新形勢(shì)下閉環(huán)管理與煤炭銷售
閉環(huán)式管理由平衡計(jì)分卡創(chuàng)始羅伯特·卡普蘭(RobertS.Kaplan)和戴維·諾頓(DavidP.Norton)在《閉環(huán)式管理：從戰(zhàn)略到運(yùn)營(yíng)》一文中提出。所謂的閉環(huán)管理指的是，一個(gè)問(wèn)題發(fā)生，只有進(jìn)行了有效解決后，才能算是功德圓滿。概言之，其實(shí)就是企業(yè)管理中有規(guī)劃、有布置、有落實(shí)、有檢查、有反饋、有改進(jìn)一個(gè)閉合的環(huán)式管理。閉環(huán)管理的目的是要絕對(duì)避免解決故障問(wèn)題時(shí)互相推諉，以致不了了之的情況發(fā)生，最大限度地排除事故隱患。
一、閉環(huán)管理的程序和原則
1.閉環(huán)管理的程序是：(1)確立控制標(biāo)準(zhǔn);(2)評(píng)定活動(dòng)成效;(3)糾正錯(cuò)誤手段，消除偏離標(biāo)準(zhǔn)和計(jì)劃的情況。
2.為不斷提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益，在實(shí)行閉環(huán)管理的過(guò)程中應(yīng)堅(jiān)持以下原則：(1)系統(tǒng)整體性。強(qiáng)調(diào)局部服從全局;(2)高質(zhì)量。嚴(yán)格按質(zhì)量控制體系，創(chuàng)品牌，擴(kuò)大產(chǎn)品銷路;(3)強(qiáng)化營(yíng)銷。加強(qiáng)營(yíng)銷和貨幣回籠，努力使產(chǎn)銷率和貨款回籠率達(dá)到100%;(4)全方位。所有部門(mén)都納入閉環(huán)管理范圍，不留缺口;(5)明確責(zé)職。即什么事情由哪個(gè)部門(mén)或人員去辦，按照什么標(biāo)準(zhǔn)去辦，從后果中找出原因，加以封閉，杜絕同一性質(zhì)的失誤或偏差再度發(fā)生，使閉環(huán)管理在循環(huán)中產(chǎn)生質(zhì)的飛躍，每循環(huán)一次，管理水平上一個(gè)臺(tái)階;(6)嚴(yán)格考核。閉環(huán)管理與經(jīng)濟(jì)責(zé)任制掛鉤，嚴(yán)格考核，獎(jiǎng)懲兌現(xiàn)。
二、實(shí)際煤炭銷售階段的工作
具體到實(shí)際煤炭銷售工作而言，銷售階段是企業(yè)運(yùn)行過(guò)程的完成階段，這個(gè)階段作為一個(gè)完整而具體的企業(yè)運(yùn)行過(guò)程的必要環(huán)節(jié)，其任務(wù)是把產(chǎn)品賣出去，從而在實(shí)現(xiàn)產(chǎn)品使用價(jià)值轉(zhuǎn)移的同時(shí)，把生產(chǎn)資金重新轉(zhuǎn)化為貨幣資金，完成了企業(yè)資金的一個(gè)循環(huán)。因此，銷售過(guò)程閉環(huán)管理的真正意義，不在于煤炭的賣出，而在于資金的回籠，即銷售回款，獲得產(chǎn)出效益。針對(duì)年初集團(tuán)公司下達(dá)的有關(guān)煤炭銷售的各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)指標(biāo)，首先要分部門(mén)、分礦、分品種、分用戶進(jìn)行分解，做到部門(mén)各司其職、指標(biāo)落實(shí)到人，為確保年度工作任務(wù)的完成，還要認(rèn)真做好以下幾方面的工作：
(1)確定中心，分解目標(biāo)。圍繞經(jīng)濟(jì)效益最大化這個(gè)中心，將年度銷售收入確定為總目標(biāo)，結(jié)合各品種資源量將其量化分解到相關(guān)部門(mén)、具體到每一個(gè)責(zé)任人，具體到每一個(gè)品種的最低限價(jià)，每一個(gè)客戶的保底價(jià)，以便更有效地確保公司煤炭銷售總目標(biāo)的完成。
(2)優(yōu)化組織結(jié)構(gòu)，規(guī)范人力資源配置。根據(jù)實(shí)際銷售工作的需要將原來(lái)的部門(mén)重新進(jìn)行整合和職能分配，消除業(yè)務(wù)交叉，避免互相推諉現(xiàn)象，不斷提高工作效率。比如結(jié)合鶴煤公司品種結(jié)構(gòu)的調(diào)整以及主要銷售區(qū)域的變化，通過(guò)內(nèi)部競(jìng)聘等方式，把最合適的人員調(diào)往適合的部門(mén)，放在最需要的崗位，人盡其才，充分發(fā)揮其優(yōu)勢(shì)所在，為公司創(chuàng)造最佳的經(jīng)濟(jì)效益。
(3)完善制度，規(guī)范管理。為適應(yīng)不斷變化的銷售形勢(shì)，要適時(shí)建立健全各項(xiàng)銷售管理制度、內(nèi)部控制制度，從制度上對(duì)銷售工作給與充分保障。加強(qiáng)業(yè)務(wù)流程監(jiān)管和規(guī)范發(fā)運(yùn)程序步驟，明確各部門(mén)的職責(zé)、各崗位的業(yè)務(wù)，從根本上解決“做什么”、“誰(shuí)來(lái)做”和“如何做”的問(wèn)題。
三、閉環(huán)管理下實(shí)際煤炭銷售的流程
(1)各部門(mén)嚴(yán)格按職責(zé)范圍、業(yè)務(wù)流程、內(nèi)部控制制度及層次管理的要求開(kāi)展工作，提升本科室執(zhí)行力，確保落實(shí)的時(shí)效性。
(2)價(jià)格管理部門(mén)管理員按照公司下達(dá)的各品種煤(各重點(diǎn)客戶)執(zhí)行價(jià)，及時(shí)錄入銷售ERP系統(tǒng)，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后生效;同時(shí)將價(jià)格文件及相關(guān)營(yíng)銷政策發(fā)放至銷售、財(cái)務(wù)結(jié)算等相關(guān)部門(mén)。
(3)財(cái)務(wù)結(jié)算部門(mén)根據(jù)客戶匯款金額及賬面余額，在系統(tǒng)中開(kāi)通的客戶可使用資金額度，銷售部門(mén)按照經(jīng)過(guò)研究確定的銷售計(jì)劃，結(jié)合客戶可使用金額，以及對(duì)應(yīng)的礦別、品種、價(jià)格折算可發(fā)運(yùn)噸數(shù)，并錄入銷售ERP系統(tǒng)，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后生效。同時(shí)制定客戶身份識(shí)別卡，客戶憑此到提煤礦點(diǎn)刷卡提貨。
(4)駐礦地銷科主管及具體負(fù)責(zé)人員按照當(dāng)期的執(zhí)行價(jià)對(duì)發(fā)運(yùn)價(jià)格進(jìn)行審核，并認(rèn)真登記臺(tái)帳，發(fā)現(xiàn)異常首先停止執(zhí)行，并及時(shí)向上級(jí)主管核實(shí)。
(5)磅房計(jì)量時(shí)，必須由銷售駐礦司磅員負(fù)責(zé)過(guò)磅，礦方派人進(jìn)行監(jiān)磅，雙方在開(kāi)具的“地銷煤出門(mén)證”上共同簽名，加蓋出門(mén)證專用章，門(mén)衛(wèi)對(duì)出門(mén)證和貨物查驗(yàn)無(wú)誤后予以放行。
(6)當(dāng)天計(jì)量結(jié)束后，銷售駐礦司磅員根據(jù)《過(guò)磅單》填寫(xiě)《地銷煤日?qǐng)?bào)表》，統(tǒng)計(jì)員對(duì)《過(guò)磅單》與《地銷煤日?qǐng)?bào)表》核對(duì)，同時(shí)與銷售ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)核對(duì)無(wú)誤后，登記地銷煤日記賬。
(7)銷售數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)人員每日根據(jù)銷售ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)填制各類銷售統(tǒng)計(jì)報(bào)表，月末與銷售駐礦統(tǒng)計(jì)員統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)相核對(duì)，無(wú)誤后填報(bào)各種月度統(tǒng)計(jì)報(bào)表，并按時(shí)上報(bào)。
(8)客戶提煤結(jié)束后，財(cái)務(wù)結(jié)算部門(mén)根據(jù)客戶提煤數(shù)量，并按照對(duì)應(yīng)的相關(guān)營(yíng)銷政策，對(duì)客戶開(kāi)具增值稅發(fā)票。
四、閉環(huán)管理下煤炭銷售應(yīng)注意的問(wèn)題
除了各銷售環(huán)節(jié)、節(jié)點(diǎn)根據(jù)職責(zé)、權(quán)限按流程規(guī)范運(yùn)作以外，日常管理中還應(yīng)從以下幾個(gè)方面給予加強(qiáng)控制：
(1)在銷售價(jià)格方面
公司地銷各品種煤價(jià)格，由公司三級(jí)價(jià)委會(huì)按《集團(tuán)公司煤炭?jī)r(jià)格管理辦法》，根據(jù)市場(chǎng)行情及各礦的煤質(zhì)、庫(kù)存情況，按照隨行就市、以質(zhì)論價(jià)及適度從高的原則研究確定。對(duì)于公司制定的最低限價(jià)，任何部門(mén)、任何人都必須嚴(yán)格遵照?qǐng)?zhí)行，以保證公司價(jià)格管理的嚴(yán)肅性。
(2)在煤款安全方面
為保證煤款的及時(shí)足額回收，必須始終堅(jiān)持現(xiàn)款銷售，實(shí)行“先付款、后發(fā)煤”發(fā)運(yùn)原則;對(duì)于大型國(guó)企及戰(zhàn)略合作客戶，在市場(chǎng)低迷、煤炭滯銷的前提下，為維持自身生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)及維護(hù)市場(chǎng)份額的需要，經(jīng)集團(tuán)公司研究后，可實(shí)行滾動(dòng)結(jié)算。在煤款回收方面堅(jiān)持執(zhí)行“誰(shuí)賣煤、誰(shuí)收款、誰(shuí)賒銷、誰(shuí)清欠”的追欠責(zé)任終身制。
(3)在市場(chǎng)信息方面
主要從三個(gè)方面著手，一是加強(qiáng)對(duì)周邊主要競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手產(chǎn)銷存及價(jià)格變動(dòng)情況的信息搜集，二是對(duì)下游客戶的需求、庫(kù)存、購(gòu)煤渠道和價(jià)格及結(jié)算辦法、主要產(chǎn)品價(jià)格變動(dòng)等進(jìn)行充分了解;三是時(shí)刻掌握企業(yè)內(nèi)部生產(chǎn)、庫(kù)存、煤質(zhì)變動(dòng)情況。對(duì)于出現(xiàn)明顯及重大變動(dòng)的相關(guān)信息，必須進(jìn)行對(duì)比甄別、分析利弊后第一時(shí)間向上級(jí)主管部門(mén)回報(bào)，以利公司盡快對(duì)營(yíng)銷策略作出調(diào)整。
(4)經(jīng)濟(jì)效益分析
對(duì)每月的經(jīng)濟(jì)運(yùn)行情況進(jìn)行認(rèn)真分析，如當(dāng)月銷售收入、價(jià)格環(huán)比有何變化;產(chǎn)品銷售結(jié)構(gòu)有何變動(dòng);各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)指標(biāo)是否完成了進(jìn)度計(jì)劃;要對(duì)各項(xiàng)銷售指標(biāo)變化的原因進(jìn)行綜合分析，并針對(duì)性的制定有效的應(yīng)對(duì)措施、揚(yáng)長(zhǎng)避短。另外還要堅(jiān)持地銷煤銷售例會(huì)制度，聽(tīng)取銷售等各部門(mén)對(duì)前一階段相關(guān)信息的反饋，并廣泛征求各部門(mén)人員對(duì)煤炭銷售方面的意見(jiàn)和建議，及時(shí)采取有效措施解決當(dāng)前地銷工作中存在的問(wèn)題，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，安排部署下一階段的地銷煤銷售工作。
綜上所述，作為一位銷售領(lǐng)域的領(lǐng)導(dǎo)者在日常管理中無(wú)須事必親躬，但務(wù)必能對(duì)整個(gè)流程進(jìn)行有效控制，確保銷售各環(huán)節(jié)形成管理的閉環(huán)，這樣才能把整個(gè)銷售管理工作做好做到位，保證每個(gè)環(huán)節(jié)、節(jié)點(diǎn)的安全、高效運(yùn)行。閉環(huán)管理也不是多么高深的學(xué)問(wèn)，公司的各項(xiàng)銷售制度已經(jīng)相對(duì)比較完善了，也基本上是按管理閉環(huán)制制定下來(lái)的，只要我們不斷提高執(zhí)行力，嚴(yán)格執(zhí)行公司的制度就可以了。
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