性和緊急工作。一年以來，在院領導、科主任的領導和指導下、同事們的幫助和支持下，較好的履行了工作職責，完成了工作任務。現將工作情況小結匯報。

　　一、加強理論學習，提高自己的政治水平和業務素質具有良好的政治和業務素質是做好本職工作的前提和必要條件。

　　本人自覺地學習黨的有關方針政策、國家的法律法規，認真落實科學發展觀,不斷提高思想素質和理論水平,

　　工作中認真履行工作職責,努力完成各項工作任務。利用工作和業余時間系統地學習了馬列主義、思想、理論和“三個代表”重要思想，及十八大精神，通過認真細致學習，使自己的理論水平較以往有了較大的提高;在政治思想上，正確處理穩定與發展的關系，在大是大非問題面前保持清醒頭腦，旗幟鮮明，立場堅定地反對各種非法活動，堅決維護祖國統一、維護民族團結。在從書本汲取養分的同時還謙虛地向周圍理論水平高、業務能力強的同志學習，取人之長，補己之短，努力豐富自己、充實自己、提高自己。

　　二、勤于動筆，增強了文字功底和思維能力

　　辦公室工作要求有較強的文字表達能力和邏輯思維能力。為提高自己的寫作能力，我從研究已經成型的材料入手，細心揣摩，起草文件時邊寫邊改，并請老同事和領導提出意見和建議，然后再進行深入加工，經過反復推敲，最后定稿。一年來，我起草各種綜合性材料三十多份，文件十份。宣傳工作是單位樹立內外社會形象的一個重要手段和窗口，今年我院開展《結防信息》宣傳工作，我主要是做好協辦的組稿工作，對單位工作開展情況，發展動態進行宣傳報道，今年我所編發《XX信息》xx期，我起草結防信息xx多篇。材料的成型需要有詳盡的、準確的第一手資料，這樣才能保證向領導反映準確的信息，為及時決策提供可靠的依據。在院開展對全院各科室增加辦公用具的調查活動中，在科主任的指導下，深入xx個科室各個辦公室查看辦公用具，將缺少的辦公用具進行了初步統計;在制作單位電話薄時，我與各科室主任、護士長協調配合，完成了我院各科室職工辦公室、住宅電話的收集整理。對于工作中存在的問題，我總是積極動腦筋、想辦法，盡可能完成工作任務。對印發的材料、文件，每次都進行了認真的審核和校對，至少二遍以上，并請辦公室其他同事幫助把關，減少出錯機率。

　　三、深入實踐，提高工作能力。

　　領導的決策和指示的落實都需要進一步的協調和檢查監督。二月底我院開展了對小兒麻疹等疫苗接種工作，我與同事一起對我院xiaqu進行了摸底調查，在三月全區開展為期x天的脊髓灰質炎疫苗接種工作中我抽調安排在固定點發放疫苗，我堅持崗位，圓滿完成了工作安排，兩次活動使我對院工作業務有了進一步了解。在對門診綜合樓各科室辦公室安裝科室牌時，與科主任進行仔細確認核對，初步完成了對科室牌的登記，在對科室牌的統計中，也使我對我所各科室設置有了整體認識。

　　今年，我所迎來了自治區精神文明單位復驗，我與辦公室同事對我所職工家屬院xxx戶職工家庭開展了摸底調查，完成了社區安排的“四知四清四掌握”工作要求，對近三年來我所開展的精神文明工作情況進行了收集整理，完成了xxx年精神文明x個檔案的整理裝訂，對xxx年的精神文明工作進行了進一步補充完善，順利通過了精神文明檔案材料的檢查。

　　在年底單位績效考核中，按照考核要求對單位節能、綜合治理、績效考核等工作的自查自評進行了初步起草，按照地委下發的對地直單位xxx年績效考評指標及評分細則，對各方面工作進行了梳理，認真準備了考核材料。

　　辦公室負責全院各個方面工作，既抓總務后勤、也對業務工作進行監督，在院辦的領導下，我對下半年每月的值班情況進行了的統計，將監督醫德醫風的滿意度調查表的裝訂存檔工作，在工作中使我充分認識到辦公室工作的繁瑣和細致，做任何工作都不能馬虎。

　　四、快速反應，完成交辦的臨時工作和緊急任務由于院辦工作都是涉及到職工切身利益的大事，所以臨時性工作和緊急性任務比較多。在我所tongshi母親重病搶救尋求院幫助時，救人刻不容緩，情況緊急，科主任將進行倡議全所干部職工捐款任務交給了我，我撰寫了愛心捐款倡議書，深入各科室積極倡議捐款，由于當時正值精神文明檢查，在加班完成精神文明檔案整理后，我積極與各科室主任、護士長溝通聯系，用二天時間完成了全所職工的捐款及統計工作，及時將全所職工的關心送到了救助者手中。在重陽節和古爾邦節來臨之際，所部開展了對離退休人員和定點扶貧貧困農牧民走訪慰問活動，此時，我所退休職工某某同志重病尋求院領導幫助，救人如救火，在科主任的指導下，用一天時間完成了全院職工對某某同志的愛心捐款收集統計工作，并對收到的愛心捐款情況及時在公示欄向廣大職工公示。

　　雖然我在一年的工作中取得了一定的成績，無論在思想認識上還是工作能力上都有了較大的進步，但還存在一定問題和不足：一是工作有急躁情緒，有時工作急于求成。二是處理一些工作關系時還不能得心應手，工作顯得措手不及，無從著手。在今后的工作中，我還要加強學習、戒驕戒躁，努力提高自己，以新的面貌、更加積極主動的態度去迎接新的一年的工作任務，在崗位上發揮更大的作用，取得更大的進步。

　　論辦公室秘書的工作適應性

　　1 具備良好的職業道德，是辦公室秘書適應工作的前提條件

　　職業道德，指從事一定職業的人所應遵循的道德規范以及與之相應的道德觀念、情操和品質。視其辦公室秘書在單位和部門中所處的特殊地位，要履行好承辦、參謀、管理、協調等各個方面的工作職責，客觀上要求他必須具備良好的職業道德。然而，只有自己對所從事的職業產生職業情感和建立職業理想，才能相應決定自己的職業態度，繼而珍惜職業榮譽，遵守職業紀律，提高職業技能，建立職業作風，履行職業道德。唯此，才能做到在瑣碎的日常事務性工作中，樂此不疲悉心處理，點滴積累不斷進步。

　　2 樹立角色意識，是辦公室秘書適應工作的基本要求

　　辦公室秘書的行為必須十分慎重，語言表達必須注意角色。具體的講，應牢固樹立以下八大意識。

　　2.1 法規意識。辦公室秘書一般都掌握著單位或部門的印章印鑒，平時使用時看似平凡，然而都及其重要。依據我國現行的法規，在對外交往中，加蓋印章比法人代表簽字更具法律效力。不少的法律糾紛和案例，就是因為種種原因用章不慎導致和國家和單位利益的巨大損失。隨著我國法制化推進，加入世貿組織以后，必須進一步強化規則意識。

　　2.2 “坐標意識”。要清楚自身的位置，找準自身的“坐標”，只有看清自身地位才能夠更好的解決好上下級的關系。辦公室作為一個關鍵的部門，在傳達信息，接物待人以及協調日常工作中，具有著自身獨特的從屬性的特點。因此，辦公室秘書要想做好，必須做到不越位，具體來說有以下幾點：干工作不越位，有關場合不越位，表態不越位以及處理問題和答復問題不越位。

　　2.3 服從意識。辦公室秘書不僅是一名普通的工作者，更是領導意圖和集體決議的傳達者和執行者。在工作中必須堅定的服從領導的意圖是做好辦公室秘書工作的最基本的原則。在傳達和執行領導意圖的時候，不能有一點的水分，更不能有一點的個人意見摻雜，這不僅僅是自己作為辦公室秘書的職責，更能夠證明一個人的人格和黨性原則的問題。

　　2.4 參與意識。辦公室的一項重要的職能是參與單位的重要工作。作為辦公室秘書，應該積極主動的參加，并主動做好各項服務的事項。首先，辦公室秘書必須有全局的觀念，要及時的了解辦公室的情況，要掌握辦公室各項事務的進度和情況，利用這些信息為領導的行駛決策權提供準確的服務;其次，辦公室秘書辦事要有一定的前瞻性，并且更不能替代其他的部門進行參加。

　　2.5 協調意識。辦公室作為單位中一個重要的樞紐部門，因此，處理上下左右關系是一項重要的工作。靈活，是辦公室秘書需要掌握的。在和上級領導進行工作的協調的時候，要自覺的服從領導的意見，態度要真誠，還需要和領導保持好適合的距離。在向領導請示的環節中，要堅持誰分管就去請示誰，避免給自己的工作帶來不必要的麻煩;而有些時候領導間也會出現分歧，這時候是對辦公室秘書的一種考驗，應該堅持不傳話，不評論，不介入，多補臺，多圓場的原則。在同級別的領導之間進行工作協調的時候，要做到工作不越位，避免影響各個部門之間的關系。

　　2.6 服務意識。服務意識是每一個工作人員都需要樹立的觀念。主要體現在為領導服務，為部門服務，還要為本單位的所有人服務。這些服務主要體現在日常的工作中，例如要按時保質量的完成領導交代的事情;要協調好單位各個部門之間的關系，多進行信息的交流和溝通等。

　　2.7 公關意識。辦公室是單位的“窗口”，其形象和管理水平從某種意義上說是單位的“縮影”。大量的來人來文來電及從事工作洽談等，一般都要先經辦公室，這就要求辦公室的每一位工作人員首先要樹立公關意識，善于與外界，與社會交往和合作;其次要努力提高自己的個人素質，鍛煉自己的口頭表達能力，另外還要加強學習，不斷拓寬自己的知識面。

　　2.8 奉獻意識。辦公室是本單位的辦事機構和服務部門，事情繁雜瑣碎，難出成績。特別是辦公室秘書，整天忙忙碌碌，經常是上班忙，下班累，領導隨叫隨到。因此，辦公室秘書必須具有淡泊名利，甘為人梯，默默奉獻的意識，不妄自尊大，也不妄自菲薄，努力創造一種先他人之苦而苦，后他人之樂而樂的良好心境。

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