文書管理制度

時間：2020-09-21 10:05:33 制度

文書管理制度范本

　　第一章總則

文書管理制度范本

　　第一條為確保文書事務正常順利進行，促進與提高組織管理工作的效率，特制定本制度。

　　第二條所謂“文書”是指日常工作上往來的公文、報告、會議決議、規定、合同書、專利許可證書、電報、財務預算、財務決算等一切的公文和用書。

　　第三條文書的收發、領取與寄送，原則上由院長辦公室負責。其他部門的文書管理，也應參照本制度。

　　第二章文件的收發和催辦

　　第四條對文件、信凼的處理，必須做到及時、準確、安全、保密。凡屬上級機關、兄弟單位發來的文件及學院的文件或信凼，均由學院機要員統一簽收、登記、傳遞、催辦或承辦。

　　第五條文件登記后，機要秘書應即編號登記并在文件首頁加蓋收文印件，粘貼“文件批閱單”，由院辦主任根據文件內容和性質簽送院領導批閱。為避免文件、電報積壓，延誤工作，一般應在當天批閱完，緊急文件要速閱速辦。

　　第六條學院外出開會人員帶回的文件及資料統一由機要秘書登記，按文件的要求進行傳閱不得個人保存。

　　第七條為加速文件流傳，提高工作效率，機要員一般應在當天或第二天將文件送至院領導和承辦部門，承辦部門接到文函件、電報后應立即指定專人辦理。如關系到二個以上業務部門，按批示次序依次傳遞，最遲不超過二天（特殊情況除外）。如經辦需備查的，主辦部門經辦人員要征得院長辦公室同意后予以復印和摘抄，原件應及時周轉歸檔。

　　第八條各部門要指定專人負責收交、保管文件并負有催辦、督促、保密、檢查的責任，各部門承辦的文件均需在文件批閱單上簽注承辦意見和結果，承辦人要簽注姓名及年、月、日，以示負責并備查考。

　　第九條機要員對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門對學院統一編號的文件要及時處理、歸檔，不得分散或自行保存，所有附件不得抽存，以防丟失。

　　第三章文件的借閱和清退

　　第十條各部門有關人員因工作關系需借閱、查閱文件，需經本部門領導簽字同意，有密級的文件，需經院長辦公室處長同意后方可借閱。

　　第十一條借閱文件應嚴守登記、簽收手續，遵守借閱時間，按期歸還，以免影響文件的使用和保管。

　　第十二條嚴格文件清退制度。機要員除對承辦的公文進行日常催辦外，實行月終一小清，季末一中清，年終總清。每年的第一季度將上年的文件進行一次清理后全部立卷歸案。上級限期清退的文件及時催交上報，不得延誤積壓。如文件丟失，必須查明原因和責任者，寫出書面報告，按情節輕重，給予必要的處分。

　　第四章文件的保管和歸檔

　　第十三條凡下列文件統一由學院檔案室保管歸檔：

　　（1）上級機關來文，上級對學院報告、申請的批復；

　　（2）學院發出的'報告、指示、決定、決議、紀要、規定、重要通知、生產計劃、總結、領導發言、人事、組織、各類年報等；

　　（3）學院黨代表會、團代會、學代會、學院黨政辦公會、學院黨、政、工聯席會、學院行政辦公例會、學院中層干部擴大會及各種專業會議記錄；

　　（4）參加上級召開的各種會議所攜帶回學院的文件、資料及本學院在會上匯報發言材料等；