文檔管理規定的介紹

時間：2022-10-14 09:30:21 制度

關于文檔管理規定的介紹

　　一、總則

　　第一條為減少發文數量，提高辦文速度和發文質量，充分發揮文件在各項工作中的指導作用，結合公司的實際情況，特制訂本制度。

　　第二條文件管理內容主要包括：上級函、電、來文，公司上報下發的各種文件、資料。同級相關方函、電、來文。

　　二、收文的管理

　　第三條公文的簽收：

　　凡來公司公啟文件（除領導訂啟的外）均由辦公室收發員登記簽收

　　第四條公文的編號保管：

　　1·辦公室收發員對上級來文拆封后應及時附上"外來文件流單"，并分類登記編號、保管。

　　2·公司外出人員開會帶回的文件及資料應及時分別送交辦公室收發員進行登記編號保管，不得個人保存。

　　第五條公文的閱批與分轉

　　1·凡正式文件均需由辦公室主任根據文件內容和性質閱簽后，由收發員分送承辦部門閱辦，重要文件應呈送公司領導親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。

　　2·一般函、電、單據等，分別由辦公室收發員直接分轉處理。

　　3·為加速文件運轉，辦公室收發員應在當天將文件送到公司領導和承辦部門，如關系到兩個以上業務部門，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天（特殊情況例外）。

　　第六條文件的傳閱與催辦

　　1·傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規定，不得將有密級的.文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。

　　2·閱讀文件應抓緊時間，當天閱完后應在下班前將文件交辦公室，切忌橫傳，閱批文件一般不得超過兩天，閱后應簽名以示負責。如有領導"批示"、"擬辦意見"，辦公室收發員應責成有關部門和人員按文件所提要求和領導批示辦理有關事宜。

　　3、辦公室收發員對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到文件應立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如確系工作需要備查，應按照有關保密規定，并征得辦公室同意后，予以復印或摘抄，原件應及時歸檔周轉，以防丟失。

　　三、發文的管理

　　第七條發文的規定：公司上報下發正式文件由辦公室負責。

　　第八條發文的范圍：

　　1·凡是以公司名義發出的文件、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報，均屬發文范圍。

　　2·下發文件主要用于：（1）公布規章制度；（2）轉發上級文件或根據上級文件精神制訂的工廠文件；（3）公布體制機構變動或干部任免事項；（4）公布重大經營管理、技術、生活福利等工作的決定；（5）發布有關獎懲決定和通報；（6）其他有關重大事項；

　　3·上行文件主要用于：（1）對上級呈報工作計劃、請示報告、處理決定；外發文主要用于：（2）同相關單位聯系有關重大經營管理、技術、人事、物資供應等事宜。

　　4·在日常經營管理、技術工作中，有關圖紙、技術文件、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應按有關制度辦理，經分管公司領導批準后，由相關業務科室書面或口頭通知執行，一般不用公司文件發布。

　　5·各業務部門如開專題會議所作的決定，一般都不應發文，可以各業務部門名義發會議紀要。

　　6·各業務部門與外單位發生的一般業務聯系，可用各部門的名義對外發函（應各自編號備查）不用公司名義發文。

　　四、發文程序與要求

　　第九條發文程序規定：

　　1·各部門需要發文，應事先向辦公室提出申請；擬搞人應填寫《發文擬稿單》，并詳細寫明文件標題、發送范圍、印刷份數、標定日期；

　　2·草擬文稿必須從公司角度出發，做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡練、標點符號正確、書寫工整。

　　3·辦公室對文稿進行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴重、內容不妥、格式不符的文稿應退回擬稿部門重新擬稿；

　　4·經辦公室審查修改后的文稿，送主管領導核稿（對文稿內容、質量負責）；

　　5·對審核時修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應由擬搞部門重新整理清楚；

　　6·需經會簽的文稿，由辦公室在交付打印前送會簽部門會簽；

　　7·經領導批準簽發后的文稿交辦公室統一編號打印；

　　8·文件打印清樣，應由擬稿人校對，校對人員應在發文稿上簽名；

　　9·文件打字后，由辦公室派專人分發并檢查落實情況。

　　五、文件的借閱和清退

　　第十條各部門有關工作人員因工作需要借閱一般文件，需經本部門負責人同意后辦公室方可借閱。

　　第十一條

　　借閱文件應嚴格履行借閱登記手續，就地閱看，按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。

　　第十二條各部門應指定一位責任心強的同志負責文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。

　　六、文件的立卷與歸檔

　　第十三條文件的歸檔范圍：

　　以公司名義形成的文件統一由辦公室負責歸檔；其它部門日常工作中形成的活動資料，由各業務部門負責立卷歸檔。

　　第十四條立卷要求

　　1·文件立卷應按照內容、名稱、作者、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。

　　2·立卷時，要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。

　　3·要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。

　　4·上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向辦公室移交，清單一式兩份。（交接部門各留存一份備查）。

　　七、文件的銷毀

　　第十五條對于多余、重復、過時和無保存價值的文件，辦公室應定期清理造冊，辦理銷毀手續。

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