出口貿(mào)易跟單員的工作流程
導(dǎo)語：隨著國際貿(mào)易的發(fā)展，貿(mào)易方式亦日趨多樣化。除采用逐筆售定的方式外，還有包銷、代理、寄售、拍賣、招投標(biāo)、期貨交易、對銷貿(mào)易等。
一、跟單員跟單工作流程
1、外貿(mào)公司跟單工作流程：
1)選擇生產(chǎn)工廠
2)簽訂收購合同
3)籌備貨物
4)查貨
5)商檢客檢
6)訂艙裝船
7)貨物進(jìn)倉
8)報(bào)關(guān)出口
9)貨款到賬
2、生產(chǎn)企業(yè)跟單工作流程：
1)推銷公司產(chǎn)品
2)簽訂外銷合同
3)生產(chǎn)備貨
4)查貨(自查)
5)商檢(客檢)
6)訂艙裝船
7)貨物進(jìn)倉
8)報(bào)關(guān)出口
9)貨款到賬
二、出口貿(mào)易一般流程
(一)選擇供應(yīng)商或生產(chǎn)企業(yè)
在選擇供應(yīng)商或生產(chǎn)企業(yè)時(shí)，需要注重考察生產(chǎn)企業(yè)的資信，是否具有生產(chǎn)能力，能否保證質(zhì)量、保證按期交貨，產(chǎn)品是否有對外貿(mào)易的競爭力等。
(二)生產(chǎn)企業(yè)推銷本企業(yè)產(chǎn)品出口
這一過程中，跟單員的主要工作內(nèi)容有：
1、了解目標(biāo)市場的需求特點(diǎn)和客戶采購偏好;
2、了解并掌握公司產(chǎn)品的主要性能、工藝、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、原材料構(gòu)成、生產(chǎn)周期等;
3、了解并掌握公司產(chǎn)品的包裝材料和包裝方法;
4、了解并掌握公司產(chǎn)品的裝率、集裝箱可裝數(shù)量;
5、掌握公司產(chǎn)品的價(jià)格和相關(guān)原材料價(jià)格;
6、了解近期本幣對外幣的兌換價(jià)格及變化趨勢，即匯率和變化趨勢。
(三)建立對外業(yè)務(wù)關(guān)系，確定出口貿(mào)易對象
建立業(yè)務(wù)關(guān)系可能通過信函、電子商務(wù)、電子郵件、傳真、參加國內(nèi)外各種交易會和展覽會、我駐外的使領(lǐng)館、商會、企業(yè)名錄、報(bào)紙雜志上的廣告等途徑搜尋或結(jié)識國外客戶。
(四)洽談業(yè)務(wù)
洽談業(yè)務(wù)是指買賣雙方就某一種商品進(jìn)行洽談，內(nèi)容包括價(jià)格及價(jià)格條件、貨物的技術(shù)規(guī)格、包裝、貨款的支付方式和時(shí)間、運(yùn)輸方式、爭議的解決方式和地點(diǎn)、貨物數(shù)量、交貨時(shí)間、保險(xiǎn)、貨物的檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)和地點(diǎn)等。洽談業(yè)務(wù)可以通過信件、傳真、電子郵件等不見面的洽談方式，也可以采用和客戶見面洽談的方式。在洽談業(yè)務(wù)前必須事前作好充分準(zhǔn)備。
(五)簽訂對外合同
跟單員在這個(gè)階段，通常是輔助外貿(mào)業(yè)務(wù)員做好以下主要工作：
1、整理雙方達(dá)成的事項(xiàng)內(nèi)容;
2、將客戶的工藝單和要求轉(zhuǎn)換為本公司的制造工藝單;
3、落實(shí)生產(chǎn)企業(yè)(車間)，并完成確認(rèn)樣;
4、檢查確認(rèn)樣，將符合客戶或工藝單要求的樣品寄送客戶，等待確認(rèn)消息;
5、根據(jù)客戶的確認(rèn)意見，改進(jìn)確認(rèn)樣，直至客戶確認(rèn)樣品;
6、做好合同項(xiàng)下訂單生產(chǎn)的一切準(zhǔn)備工作等。
(六)買方開立信用證
外貿(mào)合同中若確定是以信用證方式結(jié)算貨款，賣方(出口方)在簽訂外貿(mào)合同后，應(yīng)及時(shí)將開證資料(內(nèi)容包括出口方的開戶銀行名稱、地址、SWIFT號碼等資料)通知買方，買方應(yīng)嚴(yán)格按照合同的各項(xiàng)約定按時(shí)開立信用證，這也是買方履約的前提。
賣方在收到買方開立的信用證后，首先要根據(jù)合同審核信用證。
信用證是依據(jù)合同開立的，信用證內(nèi)容應(yīng)該是與合同條款一致的。但在實(shí)踐中，由于種種因素，如工作的疏忽、電文傳遞的錯(cuò)誤、貿(mào)易習(xí)慣的不同、市場行情的變化或進(jìn)口商有意用開證的主動(dòng)權(quán)加列有利于他方利益的條款等，往往會出現(xiàn)開立的信用證條款與合同規(guī)定不符。為確保收匯安全和合同順利執(zhí)行，防止導(dǎo)致經(jīng)濟(jì)上和政治上對我不應(yīng)有的損失，我們應(yīng)該在國家對外政策的指導(dǎo)下，對不同國家、不同地區(qū)以及不同銀行的來證，依據(jù)合同進(jìn)行認(rèn)真的核對與審查。
在實(shí)際業(yè)務(wù)中，銀行和進(jìn)出口公司共同承擔(dān)審證任務(wù)。其中，銀行著重審核開證行的政治背景、資信能力、付款責(zé)任和索匯路線等方面的內(nèi)容，進(jìn)出口公司則著重審核的內(nèi)容一般應(yīng)包括以下幾個(gè)方面：
a. 政治性的審查：來證國家必須是與我國有經(jīng)濟(jì)往來的國家和地區(qū)，應(yīng)拒絕接受與我國無往來關(guān)系的國家和地區(qū)的來證。
來證各項(xiàng)內(nèi)容應(yīng)符合我國方針政策，不得有歧視性內(nèi)容，否則應(yīng)根據(jù)不同情況向開證行交涉。
b. 開證銀行資信的審查：為了保證安全收匯，對開證行所在國家的政經(jīng)濟(jì)狀況、開證行的資信、經(jīng)營作風(fēng)等必須進(jìn)行審查，對于資信不佳的銀行，應(yīng)酌情采取適當(dāng)措施。
c. 對信用證的性質(zhì)與開證行付款責(zé)任的審查：來證應(yīng)標(biāo)明“不可撤銷”的字樣。同時(shí)要證內(nèi)載有開證保證付款的文句。
上述3點(diǎn)，也是銀行審證的重點(diǎn)，進(jìn)出口公司只作復(fù)核性審查。
d. 對信用證金額與貨幣的審查：信用證金額應(yīng)以合同金額相一致。如合同訂有溢短裝條款，信用證金額應(yīng)包括溢短部分的金額。信用證金額中單價(jià)與總值要填寫正確，大、小寫并用。來證所采用的貨幣應(yīng)與合同規(guī)定相一致。如來自與我國訂有支付協(xié)定的國家，使用貨幣應(yīng)與支付協(xié)定規(guī)定相符。
e. 對商品的品質(zhì)、規(guī)格、數(shù)量、包裝等條款的審查：證中有關(guān)商品貨名、規(guī)格、數(shù)量包裝、單價(jià)等項(xiàng)內(nèi)容必須和合同規(guī)定相符，特別是要注意有無另外的特殊條款，應(yīng)結(jié)合合同內(nèi)容認(rèn)真研究，做出能否接受、或是否修改的決策。
f. 對信用證規(guī)定的裝運(yùn)期、有效期和到期地點(diǎn)的審查：裝運(yùn)期必須與合同規(guī)定一致，如國外來證晚，無法按期裝動(dòng)，應(yīng)及時(shí)電請國外買方延展裝期限。信用證有效期一般應(yīng)與裝動(dòng)期有一定的合理間隔，以便在裝動(dòng)貨物后有足夠時(shí)間辦理制單結(jié)匯工作。關(guān)于信用證的到期地點(diǎn)，通常要求在中國境內(nèi)到期，如信用證將到期地點(diǎn)規(guī)定在國外，或國外銀行的柜臺等，我們不易掌握國外銀行收到單據(jù)的確切日期，這不僅影響收匯時(shí)間，而且容易引糾紛，故一般不宜接受。
g. 對單據(jù)的審查：對于來證中要求提供的單據(jù)種類和份數(shù)及填制方法等，要進(jìn)行仔細(xì)審核，如發(fā)現(xiàn)有不正常的規(guī)定，例如要求商業(yè)發(fā)票或產(chǎn)地證明須由國外第三者簽證以及提單上的目的港后面加上指定碼頭等字樣，都應(yīng)慎重對待。
h. 對其他特殊條款的審查：審證時(shí)，除對上述內(nèi)容進(jìn)行仔細(xì)審核外，有時(shí)信用證內(nèi)加列許多特殊條款(SPECIAL CONDITION)，如指定船籍、船齡等條款，或不準(zhǔn)在某個(gè)港口轉(zhuǎn)船等，一般不應(yīng)輕易接受，但若對我無關(guān)緊要，尚且也可辦到，則也可酌情靈活掌握。
(七)簽訂內(nèi)貿(mào)收購合同
在確定生產(chǎn)企業(yè)后，需要對某個(gè)商品的生產(chǎn)規(guī)格、價(jià)格、數(shù)量、質(zhì)量、交貨時(shí)間等作出具體的約定，并以書面形式記載，由生產(chǎn)企業(yè)(供貨方)和收購方的法人授權(quán)代表在合同上簽字蓋公章，以示合同生效。
(八)履行合同
在出口合同的履行過程中包括備貨、催證、審證、改證、租船訂艙、報(bào)關(guān)、報(bào)驗(yàn)、保險(xiǎn)、裝船和制單結(jié)匯等多種環(huán)節(jié)。其中又以貨(備貨)、證(催證、審證、改證)、船(租船訂艙)、款(制單結(jié)匯)4個(gè)環(huán)節(jié)最為重要。
1、貨
(1)備貨
備貨是進(jìn)出口公司根據(jù)合同和信用證規(guī)定，向生產(chǎn)加工及倉儲部門下達(dá)聯(lián)系單(有些公司稱其為加工通知單、或信用證分析單等)要求有關(guān)部門按聯(lián)系單的要求，對應(yīng)交的貨物進(jìn)行清點(diǎn)、加工整理、刷制運(yùn)輸標(biāo)志以及辦理申報(bào)檢驗(yàn)和領(lǐng)證等項(xiàng)工作。聯(lián)系單是各個(gè)部門進(jìn)行備貨、出運(yùn)、制單結(jié)匯的共同依據(jù)。
(2)報(bào)驗(yàn)
凡屬國家規(guī)定，或合同規(guī)定必經(jīng)中國進(jìn)出口商品檢驗(yàn)局檢驗(yàn)出證的商品，在貨物備齊后，應(yīng)向商品檢驗(yàn)局申請檢驗(yàn)，只有取得商檢局發(fā)給合格的檢驗(yàn)證書(“出境貨物通關(guān)單”和“出境貨物換證憑條”)，海關(guān)才準(zhǔn)放行。凡經(jīng)檢驗(yàn)不合格的貨物，一律不得出口。
2、證
(1)催證
如果在出口合同中買賣雙方約定采用信用證方式，買方應(yīng)嚴(yán)格按照合同的規(guī)定按開立信用證，這是賣方履約的前提。但在實(shí)際業(yè)務(wù)中，有時(shí)國外進(jìn)口商在市場發(fā)生變化或資金發(fā)生短缺的情況時(shí)，往往會拖延開證。對此，我們應(yīng)催促對方迅速辦理開證手續(xù)。特別是大宗商品交易或買方要求而特制的商品交易，更應(yīng)結(jié)合備貨情況及時(shí)進(jìn)行催證。必要時(shí)，也可請我駐外機(jī)構(gòu)或中國銀行協(xié)助代為催證。
(2)審證
(3)改證
在辦理改證工作中，凡需要修改的各項(xiàng)內(nèi)容，應(yīng)做到一次向國外客戶提出，盡量避免由于我們考慮不周而多次提出修改要求。否則，不僅增加雙方的手續(xù)和費(fèi)用，而且對外造成不良影響。其次，對不可撤銷信用證中任何條款的修改，都必須在有關(guān)當(dāng)事人全部同意后才能生效，這是各國銀行公認(rèn)的慣例。
3、船
(1)租船訂艙
在C.I.F.或C.F.R.條件下，租船訂艙是賣方的主要職責(zé)之一。
跟單員在這個(gè)階段，必須做好以下主要工作：
a. 物流運(yùn)輸?shù)母櫋?/p>
b. 報(bào)告最后可出口產(chǎn)品情況。
c. 如果是全程跟單，則需要向貨代或船務(wù)代理辦理租船訂艙。
(2)報(bào)關(guān)
報(bào)關(guān)是指進(jìn)出口貨物裝船出運(yùn)前，向海關(guān)申報(bào)的手續(xù)。按照我國海關(guān)法規(guī)定：凡是進(jìn)出國境的貨物，必須經(jīng)由設(shè)有海關(guān)的港口、車站、國際航空站報(bào)關(guān)出口，并由貨物所有人向海關(guān)申報(bào)，經(jīng)過海關(guān)放行后，貨物才可提取或者裝船出口。
(3)投保
凡是按C.I.F.價(jià)格成交的出口合同，賣方在裝船前，須及時(shí)向中國人民保險(xiǎn)公司辦理投保手續(xù)，填制投保單。出口商品的投保手續(xù)一般都是逐筆辦理的。投保人在投保時(shí)應(yīng)將貨物名稱、保額、運(yùn)輸路線、運(yùn)輸工具、開航日期、投保險(xiǎn)別等一一列明。
4、 款：制單結(jié)匯
在這一階段中，跟單員必須了解交單議付所需要的單證的種類，從哪里能得到這些單證;有了單證之后還需要對單證進(jìn)行整理，為正確及時(shí)制作結(jié)匯單證創(chuàng)造條件。
(九)外匯核銷與出口退稅
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