辦公職員培訓(xùn)資料
一、辦公室人員素質(zhì)
一、辦公室人員的職業(yè)道德要求
1、忠于職守2、嚴(yán)守機(jī)密3、恪守信用4、甘當(dāng)無名英雄5、增強(qiáng)主動(dòng)性和創(chuàng)新意識(shí)6、注意自己的言行舉止
二、對(duì)辦公室人員的知識(shí)要求
1、熟悉法律、法規(guī)知識(shí)2、學(xué)習(xí)外語知識(shí)3、掌握電子商務(wù)知識(shí)
三、基本功要求
1、口頭表達(dá)能力：應(yīng)該口語標(biāo)準(zhǔn)、口齒清楚、條理清楚、思維敏捷。
2、書面表達(dá)能力：要熟練掌握各類公文的特點(diǎn)、寫作要求和語言表達(dá)技巧，隨時(shí)注意積累資料，不斷提高寫作水平。
3、辦事能力：能分清輕重緩急，做到不誤事，不拖事，統(tǒng)籌安排工作。
4、洞察能力：善于理解上司的意旨，并且能夠以自己清晰簡(jiǎn)明的語言加以復(fù)述。觀察時(shí)要客觀全面，抓住事物的特點(diǎn)和規(guī)律。
5、應(yīng)變能力：遇事不慌，做事處理問題既要符合原則，又要有一定的機(jī)動(dòng)性和靈活性。
6、心理調(diào)適能力：應(yīng)具備良好的心理狀態(tài)，在工作中應(yīng)努力培養(yǎng)積極的、自覺的、堅(jiān)毅的、果斷的、理性的心理因素。
四、工作的原則
1、主動(dòng)而不越位2、服從而不盲從3、溝通而不封閉4、擋駕而不阻攔
二、日常公務(wù)
一、日常工作的主要事項(xiàng)
1、日常工作：包括辦公室管理、通訊工作、接待工作、督查工作、保密工作、使用保管印章工作、文件傳閱等事項(xiàng)。
二、接電話的技巧
1、接聽及時(shí)2、態(tài)度熱情3、做好電話記錄： 電話記錄應(yīng)記清以下幾方面：(單位：姓名：回電號(hào)碼：內(nèi)容要點(diǎn)：來電時(shí)間(準(zhǔn)確到幾點(diǎn)幾分)：接話人簽名：)4、講究文明禮貌
三、打電話的技巧
1、做好打前準(zhǔn)備2、語言文明禮貌3、做好電話記錄4、講求效率
四、怎樣保管使用公章
1、公章的保管
印章是機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位在各種業(yè)務(wù)活動(dòng)中，表明身份、具有法律效力的憑證，必須妥善保管。
公章由單位主管指定專人保管并使用。沒有上司批準(zhǔn)，不可將公章委托他人代管。
2、公章的使用
蓋用單位公章，必須由單位主要負(fù)責(zé)人或主要負(fù)責(zé)人授權(quán)的專人審核簽名批準(zhǔn)。
做好用印登記工作，登記內(nèi)容包括用印人、事由、日期、簽發(fā)人、經(jīng)手人、印數(shù)等。
凡以單位名義發(fā)出的公文、信函等都必須加蓋單位公章。公章蓋在文未落款處，應(yīng)“騎年蓋月”;帶有存根的公函、介紹信、還要在正本和存根連接處的騎縫線上加蓋公章。
蓋章一般使用紅色印油，應(yīng)擺正位置，印文清晰可識(shí)。
印章管理人對(duì)用印有監(jiān)視、監(jiān)督權(quán)，對(duì)于不合法或不合手續(xù)的用印，有權(quán)拒用或提出異議，即使有上司簽字，也可請(qǐng)求復(fù)議，不能有求必應(yīng)。
如因機(jī)構(gòu)變動(dòng)停止使用的，應(yīng)當(dāng)將原印交回制發(fā)機(jī)關(guān)封存或銷毀。
五、怎樣管理和使用介紹信
1、介紹信的含義和作用
介紹信是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位用來向有關(guān)單位介紹前去聯(lián)系的派遣人的情況與任務(wù)的一種專用信件。它具有介紹與證明兩種作用。
最常用的介紹信有兩種：書信式介紹信和帶有存根的普通介紹信。
2、介紹信的管理
介紹信一般由管理公章的人一同保管并使用。介紹信與公章需同等重視，不可缺頁和丟失。
3、介紹信的使用
領(lǐng)用介紹者須經(jīng)主管批準(zhǔn)，不得擅自開具發(fā)放。
六、怎樣做好督查工作
1、督查工作的涵義
督查，是指協(xié)助上司，對(duì)決策的實(shí)行情況進(jìn)行督促、檢查。督查包含督辦和查辦的含義。
2、督查工作的原則
⑴遵守上司負(fù)責(zé)、工作人員承辦的原則。⑵堅(jiān)持實(shí)事求是的原則。⑶應(yīng)堅(jiān)持分工合作，不能越俎代皰。
3、督查工作的程序
⑴立項(xiàng)。⑵通知。⑶催辦與調(diào)查。⑷請(qǐng)示。⑸結(jié)案歸檔。
三、文件管理
一、文件管理常識(shí)
1、什么是文件
文件是各級(jí)組織傳達(dá)方針、政策，下達(dá)指示，匯報(bào)工作，交流經(jīng)驗(yàn)，聯(lián)系上下左右的工具。
2、什么是文件管理
文件管理是辦公室協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)處理文件的一個(gè)工作系統(tǒng)，文件管理是辦公室工作的重要環(huán)節(jié)。
文件管理不僅能迅速、準(zhǔn)確地傳達(dá)、落實(shí)上司的各項(xiàng)決策，而且對(duì)提高工作效率有著重要意義。
3、文件管理的特性
文件管理具有及時(shí)性、準(zhǔn)確性、重要性。
二、怎樣做好文件傳閱工作
1、做好文件登記工作
2、文件傳閱規(guī)則
⑴文件傳閱的順序，一般應(yīng)先送給組織的主要領(lǐng)導(dǎo)、主管負(fù)責(zé)人和主管業(yè)務(wù)部門閱讀，然后送與其他有關(guān)需要閱知的對(duì)象。
⑵遇到文件人數(shù)少，應(yīng)按先辦理、后閱知，先主辦、后協(xié)辦的順序依次進(jìn)行。
⑶業(yè)務(wù)性的文件一般先送主辦部門辦理，后據(jù)批辦所規(guī)定的閱知范圍逐一傳送。
⑷所有傳閱的文件均應(yīng)以文書人員為中心進(jìn)行傳遞，這種傳閱文件的方法稱為“輪軸式傳閱”。
⑸每份傳閱的文件，文書人員要在文件首頁附上“文件傳閱單”。文件閱畢后，閱看文件的人員要在“文件傳閱單”上簽注姓名和日期。
3、文件傳閱完畢
要將文件收集齊全，有查考價(jià)值的文件要收齊，編卷號(hào)，及時(shí)歸檔;沒有查考價(jià)值的文件，應(yīng)按規(guī)定進(jìn)行銷毀。
三、怎樣做好文件借閱工作
1、借閱范圍
只有發(fā)文單位規(guī)定的閱讀范圍以內(nèi)的人，才可傳閱;不屬應(yīng)閱范圍的人要借閱文件，須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
2、建立文件借閱登記薄
文件登記薄應(yīng)包括借閱時(shí)間、文件標(biāo)題、文件字號(hào)、人數(shù)、借閱人、退還時(shí)間等項(xiàng)，每個(gè)人都必須認(rèn)真填寫。
3、及時(shí)清理
對(duì)于自己管理的文件要及時(shí)檢查整理，做到一周一小清、一月一大清、一季一核對(duì)、半年一整理，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)問題，要主動(dòng)、及時(shí)上報(bào)，以求迅速解決。
4、遵守保密規(guī)則
對(duì)于保密文件，要按文件保密的要求嚴(yán)格執(zhí)行，應(yīng)隨時(shí)請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)，借出時(shí)應(yīng)交待清楚注意事項(xiàng)。
四、文件的存放工作
1、對(duì)未辦畢文件的存放
對(duì)未辦畢或未歸檔的文件，一般采用硬殼文件夾分類存放。每個(gè)夾最好有個(gè)目錄，以便查找。
2、對(duì)已辦畢文件的存放
⑴對(duì)已辦畢的、具有一定查考利用價(jià)值的文件材料，為了便于文件的查找利用，便于文件的保管，要進(jìn)行文件立卷工作。
⑵文件立卷是指按照文件在形成過程中的聯(lián)系和一定的規(guī)律組成案卷。
⑶工作活動(dòng)中形成和使用的文件以及其他有關(guān)的材料，如照片、圖表、膠片、錄像帶、磁盤等應(yīng)由文書部門逐年移交給檔案室集中保管。
五、辦公室應(yīng)裝備參考資料
1、新知識(shí)資料2、決策參考的資料3、上司日常所需資料4、歷史憑據(jù)資料
5、辦公室使用資料
六、辦公室資料的收集渠道
1、訂購(gòu)是獲取資料的主要渠道2、通過交換獲取資料3、利用互聯(lián)網(wǎng)獲取資料4、從圖書館獲取資料5、從各種會(huì)議獲取資料
七、怎樣積累辦公室資料
1、了解本組織的工作2、日積月累3及時(shí)整理
八、怎樣管理好辦公室資料
1、 篩選2、登記3、分類4、編目5、微機(jī)管理
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