秘書公務文寫作中的注意事項
導語：新到辦公室工作的同志經常帶著一股寫好公文的熱望向我討教寫材料的經驗。其實寫好材料是一個慢慢積累的過程，既有寫作技法上的積累，也有工作方法上的覺悟，下面就由小編為大家介紹一下秘書公務文寫作中的注意事項，希望對大家有所幫助！
一、要有明晰的效果意識
公文是一種應用性文章，是讓人看、讓人聽，要對實際工作起指導、推動作用的。在起草公文時，寫作目的至關重要，它決定著公文的行文方向、結構設置、內容組織和語言表述。起草公文，必須有明晰的效果意識，就是說你按領導指示起草一篇公文，對這篇公文要達到一個什么樣的整體效果，主標題給人留下什么印象，分標題給人留下什么印象，每段內容給人留下什么印象，都要有明晰的效果預期。我的體會是，有明晰的效果預期未必能寫成好公文，因為寫好公文還需要其他重要條件，但沒有明晰的效果預期，必定寫不出什么好公文。
“以其昏昏，使人昭昭”，世界上沒有這樣的好事。所以，在起草公文時，我建議大家嘗試“效果導向機制”，即根據所要達到的效果，去決定是否需要設置主標題，設置什么樣的主標題;去決定是否需要開場白，需要什么樣的開場白;去決定是否需要分標題，確定什么樣的分標題;去決定每一段落寫什么，寫到什么程度;去決定敘述風格、用語習慣，從而讓公文管用而不是無用，讓受眾愛聽而不是反感。要根據“需要寫什么”去寫，而不能根據“會寫什么”去寫，尤其不能由著自己的性子想到哪寫到哪。起草一篇公文，總得給人留下一點什么，或者主題選定上有特色，或者工作舉措上有創意，或者理論闡釋上有新高度，或者用詞用語上有新亮色。全部達到上述目標當然很難，而且有時時間也不允許，但至少要達到其中的一兩個，否則，所起草的公文味同嚼蠟，寫了等于沒寫。
二、 要有深厚的思維修煉意識
寫公文、抓工作，關鍵靠思維。我認為，一篇好的公文必須做到“與眾不同”，而不能“與眾雷同”。從一定意義上說，成功就是“與眾不同”。你想的、說的，跟別人完全一樣，說不說、講不講還有什么意義?公文作品是智慧的結晶，要做到與眾不同，必須以深厚的思維能力作支撐。我體會，作為公文起草者要著力提高以下幾種思維能力：
一要提高直線思維能力。對一個事物、一項工作，要往縱深處思考，就像徐志摩《再別康橋》中說的那樣，要“撐一支長蒿，向青草更青處蔓溯”。當然，我們所撐的是思維的長蒿，要尋的不是情感纏綿的美夢，而是理論的新境界、工作的新層次，是超越常識、形成見識。
二要提高逆向思維能力。硬幣的正面和反面給人的印象絕不相同，然而它們都是硬幣的組成部分。這提醒我們，在起草公文、研究工作時，有時要從反面去想，要找到隱藏在成績經驗背后的另一種真相，把問題說出來;思考應對挑戰的正確方案，把矛盾解決掉。這樣就能形成關于這項工作的新表述。
三要提高側向思維能力。即要從第三種角度看問題、看工作，形成對問題的新見解，找到推進工作的新途徑。我在一篇思考體會中談過，化解矛盾、實現和諧，關鍵在于找到第三條路徑。因為，生活中的確有黑白分明的事，這時必須堅持白的，反對黑的;但有時，也有赤、橙、藍、綠、紫等其它過渡色，這也是允許的，是多樣生活的組成部分。我想，在必要和可能時，我們要走出單純的二元對立的思維邏輯習慣，努力尋找解決問題的多種可能性。這同樣是公文起草中一條重要的思維路向。
四要提高發散性思維能力。特別是在構思公文時，要在以我為主的基礎上，敞開胸懷，大膽想象，看看自己已經掌握和正在掌握的各種信息資源中，有哪些可以吸納借鑒，為我所用。這是破解文思枯竭難題的一個有效方法。
五要提高辯證思維能力。要講辯證法，照顧兩面性，系統觀照自己所提的新見解、所擬議的新舉措，使它既新穎獨到，又經得起全面推敲，不搞顧此失彼的“片面深刻”，推崇全面正確基礎上的“重點突出”。這樣才能增強公文的厚重感和說服力。
起草公文，實際上是一種將自己的思維能力與正在從事的工作進行對接的過程，假如我們能夠不斷優化自己的思維過程，提高自己的思維品質，努力使自己的思維具有直線思維的執著、逆向思維的睿智、側向思維的新奇、發散思維的靈活、辯證思維的全面等特點，并在公文起草的實踐中較為純熟地運用，我們在公文起草上是能夠前進一大步的。
三、要有明確的材料積累和組織意識
起草公文還有一個材料組織的問題。有的人認為組織材料是臨到用時才需要做的工作，其實不然，臨時抱佛腳是難于成就一篇好公文的，材料組織工作既需要平時的積累，又需要臨時的“創造性”運用。要想材料組織得精彩，我認為需要練好以下“江湖功夫”：
一是要逐步練好“吸星大法”。這是金庸小說《笑傲江湖》中魔教教主任我行的武功，通過吸攝別人的內功，增強自己的功力。所不同的是，任我行施展吸星大法后，對方非傷即亡，而我們吸納借鑒別人智力成果后，自己增強了，別人卻毫發無傷。要經常進行有意識、有目的的積累，通過“吸星大法”，從各種各樣的信息資料中，吸納各種各樣有益的養料，有的是觀點，有的是舉措，有
的是表述;有時可能是一大段，有時可能是一兩句話，有時可能僅僅是一種觸動和體會，這些都可以豐富我們起草公文的儲備庫。有人說，所謂文秘工作者實際就是一些讀書較雜的`文學青年，坐在辦公桌前憂國憂民憂事憂己。我覺得這是有一定道理的。我個人讀書就比較雜，所讀的與工作關聯較強的讀物，有《檢察日報》，主要是第一版主要新聞和第三版檢察理論、檢察實務;還有《檢察文件選本》，主要看一些新的法律規定、新的檢察業務管理規定;有高檢院、省院領導的重要講話;有高檢院、省院制定的規范性文件。當然，對于中央、省委領導的重要講話和重要文件等，我也會有較深程度的學習;對于電視、網絡、報刊上其他感興趣的東西，也會有所涉獵。我有剪報的習慣，剪報有助于分門別類地貯存信息，也有助于吸納別人的觀點，形成自己的見識，報紙中繽紛的信息也給我的生活帶來很多樂趣。十年來，我所剪的報紙裝滿了兩個大鐵皮柜子，剪報已經成為我生活中不可或缺的一部分。除此之外，我還特別愛看歷史、文學等方面的書籍，這些都豐富了我的知識、增長了我的見識，為我起草公文提供了諸多便利、諸多靈感。
二是要正確用好“易筋經”。這是傳說中的少林七十二絕技之一，是一種重要的內功心法。主要作用是消化異己，通經舒絡，促進能量周身循環。借鑒到公文起草上，就是對吸納來的各種觀點、資料，要在堅持“以我為主”的基礎上，把它改造適宜、安排得當，使它圓融無礙地化為我們行文表述的具體內容。就像解放軍抓來國民 黨士兵俘虜，讓他們穿上解放軍的服裝，遵守解放軍的紀律，為我們扛槍打仗一樣。消化功夫，是公文起草中一種重要的功夫。
三是要學會創造“沖靈劍法”。這是《笑傲江湖》中令狐沖與岳靈珊兩人合創的一種新劍法。與此相類的是電影《蛇形刁手》中成龍扮演的簡福獨創的“蛇形刁手”。說這些是什么意思呢?就是說在公文起草中，除了借鑒別人的東西、化解別人的東西，還要有獨創性，要創造出一整段、一整套唯我獨有的新東西。這雖然很難，卻正是最有價值的東西，正是體現公文寫作能力、水平的地方。在今年全省檢察長會議上，省院提出要實行涉農檢察工作新機制，在闡述了它的重要意義后，接下來寫了這么一段：“轄區有農村的基層檢察院都要組建農村檢察工作隊，每個院至少一個，農村人口多、工作任務重的要多組建幾個，每個隊3至5人，由院領導帶隊，抽調業務骨干組成，深入到鄉鎮和重點村開展檢察工作;工作隊的任務是宣傳法制、接待信訪、受理舉報、查辦案件;工作隊的工作方式是深入到鄉鎮和重點村、人口多的大村，深入到農民群眾中去，深入到農村改革發展的第一線，每個院每年至少要到轄區內的所有鄉鎮都考察一次，每次工作時間不少于10天，加強與農民群眾的聯系，及時了解農民群眾對檢察工作的新期待新要求，用農民聽得懂的語言、容易接受的方式開展工作、執法辦案。要嚴格遵守工作紀律，食宿自理，多服務，不擾民，不給基層組織和農民群眾增加負擔，在職責范圍內盡最大努力為農民辦實事、辦好事，把檢察工作做到田間地頭、農家院舍，做到農民群眾的心坎上。”此段所提的措施新穎、具體、實在、深刻，什么是獨創，這就是獨創。最重要的是，這樣的敘述是別人所沒有的，是符合涉農檢察工作內在規律的。
四、 要有良好的語言表述意識
公文要有一個好的表述習慣，這是說服受眾、引領工作、發揮效用的重要條件。什么是好的表述?就是要有說服力，要有觀點、有典型、有數據、有事實、有分析、有對策、有目標、有效果。歸納起來說，公文起草者需要養成三種基本表述習慣：
一是深刻地表述。要善于站在大的政治背景、時代背景、專業背景下思考問題、揣摩事物、研究工作，要能看到新事物不同凡響的意義，搜索到符合大局要求、反映時代特征、體現專業特點的指導思想、工作思路、具體舉措等，靠這些形成正確的深刻的思想觀點。
二是精確地表述。馬克思說過：“一門科學只有成功地運用數學時，才算達到了真正完善的地步。”這句話告訴我們，在科學探索中數學方法是必不可少的研究手段和重要環節。公文起草要想做到完善，數學方法同樣不可或缺。我們正處在改革開放的新時代，自主、理性日益成為新的社會特征。再靠過去那樣的“命令+口號”式的公文，已無法達到鼓舞群眾、推動事業的目的了。而要靠事實說話、靠真理說話，就要增強分析性、增強具體性;要能對工作現狀進行精確化描述，對存在問題進行精準性分析，對工作部署進行精細化安排，對工作成效進行精當化總結。要努力改變公文起草過于抽象、粗糙、籠統的弊病。
三是嚴謹地表述。要做到表述嚴謹，最重要的是重視因果關系，重視觀點與論據之間的關聯性。在正文表述中，一定要考慮分標題與所轄正文段落的邏輯關系、關聯程度;一定要考慮該正文段落中每一小層次與下一小層次、每一句話與下一句話、每一語詞與下一語詞之間的邏輯關系、關聯程度。公文要經得起邏輯推敲，這是應當謹記、著力追求的。
明晰的效果意識，有助于公文寫作者確定公文的寫作意圖和方向，找到行文的可看之處;深厚的思維修煉意識，有助于公文寫作者在構思時理清思路，找到與工作貼合的行文脈絡;明確的材料積累和組織意識，有助于公文寫作者增強文稿的豐厚性，提煉文稿的創造性。而這三種意識的傳達最終都要落實到語言的表達上，所以良好的語言表述看起來是最表面的功夫，其實也是最基本最重要的行文意識。
【秘書公務文寫作中的注意事項】相關文章：
商務秘書禮儀：日常公務禮儀11-14
商務秘書秘書禮儀注意事項11-12
秘書公文寫作的技巧12-08
2017商務英語寫作中的注意事項11-04
秘書的接待禮儀及注意事項06-26
秘書使用電話的注意事項07-24
秘書技巧:辭職申請的寫作格式12-20
秘書在日常公務禮儀中有哪些基本作法12-19
商務秘書西餐用餐注意事項11-09