公司檔案管理制度

時間：2022-07-25 15:42:29 制度

公司檔案管理制度

　　公司檔案管理制度：

公司檔案管理制度

　　一、文書檔案歸檔制度

　　1.各部門在各項活動中形成的具有價值的文件、材料均屬歸檔范圍，交行政部統一管理。

　　2.各部門形成的文件、材料由兼職檔案員(各部門內勤)收集、審定、整理、立卷。

　　3.歸檔的文件材料應齊全、完整、準確可靠(文件的正文與附件、印件與底稿、請示與批復)無缺頁、破損現象。

　　4.下發文件不僅要在硬盤、軟盤中保存留檔，還應留有書面材料存檔。

　　5.凡歸檔的文件必須留原件存檔，書寫整齊，用毛筆、藍黑色鋼筆、碳素筆抄寫，如有不符合要求的檔案員有權退回原部門重新書寫。

　　6.重要文件如部門需用可進行復印，但原件必須歸檔。

　　7.機關工作人員外出學習、考察、參加會議帶回的文件、一律交辦公室統一登記、立卷、歸檔管理。

　　二、專職檔案工作人員崗位責任制

　　1.認真學習專業知識，貫徹執行《檔案法》、《檔案法實施辦法》，熱愛本職工作，忠于職守，維護黨和國家利益，工作盡職盡責，自覺遵守檔案工作各項規章制度。

　　2.負責公司各種檔案資料的收集、分類、整理、編目、排列、上架、保管、借閱、鑒定、銷毀、移交等工作。檔案質量和工作質量符合“規范”要求。

　　3.負責公司有關部門檔案工作監督指導、業務培訓工作。

　　4.負責檔案庫房各項制度的落實。

　　5.積極提供檔案的利用，充分發揮檔案利用效果，認真總結經驗，為領導決策和機關各項工作提供優質服務。

　　三、兼職檔案工作人員崗位責任制

　　1. 各部門配備一名兼職檔案員，負責本部門文件、材料的收集、整理、歸檔立卷工作。

　　2. 兼職檔案人員要熱愛檔案工作，熟悉業務，工作認真負責，把好案卷質量關，按時完成兼管檔案的任務。

　　3. 兼職檔案員應于次年2月底前，將整理好的檔案向檔案室移交。

　　4. 嚴格執行各項檔案管理制度。

　　5. 接受本公司專職檔案員的監督指導。努力學習檔案業務知識，不斷提高業務水平。

　　四、部門立卷制度

　　1. 凡本部門在各項活動中形成的文件、具有保存價值的資料均屬本部門立卷歸檔范圍。

　　2. 各部門兼職檔案員，負責對本部門的文件資料進行收集、審定、整理、立卷。

　　3. 兼職檔案員要嚴格遵守相關的規章制度及各項檔案管理制度，按綜合檔案室提出的各項要求立卷，保證立卷質量。

　　五、檔案保管制度

　　1. 各門類檔案由綜合檔案室集中統一管理，配備檔案員負責檔案的保管工作。

　　2. 按照檔案管理有關規定，對各類檔案應做到存放合理，排列有序，查找方便。

　　3. 檔案員對室藏檔案材料要經常進行檢查，對已到借閱期限尚未歸還的檔案材料，要及時跟蹤追還，防止丟失。

　　4. 庫房要保持清潔衛生，溫度要經常保持在14—24℃，相對濕度要保持在45—60%，防止危害檔案的現象發生。

　　5. 檔案庫房內做到“八防”即防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲，定期檢查。

　　6. 庫房內嚴禁吸煙，嚴禁存放易燃、易爆危險品，停電時，一律用手電照明，不得使用易燃器具。

　　7、與檔案庫房無關人員一律不得進入，隨時關好庫房門窗，確保安全。

　　六、檔案保密規則

　　1. 檔案工作人員要提高警惕性，遵守保密紀律，堅持原則，認真執行各項制度。

　　2. 凡到綜合檔案室查閱檔案者，都要認真遵守安全保密制度，嚴格履行檔案查閱手續，檔案原則上不準帶出檔案室，確需帶出時須經主管領導批準并在指定時間內歸還檔案室。

　　3. 查閱檔案時，不得翻閱與查閱內容無關的文件材料、無關人員不準進入檔案室。

　　4. 本公司工作人員不準將文件、材料帶進公共場所和其他場所，不準帶回家中，要及時交給檔案管理部門。

　　5. 對于違反保密規定，泄露國家公司機密或造成一定后果者要依據《保密法》的規定，嚴肅處理并追究其責任。

　　七、檔案借閱制度

　　1. 借閱檔案要嚴格遵守檔案管理制度，凡借閱者，應自覺履行借閱手續。

　　2. 凡借閱檔案，需經主管領導批準。外單位人員借閱檔案，應持單位介紹信，經主管領導同意后，方可辦理借閱手續，并在借閱期限內按時歸還。

　　3. 借閱人員對檔案材料妥善保管，注意保密，不得以任何理由轉借他人。

　　4. 借閱人員未經領導批準，不得復印、抄寫檔案資料。

　　5. 檔案管理人員對歸還的借閱材料要認真進行檢查，確認檔案材料完好無損時，方可辦理歸檔手續。對摘抄、復制的檔案材料，經認真核對，正確無誤時，方能簽字蓋章。

　　6. 一旦發現檔案材料在借閱過程中被拆、涂抹或缺失等毀損現象，要及時向主管領導匯報，并追究有關人員的責任。

　　八、其他

　　解釋權歸公司行政人事部。

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