采購合同的管理制度和流程

時間：2020-11-23 15:32:29 采購合同

采購合同的管理制度和流程

　　采購合同管理制度和流程的具體內(nèi)容是什么?下面小編為大家對其相關(guān)內(nèi)容進行講解，歡迎閱讀。

采購合同的管理制度和流程

　　一、采購合同管理程序

　　1、目的。

　　為了加強采購合同管理，防范采購合同風(fēng)險，維護公司的利益，現(xiàn)依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及公司采購合同管理規(guī)定，特制定本制度。

　　2、適用范圍。

　　本制度明確了采購合同管理部門的職責(zé)，規(guī)定了采購合同管理的基本原則、運行機制及具體內(nèi)容，適用于公司生產(chǎn)所需物料及公司日常所需各種物資的對外采購合同的簽訂、履行和管理工作。

　　3、管理職責(zé)。

　　采購部負責(zé)采購合同的談判、起草、執(zhí)行、變更等工作，采購部部長、副總經(jīng)理或總經(jīng)理對采購合同進行審批。

　　4、采購合同的形式。

　　采購合同的訂立必須采取書面形式，經(jīng)簽約雙方協(xié)商的有關(guān)修改采購合同的文書、傳真等，均屬于采購合同的范圍。

　　5、采購合同的內(nèi)容。

　　采購合同包括九項基本內(nèi)容，即當(dāng)事人姓名、住所和聯(lián)系方式，標(biāo)的全稱、價款或報酬，數(shù)量和規(guī)格型號，品質(zhì)和技術(shù)要求，履約方式和期限、地點，驗收標(biāo)準(zhǔn)和方式，付款方式和期限，售后服務(wù)和其他優(yōu)惠條款，違約責(zé)任和解決爭議的方法。這九項內(nèi)容必須編寫齊全，各項內(nèi)容的條款應(yīng)當(dāng)明確、具體，文字表達要嚴謹，書寫要工整。

　　二、采購合同管理流程

　　1、合同：是當(dāng)事人或當(dāng)事雙方之間設(shè)立、變更、終止民事關(guān)系的協(xié)議。依法成立的合同，受法律保護。廣義合同指所有法律部門中確定權(quán)利、義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。

　　⑴ 合同正文應(yīng)包含的要素

　　1) 合同名稱、編號、簽訂時間、簽訂地點;

　　2) 采購物品/項目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價、總價及合同總額，清單、技術(shù)文件與確認圖紙是不可分割的部分;

　　3) 包裝要求;

　　4) 合同總額應(yīng)含稅，特殊情況應(yīng)注明;

　　5) 付款方式;

　　6) 工期;

　　7) 質(zhì)量保證期;

　　8) 質(zhì)量要求及規(guī)范;

　　9)違約責(zé)任和解決糾紛的辦法;

　　10) 雙方的公司信息;

　　11) 其他約定。

　　⑵ 合同簽訂及其規(guī)定

　　1) 如涉及到技術(shù)問題及公司機密的，注意保密責(zé)任;

　　2) 擬定合同條款時一定要將各種風(fēng)險降低到最低;

　　3) 為防止合同工程量追加或追加無依據(jù)，打包采購時要求供貨方提供分項報價清單;

　　4) 遇貨物訂購數(shù)量較大且價格較大或難清點的情況時務(wù)必請廠商派代表來場協(xié)助清點;

　　5) 質(zhì)保期一定要明確從什么時候開始并應(yīng)盡量要求廠商延長產(chǎn)品保質(zhì)期;

　　6) 詳細約定發(fā)票的提供時間及要求;

　　7) 與初次合作的單位合作時，應(yīng)少付預(yù)付款或不付預(yù)付款;

　　8) 違約責(zé)任一定要詳細、具體;

　　9) 比價匯總表巡簽完畢后方可進行合同的簽訂工作;

　　10) 合同簽訂應(yīng)按照附表七(合同審查批準(zhǔn)單)的格式對合同初稿進行巡簽審查;

　　11) 合同巡簽審查通過后應(yīng)由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字，加蓋公司合同章方可生效;

　　12) 簽訂的所有合同應(yīng)及時報送財務(wù)部門。

　　三、采購合同簽訂的相關(guān)問題

　　1、采購簽約權(quán)限的規(guī)定。

　　(1)副總經(jīng)理有權(quán)簽署標(biāo)的額在5000元以下的采購合同。2.標(biāo)的額在10000元以上的采購合同需由總經(jīng)理簽署。

　　2、供應(yīng)商調(diào)查。

　　簽訂采購合同前，采購人員就對方的信用(含經(jīng)營范圍、銀行資金、履約能力、技術(shù)和質(zhì)量等級、法人資格、簽約人是否是法人代表或經(jīng)法人代表授權(quán)的委托代理人等)進行全面了解。標(biāo)的總價在100000元以上的采購合同應(yīng)當(dāng)形成書面比價單，并就對方的情況進行分析。

　　3、起草采購合同。

　　采購管理員根據(jù)審核的'比價單起草采購合同。

　　4、采購合同審批程序。

　　采購部長對采購合同文本進行初審。然后報副總經(jīng)理或總經(jīng)理審批,最后到財務(wù)部簽章。

　　5、采購合同簽訂過程中各部門的職責(zé)劃分。

　　(1)采購部負責(zé)采購合同簽訂前的合同詢價、議價、調(diào)研等工作。

　　(2)財務(wù)部和質(zhì)量管理部配合采購部做好采購合同貨款和采購合同標(biāo)的的質(zhì)量檢驗工作。

　　(3)其他部門在各自部門職責(zé)范圍內(nèi)對采購合同的管理提供支持。

　　6、采購部、財務(wù)部和行政部各留一份采購合同原件，法律顧問留一份復(fù)印件。

　　四、采購合同履行的要求

　　1、采購合同簽訂后即生效，具有法律約束力，公司必須按照采購合同的約定全面履行規(guī)定的義務(wù)，遵守誠實信用原則，根據(jù)采購合同的性質(zhì)、目的和交易習(xí)慣履行通知、協(xié)助、保密等義務(wù)。

　　2、在采購合同履行過程中，采購部應(yīng)根據(jù)采購合同的履行情況編制“合同管理臺賬”，做好詳細記錄，并保留相關(guān)能夠證明采購合同履行情況的原始憑證。