怎么樣在短時間里向領導匯報上百頁的PPT
在短時間里，我們應該怎么有效地向領導匯報上百頁的PPT呢?下面怎么樣在短時間里向領導匯報上百頁的PPT是小編為大家帶來的，希望對大家有所幫助。
十幾年前，我還在銀行當信貸員，為轄區內一家企業增加信貸額度。忙了一個月，好不容易把材料一路磕磕絆絆地送到了最重要的程序——市分行的貸審會。
我和主任估計貸審會一次通過有難度，這家企業的情況非常復雜，光材料就有半尺高，所以打算在會前和分管信貸的副行業先做一次溝通。
好不容易安排了時間，沒想到那天分行忽然來了檢查團，我們從上午一直等到貸審會開會之前，都沒見到那位行長。
我都不抱希望了，可主任畢竟是老江湖，他讓我等著，一個人跑到行長專用電梯前，剛好攔住了準備上樓的副行長。
最后貸審會非常順利，我相信是主任的這次“電梯匯報”起了很大作用，但他是怎么辦到的呢?
十多年以后，我看到了一個叫“電梯匯報術”的方法，才明白其中的奧妙。
有時，你準備了上百頁的屁屁踢，可臨開會，領導卻只有五分鐘的時間在場，沒他拍板，別人什么也決定不了。
有時候，你要匯報一件很重要的事，但領導卻不這么認為，他覺得自己的時間很值錢，你的事只配給五分鐘。
有時候，你到客戶那里去提報方案，剛好遇上了他們的大領導，可他只有五分鐘的時間，你是一步步走流程，還是抓住這天降的五分鐘呢?
再比如，你在行業會議的茶歇認識了一個投資人，你能利用這短短的五分鐘泡咖啡的時間，把項目說清楚，并爭取一次正式見面的機會嗎?
麻省理工學院每年的創業大賽中，有一個環節就是“電梯匯報”，贏者可獲2萬美元獎金，因為上面這些，都是“電梯匯報術”可以幫助你的。
“電梯匯報術”是一種結構化思維，比如今天要介紹的是PREP的匯報結構：Position觀點、Reason理由、Evidence證據、Position重復觀點。
這都是你需要事先準備的，我們來分解一下，到底包括哪些：
第一步：觀點(Position)
就是首先用一兩句話說清楚你想要得到的東西，包括：希望領導原則上同意、給預算、定時間、定下一步計劃、或者盡快看看你的詳細材料，等等。
請注意(敲黑板)，很多人第一步就出了問題，不是“你做了什么”，而是“你希望領導做什么”。
我們通常這樣開頭：
“上周我見了一個客戶，他balabalabala”
“這個月，我對XX市場進行了全面調研，走訪了幾十家客戶，其中有balabalabala”
“我分析了近幾個月的銷售數據，發現balabalabala”
沒錯，你為這個方案付出了一個月的努力，你有很多話想告訴領導，但這關他什么事呢?功勞要賣，但不是現在。
不是“我見了一個客戶”，而是“有個客戶希望見一下您”。
不是“我做了調研”，而是“想請您確認一下下一步的技術方案”。
不是“我分析了銷售數據”，而是“我們必須把促銷的時間提前”。
為什么要這樣開頭?你知道很多領導忙到什么程度?會議開始之前，他還不知道會議的主題是什么。你必須讓他一開始就明白，你希望他做什么?他才能圍繞這一點，考慮你下面的內容。
你想要領導做的事情，一般有三種：
第一種是領導明確的動作(定方向、定預算、定時間、定下一步計劃);
第二種是領導原則上同意，可以繼續進行下去;
第三種是領導重視并盡快看看你的詳細材料或安排會議。
你想得到哪一樣，取決于工作目前的進度，取決于領導的決策風格(授權型還是參與型)，你必須有一個明確的判斷，別指望領導幫你決定。
請一定要盯著他的眼睛，用堅定、簡短、直接的語言告訴他：“我需要得到您的……”
不要怕這樣做失禮，讓領導盡快進入狀況，節省他的時間，就是對他最大的尊重。
第二步：理由(Reason)
接下來，你還有4分30秒?
不，你最多還有2分鐘時間陳述你的理由，差不多是你平時講三頁PPT的時間。因為還得留1分多鐘給領導提問。
你需要仔細分析你的匯報材料，凝結成不超過三個理由，然后試著用簡潔而有力的語言表達出來。
簡潔的表達在于強化重點，何為重點，又取決于你的匯報目標。試比較下面兩種句式：
A：“技術上我建議采用XXXX，因為比較成熟，解決我們執行期太短的問題。”
這是“論點——論據——強化論點”的結構，強調“成熟技術”、“解決實際問題”，顯然是希望用明顯的優勢引發領導明確的動作(給預算、定時間、定下一步計劃)。
B：“我建議的XXXX是一項大公司都開始運用的技術，可以在XXX部分運用，供應商可以幫我們聯系參觀XXX。”
這是“論據——論點——強化論據“的結構，強調“創新”、“行業交流”，是想要引起領導的重視與興趣，引發下一步的動作——“原則上同意，可以繼續進行下去”，或者“盡快看看你的詳細材料或安排會議”。
在“理由(Reason)”環節，大部分人的困難在于精簡材料，文章是自己的好，越看越喜歡，每點都重要，怎么也減不下來。
此時，我們要放棄做方案時常用的“技術思維”，學會用“決策思維”看自己的方案。
這兩者有什么不同呢?“技術思維”考慮的是有哪些方法，它們的優劣勢又是什么?“決策思維”考慮的是這個方案要多少資源，能達到什么效果，是否符合我們的目標。
站在領導的角度上，站在一個決策者而不是執行者的角度上，哪些理由能直接幫助他做決策?哪些是間接的?先把間接的去掉。再想一想，其中最重要的三條是什么?
請不要懷疑這個方法，因為一定可以做到。如果你做不到，說明方案本身有問題，給你一個小時也沒用。
第三步：證據(Evidence)
在陳述理由之后，通常領導會詢問一兩個關心的問題，即使領導不問，我們仍然需要進入下一個環節——證據(Evidence)。
在“理由(Reason)”部分，核心是觀點，要求簡潔直接;但在“證據(Evidence)部分”，最重要的是細節，要求有打動力，包括：具體現象、數據、效果估計、承諾等等。
選擇什么樣的材料作為你強有力的證據，仍然取決于你想要達到的目標：
給領導決策信心：
“供應商之前的使用XXX技術的XXX項目，預算和我們基本相同，就是在30天內完成的……”
強調事情的緊急性
“我已經聯系過XXX公關公司的tony，他至少可以聯系三位在此期間有檔期的明星，但必須在本周內確認……”
強調事情的重要性
“我做過測算，按現在的銷售速度，庫存將在年底超過1000萬，將嚴重影響流動資金……”
引發領導的興趣
“這個方向雖然目前應用不廣，但和集團的創新方向一致，XX總已經有明確的興趣……”
最后：Position重復觀點
最后，再一次重復你的要求。
和開頭不同，開頭提要求是讓領導明確你的匯報目的，結尾的要求則帶有強烈的“行動導向”——更明確，更能讓領導做出決策。
一、如果你的目標是“希望領導給預算、定時間、定下一步計劃”，那么你最好能讓領導做選擇題，而不是判斷題：
“上面的兩個方案，其中預算首先要定下來，希望領導能給個建議，我們可以盡快執行下去。”
二、如果你的目標是“希望領導原則上同意，可以繼續進行下去”，那么你最好表示下一步的行動已經在計劃之中，這是一個積極的暗示：
“如果您同意的話，我下一步的想法是……”
三、如果你的目標是“希望領導重視并盡快看看你的詳細材料或安排會議”，那就可以更明確一點：
“我的詳細計劃已經發到您的郵箱里，剛才跟您的助理確認您本周三和五有時間，如果您覺得有必要，可以安排一個會議……”
請注意(再次敲黑板)，所有的努力都是為了一個結果——下一步明確的行動(時間、人物、預算、動作)，
“五分鐘電梯溝通術”，難點不在技術層面，多多練習，一定可以做到。
難點在于思想包袱。很多人把跟領導溝通，看得太嚴重，于是拼命想表現自己，有人則看得太復雜，于是拼命逃避。
簡潔的表達源于單純的心態，“五分鐘領導匯報”只是為了解決問題，不是讓你給領導一個好印象(盡管客觀上有可能)，不要追求所謂“技術含量”，那些只不過是為了滿足個人的虛榮心而已。
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