企業辦公自動化系統功能詳解
辦公自動化(OA)系統的推廣，是規范企業辦公自動化軟件，推動企業走向規范化;使企業在經營過程中不斷的增收節支;在提高企業的經濟效益和社會效益，增強企業競爭能力等方面起到了不可估量的作用。
系統主要包括收文管理、發文管理、檔案管理、情況報告管理等四個主要功能模塊。其操作界面采取統一入口，分項設置的模式。
1、界面功能
⑴我的工作
用戶在每日開機進入辦公自動化子系統時，系統自動將與用戶有關的事務給予列出。對于需要辦理的具體事務，用戶可以在該模塊的待辦工作下簽收進行辦理，也可以擊點啟動新任務錄入相應的信息，如對文書可以進行收文登錄，對普通用戶可以進行發文擬稿或情況報告擬稿。用戶還可以通過查詢檢索用戶本人經手處理的文件或權限范圍內的文件，包括：收發文、情況報告等。同時，對于檢索的結果可跟蹤文件的辦理過程，必要時可對相應步驟進行催辦，對文件辦理人發送催辦信息。
⑵待辦工作
需要當前用戶辦理但未簽收的工作。
⑶在辦工作
指正在辦理但還未辦畢的工作。
⑷辦畢工作
顯示當前用戶已經辦畢，而下一下接收人還未簽收的工作信息。此信息主要用于文件的取退回。
⑸催辦信息
對當前用戶正在辦理的工作進行催辦，以督促相關人員抓緊辦理。
⑹啟動新工作
對新的工作任務的辦理，如：收文登錄、發文擬稿等。
⑺查詢
可通過各種條件及其組合對經手過的文件進行查閱、辦理和打印。
2、模塊功能
⑴發文管理
該模塊根據機構的不同可以設置相應的發文流程，具有方便、靈活的特點。并且在各個辦理環節具有流程跟蹤、痕跡保留的功能。每一個辦理人員都可以對經手文稿的辦理狀態進行追蹤，有效利用word的修訂顯示功能對辦理過程中的修改審核信息進行保留記錄。正式文件生成后將不能再被編輯，只能被查詢，打印。同時，系統還將該數據庫中的文件按照文件的相關屬性分類列出。作為收發總文書可以通過發文管理的系統設置以及發文號管理、發文格式進行發文相應的設置，并通過該數據庫的存取控制表給領導設置成可以查閱全部的公文。該功能實現是由以下角色：擬稿、審稿、會簽、核稿、簽發、封發、傳閱、歸檔通過組合定義完成的。
⑵收文管理
收文辦理的工作流程設置同樣靈活，不同機構可以任意設置本單位的流程。各個辦理環節都可以追蹤文件辦理情況，方便快捷查閱文件及其辦理意見。文件批轉具備多級機制。對于逾期未辦理的文件具有催辦功能。其功能實現是由以下角色：登錄、擬辦、運轉、閱辦、歸檔組合定義完成的。
⑶情況報告管理
用戶可以通過該功能模塊草擬、審核、運轉、辦理內部的情況報告。總文書可以通過情況報告的系統設置以及文號管理、模板管理、編號格式等功能進行情況報告的相應設置，并通過該數據庫的存取控制表給領導設置成可以查閱相關范圍的簽報。
⑷檔案管理
檔案管理是按省公司的要求重新開發設計的功能模塊，該模塊采用了全新的系統設計新概念，淡化了檔案類型的管理模式，強化了檔案的文件歸卷、檔案利用的管理形式，檔案管理員利用該功能模塊可以實現檔案的登錄、組卷、合卷、分卷、檢索、統計、借閱、專題管理、打印各種檢索工具、銷毀等管理。同時對于單個文件也可以迅速實現歸卷、查閱、屬性修改等文檔管理，最終實現檔案的電子化管理。同時，根據檔案類型又分文書檔案、科技檔案、財會檔案、實物檔案、聲像檔案、照片檔案等模塊,并且可根據需要用戶可自行設計檔案類型、錄入表單內容以及報表打印內容等。
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