如何編制公司管理制度
一個(gè)好的公司必須要有一個(gè)好的制度，對(duì)制度的理解、宣傳、貫徹和執(zhí)行至關(guān)重要。本文是YJBYS小編整理的如何編制公司管理制度，歡迎閱讀。
如何編制公司管理制度
公司采購(gòu)管理制度
一、總則
第一條 為加強(qiáng)公司各項(xiàng)采購(gòu)活動(dòng)的管理和控制，結(jié)合《預(yù)算管理制度》的相關(guān)規(guī)定，經(jīng)公司研究特制定本制度。
第二條 本制度所指的采購(gòu)包括公司各項(xiàng)固定資產(chǎn)及其附屬設(shè)備的采購(gòu)、車(chē)飾等商品采購(gòu)、配件及其他材料采購(gòu)、低值易耗品和辦公用品采購(gòu)、各種廣告和展示設(shè)計(jì)采購(gòu)。
第三條 公司所有的采購(gòu)活動(dòng)統(tǒng)一由公司的所指定的相關(guān)專(zhuān)業(yè)部門(mén)負(fù)責(zé)執(zhí)行。具體規(guī)定為：
1、廣告和展示設(shè)計(jì)采購(gòu)由行政部負(fù)責(zé)執(zhí)行;
2、生產(chǎn)車(chē)間、辦公室物品由采購(gòu)部負(fù)責(zé)執(zhí)行;
3、電腦、軟件等電子信息設(shè)備的采購(gòu)由行政部負(fù)責(zé)執(zhí)行。
4、其他上述未包括的采購(gòu)全部由行政部或其他公司另行指定部門(mén)負(fù)責(zé)執(zhí)行。
第四條 單項(xiàng)(含綜合項(xiàng)目采購(gòu)，整車(chē)和配件采購(gòu)及整車(chē)供應(yīng)商指定的采購(gòu)除外)采購(gòu)金額超過(guò)10萬(wàn)元的采購(gòu)項(xiàng)目，應(yīng)由相應(yīng)的采購(gòu)部門(mén)會(huì)同有關(guān)采購(gòu)需求部門(mén)、財(cái)務(wù)部、審計(jì)部和總經(jīng)辦舉行采購(gòu)聽(tīng)證會(huì)或合同評(píng)審會(huì)，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)在會(huì)前準(zhǔn)備好充足的資料，如項(xiàng)目方案介紹，供應(yīng)商詢價(jià)記錄或招投標(biāo)情況，各供應(yīng)商優(yōu)惠辦法，性價(jià)比意見(jiàn)書(shū)，其它相關(guān)資料等。
第五條 本制度采購(gòu)管理主要指采購(gòu)預(yù)算管理、采購(gòu)詢價(jià)管理、采購(gòu)合同管理、采購(gòu)入庫(kù)和付款、供應(yīng)商評(píng)審等幾個(gè)重大方
二、采購(gòu)詢價(jià)管理
第六條 采購(gòu)部門(mén)接到批準(zhǔn)的采購(gòu)申請(qǐng)單后，優(yōu)先到公司指定的供應(yīng)商處購(gòu)買(mǎi)，如指定供應(yīng)商無(wú)貨供應(yīng)時(shí)，必須進(jìn)行多方比價(jià)，1千元以上的物品，貨比三家，作好市場(chǎng)詢價(jià)記錄(市場(chǎng)詢價(jià)記錄表附后)，擇優(yōu)擇廉購(gòu)買(mǎi)，同時(shí)保管好《市場(chǎng)詢價(jià)記錄表》以供以后參考和審核，保管期限為一年。
第七條 審計(jì)部和財(cái)務(wù)部定期或不定期聯(lián)合進(jìn)行市場(chǎng)信息調(diào)查，作好市場(chǎng)信息調(diào)查記錄(記錄表附后)，對(duì)前期購(gòu)買(mǎi)活動(dòng)進(jìn)行評(píng)審，做好評(píng)審工作總結(jié)，報(bào)總經(jīng)理參考。
第八條 定期評(píng)審分為季度評(píng)審、半年度評(píng)審、年終評(píng)審。不定期評(píng)審可以根據(jù)工作需要，由總經(jīng)理或?qū)徲?jì)總監(jiān)決定。
三、采購(gòu)合同管理
第九條 采購(gòu)價(jià)格選定后，采購(gòu)商品單位價(jià)格在5000元以上或采購(gòu)合同金額在5000元以上的或有經(jīng)常供貨行為的(一年內(nèi)有3次以上)必須與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，廣告、展示設(shè)計(jì)采購(gòu)必須與供應(yīng)商簽訂合同。
第十條 采購(gòu)合同必須進(jìn)行合同評(píng)審會(huì)簽，各職能部門(mén)對(duì)合同的內(nèi)容和條款逐一進(jìn)行審查，各職能部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)合同進(jìn)行聯(lián)合會(huì)簽，并對(duì)會(huì)簽結(jié)果負(fù)責(zé)。只有經(jīng)過(guò)會(huì)簽同意的合同才能加蓋公司的合同專(zhuān)用章或公章。
第十一條 參加合同會(huì)簽的職能部門(mén)：總經(jīng)理、審計(jì)總監(jiān)、財(cái)務(wù)部、行政部。合同會(huì)簽的經(jīng)辦人為相關(guān)采購(gòu)責(zé)任部門(mén)。
第十二條 采購(gòu)合同的保管：采購(gòu)合同原件由采購(gòu)責(zé)任部門(mén)保管，留復(fù)印件在財(cái)務(wù)部備案，合同原件保管時(shí)限為3年。
第十三條 采購(gòu)合同條款的執(zhí)行跟蹤：日常跟蹤由采購(gòu)責(zé)任部門(mén)負(fù)責(zé)，審計(jì)部對(duì)合同條款的執(zhí)行進(jìn)行定期和不定期的審計(jì)。
第十四條 供應(yīng)商給予公司現(xiàn)金折扣和銷(xiāo)售折讓的情況，必須在合同條款中反映。嚴(yán)禁采購(gòu)人員私自收取或索要供應(yīng)商回扣、傭金等，一經(jīng)查明發(fā)現(xiàn)將由公司視具體情況給予責(zé)任人開(kāi)除、降職或其他行政處罰。
四、采購(gòu)入庫(kù)和付款
第十五條 屬于固定資產(chǎn)的(單位價(jià)值在2000元以上，使用期限在一年以上)，必須辦理固定資產(chǎn)驗(yàn)收手續(xù)(附固定資產(chǎn)驗(yàn)收單格式)，驗(yàn)收合格才能入庫(kù)。
第十六條 屬于公司商品、原材料(車(chē)飾精品、配件、車(chē)間輔料等)的必須辦理入庫(kù)手續(xù)，認(rèn)真填寫(xiě)入庫(kù)單，倉(cāng)管員對(duì)入庫(kù)數(shù)量負(fù)責(zé)，月末盤(pán)虧時(shí)需進(jìn)行賠償。
第十七條 辦公用品和其他不需入庫(kù)的零星物料(數(shù)量在5個(gè)以下金額在10元以下且不屬公司商品、原材料的物料)，必須有兩人以上在送貨單或發(fā)票上簽名確認(rèn)。
第十八條 采購(gòu)金額超過(guò)50元的，必須取得合法的發(fā)票，盡量取得增值稅專(zhuān)用發(fā)票。
第十九條 付款注意事項(xiàng)：固定資產(chǎn)付款必須附上發(fā)票、合同復(fù)印件、《固定資產(chǎn)驗(yàn)收單》;公司商品付款須附上發(fā)票、入庫(kù)單;未簽訂采購(gòu)合同的須附上〈〈市場(chǎng)詢價(jià)記錄表〉〉，否則財(cái)務(wù)部不得付款。廣告、展示設(shè)計(jì)付款時(shí)必須附上合同
五、供應(yīng)商評(píng)審
第二十條 每年年初，由審計(jì)部組織，對(duì)上年度的各類(lèi)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)審，對(duì)價(jià)格高、服務(wù)差的供應(yīng)商進(jìn)行淘汰替換。列出合格供應(yīng)商名錄。
第二十一條 評(píng)審委員會(huì)的組成：行政部負(fù)責(zé)人、售后服務(wù)部負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人、審計(jì)總監(jiān)、總經(jīng)理共五人組成。
如何執(zhí)行制度
如何執(zhí)行制度?如何才能執(zhí)行好各項(xiàng)制度?這是跟企業(yè)內(nèi)部各層管理密不可分的一個(gè)重大問(wèn)題。所謂制，乃束縛、制約;度即量體裁衣，針對(duì)各種不良病癥所下的藥。制度下來(lái)沒(méi)有人執(zhí)行是何原因?細(xì)追究，原來(lái)制度是要制約某些人的行為。為什么要制約這些行為呢?因?yàn)槟承┤说?這類(lèi)行為從企業(yè)整體角度上說(shuō)，影響了大多數(shù)人的利益，也損害了企業(yè)的利益，所以我們要制訂這些東西約束一些行為的產(chǎn)生。假如我們的管理為了不得罪某些人，把企業(yè)的利益和制度放在一邊，這樣，企業(yè)的制度形同虛設(shè)，也就沒(méi)有起到實(shí)際的作用，失去了它所產(chǎn)生的意義了。所以對(duì)主管的工作考核很重要。
有一則管理案例上講過(guò)一個(gè)故事，大意是這樣：一歐洲人販到非洲販運(yùn)黑人前往澳洲做苦力，商議給船主運(yùn)一個(gè)人給五十美金。人販一次性買(mǎi)了二百個(gè)黑人，可是到達(dá)澳洲后，二百個(gè)黑人死了大半，原來(lái)船主為了獲得更大的利益，每日克扣黑人的伙食，結(jié)果在運(yùn)輸?shù)耐局校偃损I死了大半。得知原因后，人販決定增加船主的運(yùn)費(fèi)，于是運(yùn)一個(gè)黑人的費(fèi)用從五十上升到了一百。可是，人販發(fā)現(xiàn)，即使這樣，船主仍要克扣黑人伙食，餓死的黑人有增無(wú)減。后來(lái)，人販想到了一條好主意，他和船主談定，運(yùn)送一批黑人到澳洲，到岸后按照人頭付錢(qián)給船主，每運(yùn)送一個(gè)給一百二十元。后來(lái)，人販發(fā)現(xiàn)這種方法非常好。原來(lái)船主為了提高黑人到岸的成活率，不敢克扣黑人伙食，所以到岸后的黑人成活率好高，二百個(gè)人只有一兩個(gè)因不適環(huán)境而病倒，幾乎沒(méi)有死亡的現(xiàn)象了。
故事中，人販再三通過(guò)增加費(fèi)用來(lái)提高黑人的到岸成活率，而他前兩次所用的方法(或制度)沒(méi)有造成對(duì)船主自身利益有沖突，所以他的方法不起作用。第三次，人販采取了與船主有責(zé)任和利益相關(guān)連的辦法，結(jié)果取得了突破性的成功。
同理，如果企業(yè)的制度與管理方法沒(méi)有同管理者個(gè)人利益進(jìn)行沖突時(shí)，出于人性的自私本能，許多管理者是以個(gè)人利益為前提，而至公司利益于不顧。
假如我們的管理制度的執(zhí)行放在各級(jí)層管理利益息息相關(guān)的立場(chǎng)，那么我相信，執(zhí)行力度不嚴(yán)或沒(méi)有執(zhí)行力度的現(xiàn)象是會(huì)慢慢減少的。
一個(gè)制度的形成大致如下：
制訂者根據(jù)管理者代表意愿，充分了解員工的承受力，結(jié)合公司實(shí)情而制訂形成草案，經(jīng)高層領(lǐng)導(dǎo)審核，進(jìn)行修訂，最后呈老總再審核，再修訂、核準(zhǔn)，然后下達(dá)到各部門(mén)執(zhí)行。
當(dāng)然，制度執(zhí)行與否，效果的好壞，還得有個(gè)監(jiān)督，跟進(jìn)的過(guò)程。
如何才能使各級(jí)主管貫徹制度精神?如上述故事所示，我們應(yīng)該和各級(jí)管理的個(gè)人利益相關(guān)連，才能使各管理充分去執(zhí)行好我們的制度。
怎樣做好一個(gè)優(yōu)秀的管理者?
第一，關(guān)于“給我的權(quán)力和我自己的權(quán)力”。領(lǐng)導(dǎo)，往往被人們認(rèn)為是有“權(quán)”之人，這是事實(shí)。但作為領(lǐng)導(dǎo)本人必須弄清楚自己手中的權(quán)力結(jié)構(gòu)，否則，就會(huì)出現(xiàn)不能夠正確對(duì)待權(quán)力的現(xiàn)象。領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)告訴我們，領(lǐng)導(dǎo)的權(quán)力起碼有三種權(quán)力構(gòu)成，即職位權(quán)、威望權(quán)和專(zhuān)長(zhǎng)權(quán)。即給我的權(quán)力和我自己的權(quán)力。其中職位權(quán)是組織“給我的權(quán)力”，人們習(xí)慣比喻為“半張紙飄下來(lái)的”(即半張紙任命，半張紙?jiān)诮M織部門(mén)存根)。準(zhǔn)確地說(shuō)是“組織”相信你，授予你權(quán)力。而威望權(quán)和專(zhuān)長(zhǎng)權(quán)是屬于你自己的權(quán)力，如何在職工中樹(shù)立威望，如何在業(yè)務(wù)上不斷學(xué)習(xí)和提高，真正成為知識(shí)型的領(lǐng)導(dǎo)，要靠你自己修行。
第二，關(guān)于“用精神統(tǒng)領(lǐng)下屬”問(wèn)題。人總的有一點(diǎn)精神。人是為一種精神而活著。任何一個(gè)單位的領(lǐng)導(dǎo)，如果自己都沒(méi)有一種值得下屬敬佩的精神，很難想象其下屬的精神狀態(tài)。一個(gè)單位的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)成為本單位一架功力最大的發(fā)動(dòng)機(jī)，是一個(gè)單位的精神支柱，要不斷地去鼓舞下屬的士氣，自己要有強(qiáng)烈的敬業(yè)精神，開(kāi)拓精神，進(jìn)取精神，最為關(guān)鍵的時(shí)刻要有獻(xiàn)身精神。管理學(xué)大師彼得?圣杰認(rèn)為，領(lǐng)導(dǎo)要善于為下屬描繪本組織的愿景，提出一個(gè)催人奮進(jìn)的目標(biāo)，并指引下屬去為之而努力。
第三，關(guān)于“用思路指導(dǎo)人”問(wèn)題。有人說(shuō)：“領(lǐng)導(dǎo)就是布置任務(wù)，最后檢查任務(wù)完成情況”，至于中間過(guò)程可以不管。即“管頭管尾不管中間”。如果是這樣的話，領(lǐng)導(dǎo)倒也好當(dāng)。三歲的娃娃，都可以做到。領(lǐng)導(dǎo)是設(shè)計(jì)師、是下屬的導(dǎo)師，要能夠以明確的思路指導(dǎo)下屬去行動(dòng)。
第四，關(guān)于“用制度約束人”問(wèn)題。制度安排是帶領(lǐng)下屬開(kāi)展各項(xiàng)工作“游戲規(guī)則”，人人都知道，沒(méi)有游戲規(guī)則的游戲是沒(méi)有趣味的。任何一個(gè)單位，基本制度不健全，就很難以在各項(xiàng)工作上取得良好成績(jī)。一個(gè)好領(lǐng)導(dǎo)是善于應(yīng)用制度來(lái)約束人的，建立科學(xué)的管理制度，不僅是管理好自己的重要方略，也是統(tǒng)領(lǐng)下屬的基本手段和措施，同時(shí)也是減輕領(lǐng)導(dǎo)壓力的最好辦法，領(lǐng)導(dǎo)不別要為解決內(nèi)部的混亂而煞費(fèi)苦心，也不別要為“面子”問(wèn)題而大傷腦筋，“制度無(wú)情”替代了“領(lǐng)導(dǎo)無(wú)情”，也便于處理好管理中的“制度嚴(yán)格性”與“管理的人情味”之間的關(guān)系。
第五，關(guān)于“滿足需要以激勵(lì)人”問(wèn)題。激勵(lì)理論，簡(jiǎn)單地說(shuō)就是滿足需要的理論。馬克思主義認(rèn)為，人有三個(gè)層次的需要。即生存需要、享受需要和發(fā)展需要。無(wú)論什么人，生存在社會(huì)上，就必然會(huì)有各種各樣的需要。滿足他的某種需要，就能夠調(diào)動(dòng)其積極性。激勵(lì)的方法有多種，即不能夠單純地搞精神激勵(lì)，也不能搞單純地搞物質(zhì)激勵(lì)。僅僅精神激勵(lì)是愚弄下屬，僅僅物質(zhì)激勵(lì)是坑害下屬。作為一個(gè)單位的領(lǐng)導(dǎo)必須將精神激勵(lì)與物質(zhì)激勵(lì)結(jié)合起來(lái)系統(tǒng)運(yùn)作，才能夠收到良好的效果。領(lǐng)導(dǎo)的藝術(shù)性之一就是善于激勵(lì)人，用愿景(美好愿望和遠(yuǎn)景)激勵(lì)使人感到有“奔頭”、用正確評(píng)判激勵(lì)使人感到很公平，用榜樣激勵(lì)使人感到有參照系，用榮譽(yù)激勵(lì)使人感到受到尊重，用逆反激勵(lì)使人感到有壓力，用許諾激勵(lì)使人感到一諾千金的份量，用物質(zhì)激勵(lì)使人的物質(zhì)需求得到滿足，用感情激勵(lì)使人感到溫暖，用晉升激勵(lì)使人更加嚴(yán)格要求自己，用危機(jī)激勵(lì)使人居安四危求奮進(jìn)。
做個(gè)好領(lǐng)導(dǎo)，要有哲學(xué)思維，善于用辯證的觀點(diǎn)思考問(wèn)題，分析問(wèn)題，但不能夠用辯證的方法處理問(wèn)題，弄得不好就會(huì)使人認(rèn)為“對(duì)的也是錯(cuò)的，錯(cuò)的也是對(duì)的”，處理問(wèn)題必須有清晰的是非觀，要明確表達(dá)誰(shuí)是誰(shuí)非。要有一套科學(xué)的管理辦法，真正能夠?qū)⒄_的決策貫徹
到位，要善于領(lǐng)導(dǎo)藝術(shù)，為自己所在的單位明確工作和發(fā)展方向，提出戰(zhàn)略構(gòu)想，善于聯(lián)合下屬，強(qiáng)化合作，不斷激勵(lì)和鼓舞下屬努力工作，能夠清晰地總結(jié)成績(jī)，看到工作和發(fā)展中的不足，提出新的奮斗目標(biāo)，并帶領(lǐng)下屬一道去為新的目標(biāo)實(shí)現(xiàn)而奮斗。
企業(yè)管理怎樣做才規(guī)范?
什么是規(guī)范化管理?規(guī)范化管理不等于制度管理。制度，是企業(yè)管理層意志的體現(xiàn)，企業(yè)管理的規(guī)范化，也會(huì)通過(guò)制度來(lái)實(shí)行。制度，是規(guī)范化管理的一種行式，但是，人們所說(shuō)的制度化管理僅僅是強(qiáng)調(diào)要把企業(yè)老板或上司主管的穩(wěn)定意志——不是心血來(lái)潮的沖動(dòng)，以制度的形式予以界定。它僅僅是相對(duì)于由情感主導(dǎo)的上司老板的隨意性管理行為而言的，是與能人強(qiáng)權(quán)管理相對(duì)立的一種管理，強(qiáng)調(diào)的是事事有章可循的“法制”化管理。
目前中國(guó)很多企業(yè)一味強(qiáng)調(diào)規(guī)模發(fā)展，而忽視了企業(yè)管理的基礎(chǔ)，結(jié)果欲速則不達(dá)，往往在過(guò)快的發(fā)展中迷失自己。很多企業(yè)的發(fā)展思路是大而全，不斷進(jìn)行多元化擴(kuò)展，而沒(méi)有重視企業(yè)規(guī)模擴(kuò)大后帶來(lái)的各種管理問(wèn)題，把問(wèn)題羅蔻列出來(lái)，沒(méi)有練好“內(nèi)功”，從而很難實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。 解決上述兩個(gè)問(wèn)題的途徑是什么呢?只有腳踏實(shí)地、扎扎實(shí)實(shí)地做好企業(yè)管理，全面提升企業(yè)管理水平，放棄好高騖遠(yuǎn)和投機(jī)取巧的思想及行為，才能形成企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力，使企業(yè)保持可持續(xù)發(fā)展。
在企業(yè)的發(fā)展過(guò)程中常常會(huì)出現(xiàn)這樣的現(xiàn)象：企業(yè)發(fā)展的時(shí)間越長(zhǎng)，規(guī)模越大，部門(mén)設(shè)置越健全，部門(mén)之間的問(wèn)題和矛盾就越大。遇到這樣的問(wèn)題，很多企業(yè)采取的補(bǔ)救方法往往是強(qiáng)化和界定部門(mén)之間的界限具有較強(qiáng)的邏輯思維能力協(xié)調(diào)能力及感染力恰恰是管理創(chuàng)新的切入點(diǎn)，其結(jié)果常常是權(quán)責(zé)界定，問(wèn)題和矛盾不僅難以解決，反而越來(lái)越多，越來(lái)越復(fù)雜。那么如何解決這些問(wèn)題呢?如何對(duì)部門(mén)之間的銜接進(jìn)行較好的管理和控制呢?那就是進(jìn)行流程再造。企業(yè)應(yīng)當(dāng)確立一個(gè)觀念，這就是：企業(yè)整體流程的權(quán)威要大于各個(gè)部門(mén)的權(quán)利，先有流程，后有部門(mén)。
為什么流程如此重要?為什么要進(jìn)行流程再造?進(jìn)行流程的優(yōu)化，關(guān)鍵在于流程再造能夠解決一些企業(yè)管理中特定的、棘手的問(wèn)題。通過(guò)流程的優(yōu)化，可降低企業(yè)管理內(nèi)部的運(yùn)營(yíng)成本，同時(shí)降低企業(yè)管理的溝通成本。正如企業(yè)管理戰(zhàn)略不清晰，高層的溝通成本就會(huì)猛增一樣，如果企業(yè)的作業(yè)流程沒(méi)有優(yōu)化，也會(huì)造成中層管理的溝通成本增加。所以企業(yè)管理流程再造具有非常重要的戰(zhàn)略意義，它首先解決了兩低一高的現(xiàn)象，直接有效地降低企業(yè)內(nèi)部的運(yùn)營(yíng)成本，同時(shí)非常有效地降低企業(yè)管理中層之間、部門(mén)之間的溝通成本。
在制定規(guī)章制度時(shí)，還有一個(gè)誤區(qū)，就是：企業(yè)不應(yīng)該把那些本不屬于規(guī)章制度的內(nèi)容錯(cuò)誤地寫(xiě)進(jìn)規(guī)章制度，從而使得企業(yè)的規(guī)章制度越來(lái)越多，越來(lái)越厚。比如將程序流程文件、崗位職責(zé)文件等方面的內(nèi)容歸入到規(guī)章制度中。所以我們要對(duì)本企業(yè)的制度進(jìn)行審查，仔細(xì)琢磨，該刪除的刪除、該歸并的歸并，該歸位的歸位。
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