如何進(jìn)行采購(gòu)交期管理
交期是指從采購(gòu)定貨日開(kāi)始至供應(yīng)商送貨日之間的時(shí)間長(zhǎng)短。對(duì)交期的控制和管理可從以下交期組成公式中尋求空間。
交期=行政作業(yè)時(shí)間+原料采購(gòu)時(shí)間+生產(chǎn)制造時(shí)間+運(yùn)送與物流時(shí)間+驗(yàn)收和檢查時(shí)間+其它預(yù)留時(shí)間。
交期條款對(duì)產(chǎn)品總成本將產(chǎn)生直接或間接的影響。
供應(yīng)商的交期分析
何謂交期(Delivery Time)和前置時(shí)間(Lead Time)：
何謂供應(yīng)商交期?供應(yīng)商的交期時(shí)間是如何計(jì)算的?假設(shè)你家的廚房需要重新裝修，你找到一家承包商，除了估價(jià)外，承包商告訴你，向國(guó)外廠商訂購(gòu)的廚具大約需要30天才能到貨，施工需5個(gè)工作日。那么，如果今天就決定直到完工，總共需要35天，其中30天是廚具訂購(gòu)的前置時(shí)間，而承包商給你的交貨期應(yīng)則為35天。
從采購(gòu)的角度來(lái)看，自向供應(yīng)商發(fā)出采購(gòu)訂單直到貨物交到指定地點(diǎn)為止的這段時(shí)間被稱之為采購(gòu)的前置時(shí)間。換句話說(shuō)，從客戶向供應(yīng)商表達(dá)出其需求時(shí)開(kāi)始計(jì)算，直到客戶的需求被完全滿足為止，其中所花費(fèi)的時(shí)間總和便是前置時(shí)間。由此，我們可以觀察出一點(diǎn)，實(shí)際交期的長(zhǎng)短與前置時(shí)間有很大的關(guān)系。基本上，交期是由供應(yīng)商決定而非客戶隨意指定。但是，我們卻能通過(guò)有效的管理方法來(lái)影響整個(gè)交期的長(zhǎng)短。
構(gòu)成交期的基本要件：
交期是由以下六項(xiàng)前置時(shí)間所構(gòu)成，所有前置時(shí)間的總和又稱之為累積前置時(shí)間：
*行政作業(yè)前置時(shí)間
*原料采購(gòu)前置時(shí)間
*生產(chǎn)制造前置時(shí)間
*運(yùn)送前置時(shí)間
*驗(yàn)收檢驗(yàn)前置時(shí)間
*其它零星前置時(shí)間
1.行政作業(yè)前置時(shí)間：行政作業(yè)所包含的時(shí)間是存在于采購(gòu)與供應(yīng)商之間，共同為完成采購(gòu)行為所必需進(jìn)行的文書(shū)及準(zhǔn)備工作。在采購(gòu)方包括了選擇或開(kāi)發(fā)供應(yīng)商;準(zhǔn)備采購(gòu)訂單;取得采購(gòu)授權(quán);簽發(fā)訂單等。在供應(yīng)方則包括采購(gòu)訂單進(jìn)入生產(chǎn)流程;確認(rèn)庫(kù)存;客戶信用調(diào)查;生產(chǎn)能力分析等等。
2.原料采購(gòu)前置時(shí)間：供應(yīng)商為了完成客戶訂單，也需要向他自己的供應(yīng)商采購(gòu)必要的原材料，如塑膠，金屬原料，紙箱等，需要花費(fèi)一定的時(shí)間。在訂單生產(chǎn)型模式下，產(chǎn)品的生產(chǎn)是等收到客戶訂單之后才開(kāi)始的。依訂單生產(chǎn)的形態(tài)，原料的采購(gòu)占總交期時(shí)間相當(dāng)大的比例。另需注意的是，供應(yīng)商的供應(yīng)商也有處理訂單的前置作業(yè)時(shí)間。組合生產(chǎn)模式下，產(chǎn)品的組合生產(chǎn)也是等客戶訂單受到后才開(kāi)始生產(chǎn)，所不同的是一些標(biāo)準(zhǔn)零件或次組裝已事先準(zhǔn)備妥當(dāng)。主要標(biāo)準(zhǔn)零配件，材料和次組裝已在訂單接到之前完成，并放入半成品區(qū)。一旦接到訂單，即可按客戶的要求從標(biāo)準(zhǔn)件或次組裝中快速生產(chǎn)出所需產(chǎn)品。而在存貨生產(chǎn)型模式下，產(chǎn)品在客戶訂單收到前已經(jīng)被作好存入倉(cāng)庫(kù)。次種形態(tài)的生產(chǎn)對(duì)原料采購(gòu)前置時(shí)間的考慮一般很少。通常，下了訂單后就可安排運(yùn)送并知道到貨時(shí)間。
3.生產(chǎn)制造前置時(shí)間：這是供應(yīng)商內(nèi)部的生產(chǎn)線制造出訂單上所定貨物的生產(chǎn)時(shí)間。基本上包括生產(chǎn)線排隊(duì)時(shí)間;準(zhǔn)備時(shí)間;加工時(shí)間;不同工序等候時(shí)間以及物料的搬運(yùn)時(shí)間，其中非連續(xù)性生產(chǎn)中，排隊(duì)時(shí)間占總時(shí)間的一大半。在訂單生產(chǎn)型中，非加工所占時(shí)間較多，所需的交期較長(zhǎng)。雜存貨生產(chǎn)型因生產(chǎn)的產(chǎn)品是為未來(lái)訂單做準(zhǔn)備的，采購(gòu)交期相對(duì)縮短。組合生產(chǎn)型對(duì)少量多樣的需求有快速反應(yīng)的能力。交期較存貨生產(chǎn)型為長(zhǎng)，較訂單生產(chǎn)型則短。
4.運(yùn)送前置時(shí)間：當(dāng)訂單完成后，將貨物從供應(yīng)商的生產(chǎn)地送到客戶指定交貨點(diǎn)所花費(fèi)的時(shí)間為運(yùn)送前置時(shí)間。運(yùn)送時(shí)間的長(zhǎng)短與供應(yīng)商和客戶之間的距離;交貨頻率;以及運(yùn)輸方式有直接關(guān)系。
5.驗(yàn)收與檢驗(yàn)前置時(shí)間：該時(shí)間包括：*卸貨與檢查：主要在檢查是否有不完整的出貨;數(shù)量是否有誤;有否明顯的包裝損壞。*拆箱檢驗(yàn)：確認(rèn)交貨物品是否與訂單一直致;同時(shí)檢查數(shù)量與外觀瑕疵。*完成驗(yàn)收文件*將物品搬運(yùn)到適當(dāng)?shù)攸c(diǎn)。
6.其它零星的前置時(shí)間：包括一些不可預(yù)計(jì)的外部或內(nèi)部因素所造成的延誤以及供應(yīng)商預(yù)留的緩沖時(shí)間。
交期的代價(jià)
每一周的交期將使采購(gòu)成本增加1.5%，作為采購(gòu)人員，你有沒(méi)有算過(guò)這筆帳?
催貨，對(duì)采購(gòu)人員來(lái)說(shuō)是再普通不過(guò)的事情了。有些采購(gòu)人員甚至要花費(fèi)五分之一的工作時(shí)間在收效甚微的催貨上，自己卻渾然不知。事實(shí)上，占用采購(gòu)人員時(shí)間還算事小，重要的是交貨期長(zhǎng)短本身在無(wú)形中會(huì)對(duì)采購(gòu)成本產(chǎn)生不小的影響。
據(jù)國(guó)外資料統(tǒng)計(jì)，交貨期對(duì)采購(gòu)成本造成的影響是：每一周的交期將使采購(gòu)成本增加1.5%。也就是說(shuō)，單價(jià)10元的產(chǎn)品交期若為一周，則實(shí)際對(duì)該產(chǎn)品的采購(gòu)成本應(yīng)為10.15元。這額外的成本來(lái)源于供應(yīng)商交貨期對(duì)采購(gòu)方的安全庫(kù)存等因素所帶來(lái)的附加成本。通常，供應(yīng)商交貨期越長(zhǎng)，購(gòu)買方的安全庫(kù)存量也越大，由此產(chǎn)生的庫(kù)存成本;管理成本;風(fēng)險(xiǎn)成本;資金成本也越高。
讓我們來(lái)舉例說(shuō)明上述情況：
現(xiàn)有X公司每年因生產(chǎn)需要而訂購(gòu)Y零件100，000只，來(lái)自A，B，C三家供應(yīng)商的報(bào)價(jià)以及他們的交期和不同交期產(chǎn)生的附加采購(gòu)成本分析如下：供應(yīng)商報(bào)價(jià)(單價(jià)，元)交貨期X公司實(shí)際采購(gòu)成本年采購(gòu)總額(元)
A 14.00 1周14.00x(1+1.5%x1)=14.21 1421000
B 13.50 6周13.50x(1+1.5%x6)=14.715 1471500
C 13.20 10周13.20x(1+1.5%x10)=15.18 1518000
不難看出，如此一來(lái)一去X公司光在Y零件的年采購(gòu)總額就要相差5到10萬(wàn)元之多。真是“小洞不補(bǔ)，大洞吃苦”。
從表面上看似乎C公司最有優(yōu)勢(shì)，采購(gòu)人員也往往更重視報(bào)價(jià)而忽視了其它因素。由此可見(jiàn)，采購(gòu)成本的考量要從總成本出發(fā);另一方面，如果你用這種方法同你的供應(yīng)商進(jìn)行議價(jià)，不但可以幫助你獲取更好的價(jià)格，更能促使供應(yīng)商真正有效地去改善他們的交貨期，從而買賣雙方達(dá)成互利雙贏的長(zhǎng)期合作關(guān)系
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