進料驗收管理制度
進料驗收管理制度
1.本公司對物料的驗收及入庫均依本辦法作業。
2.待收料。
物料管理收料人員在接到采購部門轉來已核準的“采購單”時，按供應商、物料類別及交貨日期分別依序排列存檔，并于交貨前安排存放的庫位以利收料作業。
3.收料。
(1)內購收料。
①材料進廠后，收料人員必須依“采購單”的內容，核對供應商送來的物料名稱、規格、數量和送貨單及發票并清點數量無誤后，將到貨日期及實收數量填記于“請購單”，辦理收料。
②如發覺所送來的材料與“采購單”上所核準的內容不符時，應及時通知采購部門處理，并通知主管，原則上非“采購單”上所核準的材料不予接受，如采購部門要求收下該批材料時，收料人員應告知主管，并于單據上注明實際收料狀況，并會簽采購部門。
(2)外購收料。
①材料進廠后，物料管理收料人員應立即會同檢驗單位依“裝箱單”及“采購單”開柜(箱)核對材料名稱、規格并清點數量，并將到貨日期及實收數量填于“采購單”。
②開柜(箱)后，如發現所裝載的材料與“裝箱單”或“采購單”所記載的內容不符時，通知辦理進口人員及采購部門處理。
③如發現所裝載的物料有傾覆、破損、變質、受潮……等異常情況時，經初步計算損失將超過5 000元以上者(含)，收料人員應及時通知采購人員聯絡公證處前來公證或通知代理商前來處理，并盡可能維持異常狀態以利公證作業，如未超過5 000元者，則依實際的數量辦理收料，并于“采購單”上注明損失數量及情況。
④對于由公證或代理商確認后，物料管理收料人員開立“索賠處理單”呈主管核實后，送會計部門及采購部門督促辦理。
4.材料待驗。
進廠待驗的材料，必須于物品的外包裝上貼上材料標簽并詳細注明料號、品名規格、數量及入廠日期，且與已檢驗的材料分開儲存，并規劃“待驗區”以作為區分，收料后，收料人員應將每日所收料品匯總填入“進貨日報表”以作為入賬銷單的依據。
5.超交處理。
交貨數量超過“訂購量”部分應予退回，但屬買賣慣例，以重量或長度計算的材料，其超交量在3%(含)以下，由物料管理部門在收料時，在備注欄注明超交數量，經請購部門主管(如科長)同意后，方能收料，并通知采購人員。
6.短交處理。
交貨數量未達訂購數量時，以補足為原則，但經請購部門主管(如科長)同意，可免補交，短交如需補足時，物料管理部門應通知采購部門聯絡供應商處理。
7.急用品收料。
緊急材料于廠商交貨時，若物料管理部門尚未收到“請購單”時，收料人員應先詢問采購部門，確認無誤后，方可依收料作業辦理。
8.材料驗收規范。
為利于材料檢驗收料的作業，質量管理部門應就材料重要性及特性等適時通知使用部門及其他有關部門，依所需的材料質量研訂“材料驗收規范”，呈總經理核準后公布實施，以作為采購及驗收的依據。
9.材料檢驗結果的處理。
(1)檢驗合格的材料，檢驗人員在外包裝上貼合格檢簽，以示區別，物料管理人員再將合格品入庫定位。
(2)不合驗收標準的材料，檢驗人員在物品包裝上貼不合格的標簽，并于“材料檢驗報告表”上注明不合格原因，經主管作出處理對策并轉采購部門處理及通知請購單位，再送回物料管理部門辦理退貨。
10.退貨作業。
對于檢驗不合格的材料退貨時，應開立“材料交運單”并檢附有關的“材料檢驗報告表”呈主管簽認后，將異常材料出廠。
11.實施與修正。
本辦法呈總經理核準后實施，修訂時亦同。
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