采購管理成功運(yùn)作5要素
過去，采購成本的節(jié)省主要通過壓價來實(shí)現(xiàn)。到了今天，在產(chǎn)品盈利幅度減少的情況下，企業(yè)壓價的空間就減少了。要想大幅度地降低企業(yè)的采購成本不能再停留在價格上，而是要把采購的所有環(huán)節(jié)有效地管理起來，向管理要績效。下面跟小編介紹一下降低采購成本的5大采購管理要素：
很多企業(yè)都把降低采購成本作為節(jié)省企業(yè)運(yùn)營成本的重要方法。一般來說，采購成本占到企業(yè)運(yùn)營成本的60%作用。如果能把采購成本降低10%或更多，那么就相當(dāng)于企業(yè)盈利額上升了一大筆。
一、數(shù)量就是力量
這是談判課程中基本的原理。買方的采購批量是買方在談判中的最大優(yōu)勢，但具體如何合理運(yùn)用這個優(yōu)勢，卻取決于不同的采購戰(zhàn)略。對于某些生產(chǎn)資料的采購，其采購批量上的優(yōu)勢是相當(dāng)明顯的。為了維持價格的競爭性，同時也為了分散風(fēng)險，常常要維持兩到三個供應(yīng)商。
另外一方面，某些物料的采購，尤其是品種繁多的低值物品，單項(xiàng)商品的采購規(guī)模并不一定很大。如果仍然采取分散采購，則是自己削減自己的優(yōu)勢。這種情況下可以將同類商品，甚至不同類的商品進(jìn)行合并采購，從而提升談判的力量。
試想，如果我們有近百項(xiàng)年采購量在幾千元左右的商品，如果單獨(dú)采購各項(xiàng)產(chǎn)品，將沒有一項(xiàng)可獲得采購優(yōu)勢，而且因?yàn)橐c數(shù)百個不同的供應(yīng)商交易，廠商的采購成本也是相當(dāng)巨大的。但是如果能將這千項(xiàng)物品集中從一兩個供應(yīng)商那里采購，該廠商就是年采購量數(shù)十萬元的大客戶，沒有一個供應(yīng)商會忽視我們的存在。
二、選擇綜合性供應(yīng)商
如果我們要合并采購項(xiàng)目，有時一個具有綜合能力的中小型公司可能更能滿足我們買方的需要。對單一物料的制造商而言，單一客戶的采購量未必很大。雖然他們具有成本優(yōu)勢，但其提供給我們買方的未必就是最好的價格，并且他們很少有為單獨(dú)為某一客戶儲備大量的庫存。
相比之下，通過服務(wù)靈活的綜合性供應(yīng)商進(jìn)行采購時，買方龐大的采購批量往往能夠獲得特別的折扣，我們買方可以要求供應(yīng)商儲備一定的庫存量，從而將自己的庫存削減到最小。而當(dāng)我們買方由于生產(chǎn)計(jì)劃波動等原因而取消某些物料的采購訂單時，因?yàn)榇蟛糠謳齑娣旁诠⿷?yīng)商那里，這部分損失可以和供應(yīng)商一起分擔(dān)，而且供應(yīng)商還可以通過自己的銷售渠道把這些多余的庫存銷售給其他客戶。
在供應(yīng)商庫存管理的支持下，企業(yè)生產(chǎn)在物料供應(yīng)上也就有了保障。不僅如此，供應(yīng)商通過增加庫存和提供額外服務(wù)等手段，也可以與我們結(jié)成相當(dāng)緊密的伙伴關(guān)系。供應(yīng)商通過大批量的商品進(jìn)出，實(shí)現(xiàn)薄利多銷的目的;而當(dāng)客戶有其他的需求時，他們也往往會成為首選供應(yīng)商。這是實(shí)際上是一個雙贏的局面。
三、近地域采購
運(yùn)輸?shù)臅r間和成本在物料采購中的作用不可低估。物料的交貨期中大約有四分之一的時間是被用在了運(yùn)輸上。特別是一些低價值產(chǎn)品，長途運(yùn)輸無疑將增加采購的成本，有時甚至可能超過物料本身的價值。實(shí)際上很多廠商都注意到了這點(diǎn)。
例如，諾基亞在建設(shè)北京經(jīng)濟(jì)技術(shù)開發(fā)區(qū)的星網(wǎng)工業(yè)園工程中，也邀請了他們的主板、電池、機(jī)殼等主要物料供應(yīng)商在開發(fā)區(qū)建廠。在整個星網(wǎng)工業(yè)園中，諾基亞的物料可以做到隨用隨取，基本實(shí)現(xiàn)了零庫存
四、采購管理系統(tǒng)的運(yùn)用
采購管理系統(tǒng)的應(yīng)用無疑可以提高企業(yè)使用各種資源的效率。對于我們目前的情況來看，雖然沒有實(shí)現(xiàn)完全的電子化管理，但是已經(jīng)初步實(shí)現(xiàn)了電腦信息化管理，部門內(nèi)部通過局域網(wǎng)的信息和資源互通互享，可以提高運(yùn)作的速度，減少出錯率，增強(qiáng)計(jì)劃的準(zhǔn)確性，從而帶來采購成本的相應(yīng)下降。
五、誠信的工作態(tài)度
“動蕩經(jīng)濟(jì)”的到來使競爭法則從公司之間的競爭轉(zhuǎn)為供應(yīng)鏈聯(lián)盟之間的競爭。良好的供應(yīng)商關(guān)系是構(gòu)建供應(yīng)鏈聯(lián)盟的基礎(chǔ)，供應(yīng)商關(guān)系管理因而成為決定企業(yè)競爭力的重要因素。
良好的供應(yīng)商關(guān)系是通過誠信互利的合作達(dá)到的。良好的信用紀(jì)錄可以極大地提升采購方在談判中的地位，采購員在向供應(yīng)商要求更合理的采購條件時也不會難于啟齒。
同時，良好的供應(yīng)商關(guān)系常常可以使買方在物料短缺時仍能以相對合理的價格及時得到供貨，在供應(yīng)充裕時又可以獲得相當(dāng)優(yōu)惠的價格。
物資采購管理
物資會計(jì)崗位職責(zé)
1.對所購物資進(jìn)行清點(diǎn)驗(yàn)收，辦理入庫手續(xù);
2.根據(jù)工程部人員開具的出庫單，辦理出庫手續(xù);
3.依據(jù)“入庫單”與“出庫單”登記“庫存物資明細(xì)帳”;每月25-30日辦理結(jié)帳;
4.月末與庫管員、財(cái)務(wù)資產(chǎn)部一同對庫房物資進(jìn)行盤點(diǎn)(月度庫存物資盤點(diǎn));
5.每半年對固定資產(chǎn)盤點(diǎn)和每季度對工器具進(jìn)行盤點(diǎn)，編制盤點(diǎn)報告;
6.公司交辦的其他事項(xiàng)。
任職要求：
1.性格穩(wěn)重、可承受一定的工作壓力;
2.有庫房管理經(jīng)驗(yàn)者優(yōu)先考慮;3.工作認(rèn)真、有責(zé)任心。
物資會計(jì)崗位職責(zé)描述
崗位職責(zé)：
1、分公司資產(chǎn)管理，包括存貨、樣機(jī)等;
2、資產(chǎn)賬務(wù)處理，包括SAP系統(tǒng)收、發(fā)貨過賬;
3、SAP訂單管理，包括各類退貨訂單、樣機(jī)結(jié)算訂單、寄售結(jié)算訂單等;
4、編制相關(guān)財(cái)務(wù)報表;
5、財(cái)務(wù)總監(jiān)安排的其他工作。
任職要求：
1、本科學(xué)歷，會計(jì)學(xué)專業(yè);
2、熟練掌握財(cái)務(wù)辦公軟件以及相關(guān)辦公軟件的使用;
工作細(xì)心，吃苦耐勞，穩(wěn)重大方。
材料會計(jì)崗位職責(zé)
材料會計(jì)是負(fù)責(zé)材料的出入庫，每月月底和倉庫保管核對出入庫賬目，提供材料報表的會計(jì)工作人員。其實(shí)主要崗位職責(zé)就是依法核算材料，其工作流程包括收料，計(jì)算加權(quán)平均價格，發(fā)料，結(jié)材料明細(xì)賬，盤點(diǎn)。工作難點(diǎn)在材料采購的實(shí)物與發(fā)票不同步等四個方面。
1、按記帳規(guī)則結(jié)算、記帳，做到數(shù)字準(zhǔn)確、上報及時。
2、負(fù)責(zé)外調(diào)材料的劃價及積壓物資的調(diào)整。
3、接受各單位材料計(jì)劃要有記錄，要整理存檔，匯總各項(xiàng)材料。
4、填寫到貨物資的驗(yàn)收單，填制驗(yàn)收單據(jù)，報帳付款。
5、根據(jù)工程項(xiàng)目的材料計(jì)劃，按工程進(jìn)度，限額開單發(fā)料。
6、建立各項(xiàng)單項(xiàng)工程材料消耗臺帳及庫存表。
企業(yè)負(fù)責(zé)人的財(cái)務(wù)管理職責(zé)
認(rèn)真貫徹執(zhí)行國家財(cái)經(jīng)法規(guī)、制度，督促財(cái)務(wù)部門執(zhí)行“企業(yè)會計(jì)制度”加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理和經(jīng)濟(jì)效益。
1.企業(yè)內(nèi)部財(cái)務(wù)管理機(jī)構(gòu)的設(shè)置。
2.組織擬定企業(yè)內(nèi)部財(cái)務(wù)管理辦法。推行工作令號核算體系。
3.根據(jù)企業(yè)編制的財(cái)務(wù)預(yù)算方案組織企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營。
4.督促財(cái)務(wù)部門準(zhǔn)確核算，如實(shí)反映企業(yè)財(cái)務(wù)狀況，依法計(jì)算和繳納國家稅收，保證投資者權(quán)益不受侵犯。
5.支持會計(jì)人員依法行使職權(quán)自覺接受上級部門、財(cái)政、稅收、銀行、審計(jì)機(jī)關(guān)的財(cái)務(wù)檢查和監(jiān)督。
物資采購管理細(xì)則
第一章 總則
第一條 為了加強(qiáng)公司（以下簡稱公司）的工程物資采購管理，規(guī)范工程物資采購工作的程序和標(biāo)準(zhǔn)，防范和降低工程物資采購中的風(fēng)險，保障公司經(jīng)營的效率和效益，根據(jù)《內(nèi)部會計(jì)控制規(guī)范———采購與付款》等法規(guī)的相關(guān)規(guī)定，特制定本制度。
第二條 本制度中的工程物資是指公司開發(fā)項(xiàng)目所需要的、由公司采購的材料和設(shè)備，包括：工程材料、工程用設(shè)備、工程用施工設(shè)備。公司購買的管理用固定資產(chǎn)和低值易耗品不包含在本制度管理范圍內(nèi)。
第三條 本制度適用于公司開發(fā)的所有項(xiàng)目。
第二章 部門設(shè)置與職責(zé)分工
第四條 需求部門
負(fù)責(zé)各工程項(xiàng)目開發(fā)、建設(shè)和后期管理的部門是工程物資的需求部門，負(fù)責(zé)審核確認(rèn)施工單位提出的物資需求長期規(guī)劃和物資需求申請、及時提交物資長期需求規(guī)劃和近期需求申請、審核供應(yīng)商、與供應(yīng)商技術(shù)交流、物資驗(yàn)收和物資后續(xù)管理等工作。
第五條 采購執(zhí)行部門
物資部是工程物資采購的執(zhí)行部門，負(fù)責(zé)按照需求部門的計(jì)劃組織采購、采購合同管理、監(jiān)督供應(yīng)商執(zhí)行狀況、工程物資采購信息傳遞、物資驗(yàn)收和交接、建立采購臺賬、建立合格供應(yīng)商檔案、提出采購付款申請等工作。
第六條 采購審核部門
集團(tuán)供應(yīng)公司是工程材料采購價格的審核部門，負(fù)責(zé)收集并依據(jù)公司采購的歷史價格、外部市場價格、專業(yè)機(jī)構(gòu)提供的價格等可比較信息對采購價格進(jìn)行獨(dú)立審核。
第七條 采購審批部門
按照集團(tuán)公司的采購審批程序執(zhí)行。
第八條 采購監(jiān)督部門
簽證部是工程物資采購工作的監(jiān)督部門，負(fù)責(zé)對采購內(nèi)部控制、采購工作執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督。
合同部、財(cái)務(wù)部對采購付款情況進(jìn)行監(jiān)督。
第三章 采購程序與工作標(biāo)準(zhǔn)
第九條 月度采購計(jì)劃
需求部門每月根據(jù)工程設(shè)計(jì)和施工進(jìn)度編制《月度物資需求計(jì)劃》，每月按時將計(jì)劃提交給物資部。物資部根據(jù)上報的計(jì)劃，進(jìn)行匯總，形成《月度采購計(jì)劃》，報公司計(jì)劃會議審閱。審閱通過后，物資部根據(jù)《月度物資采購計(jì)劃》套用計(jì)劃或定額價格提出資金支付計(jì)劃，提交資金管理部落實(shí)采購資金，并統(tǒng)籌做好人員安排、時間安排等采購準(zhǔn)備工作。
第十條 需求申請
1、需求部門根據(jù)《月度物資需求計(jì)劃《按照統(tǒng)一格式編制《物資需求申請表》。《物資需求申請》應(yīng)分類填寫，按照施工單位和類別連續(xù)編號，要求內(nèi)容準(zhǔn)確、明晰、完整，需求部門對申請的正確性和合理性負(fù)責(zé)。
2、需求部門應(yīng)在以下規(guī)定時間內(nèi)分別上報給物資部。
采購管理的程序
1.目的
確保采購過程和采購物料符合規(guī)定的要求。
2.范圍
本程序適用于所有原輔材料、燃料及常用物品的采購過程和委托加工等過程。
3.職責(zé)
3.1生產(chǎn)管理部督導(dǎo)供應(yīng)中心和各工廠的采購管理按本程序要求實(shí)施。
3.2供應(yīng)中心采購機(jī)電設(shè)備、零部件、五金工具、潤滑油脂、金屬材料、建筑材料、包裝材料、外加工件、實(shí)驗(yàn)用品、辦公用品、勞保用品等。
3.3各工廠采購各種原輔材料。
4.工作過程和方法
4.1計(jì)劃采購
4.1.1供應(yīng)中心每年初制定《常用物資存貨計(jì)劃》，明確規(guī)劃出安全存量、訂購數(shù)量等。
4.1.2專用機(jī)電設(shè)備、零部件和各種物資的采購由各工廠于月初制定《采購申請單》，經(jīng)主管審核，副廠長批準(zhǔn)后，送供應(yīng)中心。
4.1.3供應(yīng)中心根據(jù)《常用物資存貨計(jì)劃》和各工廠的《采購申請單》，與供應(yīng)商簽定供貨合同，并實(shí)施采購。
4.1.4各工廠根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃，與供應(yīng)商簽定供貨合同。生產(chǎn)科根據(jù)合同、生產(chǎn)進(jìn)度和庫存情況實(shí)施采購。
4.1.5供應(yīng)中心和各工廠應(yīng)與供應(yīng)商保持有效溝通，確保物資適時、適質(zhì)、適地、適量、適價到達(dá)。
4.2臨時采購
臨時需要的物資，由各工廠填寫《采購申請單》，經(jīng)主管審核，副廠長批準(zhǔn)后，送供應(yīng)中心實(shí)施采購。
4.3委托加工
4.3.1當(dāng)本工廠無法加工、達(dá)不到加工要求或外協(xié)加工更便宜時，可將物資委托供應(yīng)商加工。
4.3.2由使用單位提供詳細(xì)準(zhǔn)確的加工要求和《采購申請單》，經(jīng)主管審核，副廠長批準(zhǔn)后，送供應(yīng)中心聯(lián)絡(luò)外協(xié)加工。
4.4供應(yīng)中心若對請購內(nèi)容不明、一時采購不到所需的物品或采購價格與各工廠預(yù)算價格差異較大時，應(yīng)主動同各工廠及時溝通協(xié)調(diào)，必要時報生產(chǎn)副總裁處理。
4.5采購物資到貨時，供應(yīng)中心應(yīng)及時通知使用單位驗(yàn)收、領(lǐng)用。
4.6生產(chǎn)管理部督導(dǎo)供應(yīng)中心和各工廠的采購管理按本程序要求實(shí)施，對出現(xiàn)的問題及時處理，必要時向生產(chǎn)副總裁反饋。
5.相關(guān)文件
5.1《供應(yīng)商管理程序》
6.使用記錄
6.1《采購合同》
6.2《采購申請單》
6.3《常用物資存貨計(jì)劃》
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