物業檔案管管理制度
在不斷進步的社會中，制度起到的作用越來越大，制度是要求大家共同遵守的辦事規程或行動準則。什么樣的制度才是有效的呢？下面是小編整理的物業檔案管管理制度，希望對大家有所幫助。
物業檔案管管理制度1
一、根據人事檔案、文件檔案、資料檔案等各類屬性不同的文件資料進行分類，整理、立卷，做好文件索引，歸檔存放、管理。
二、各類檔案資料設專柜存放保管，分類編號、編注目錄，以便查閱。
三、經領導批示傳閱的`文件，須隨文將領導批示和傳閱人簽字一并歸檔。
四、注意做好保密工作。借閱文件，須經領導批準。若需抄摘或復印，應事先請示，未經批準不提抄摘或復印。
五、業主檔案資料設專柜存放、保管，未經業主許可或公司領導批準（除本公司有關工作人員外）不得查閱或泄露業主檔案資料。
六、定時檢查、核對檔案件數，做好防蟲、防塵、防潮、防遺失工作，發現異常或丟失，及時向領導匯報，查明原因。妥善處理。
七、對已失去作用的檔案資料要進行銷毀或用碎紙機處理，銷毀檔案資料要經過認真鑒定，列出清單，送領導審批后指派專人監銷，防止泄密。
物業檔案管管理制度2
1、目的
為更好的掌握物業公司管轄的物業、設備、設施的現狀，確保物業、設備、設施管理工作的統一，完整的完善建立物業檔案。
2、適用范圍
適用于東莞市xx物業管理有限公司各類物業、設施、設備的綜合管理工作。
3、職責
3.1檔案管理員直接向行政主管負責。
3.2檔案管理員負責檔案的保存、借閱、資料錄入工作。
3.3檔案管理員每一個月更新一次檔案資料。
3.4各部門主管每月將變更的資料整理交檔案管理員。
4、檔案存放位置
4.1電腦保存一份電子文檔。
4.2xx四樓資料室。
5、檔案管理員
5.1行政人事部
6、檔案編號規則（見附件1）
7、部門檔案內容
7.1行政部：公司營業執照、合同、資質證書、人事檔案資料、辦公用品、法律文件。
7.2財務部：財務資料、合同。
7.3保安部：警戒器材、合同。
7.4環保部：清潔器材、綠化器材、合同。
7.5工程部：設備、合同、證書、圖紙、工具儀表。
7.6物業部：建筑物、車輛、業主資料、合同。
8、檔案管理制度
8.1檔案資料保管由專人負責，任何人不得擅自開啟資料柜和移動檔案柜內資料。
8.2如須借閱檔案資料，需到管理員處登記后方可借閱，借閱完后管理員檢查無損壞放回原文件夾中。
8.3資料借閱只能在檔案室內查看，不能損壞的涂改資料，否則追究借閱人責任。
8.4資料借閱必須是部門主管以上人員，只能借閱本部門資料，如需借閱其它資料必須經總經理批準同意。
8.5檔案室必須保存兩份資料：一份為歷史資料檔案，一份為借閱資料。
8.6工作需要復印資料的'只可復印本部門資料，必須做好登記。
8.7檔案管理員必須保證資料的完整及完好，如有損壞必須立即進行更新。
8.8檔案管理員必須每月對資料進行一次更新，更新后的資料必須放于本文件的首頁。
8.9檔案管理員制定文件檔案總目錄，以及每個檔案文件目錄放于文件的首頁便于查找。
8.10變更合同資料需另行存放至少保存一年以上。
9、相關文檔
9.1《檔案編號規則》
10、修訂及實施
10.1本規定由全公司各部門實施，行政人事部進行監督。
10.2本規定修訂權在公司。
10.3本規定從二零零四年六月一日實行。
物業檔案管管理制度3
1、目的
使公司的檔案管理規范化、程序化以方便工作中的查找、使用及保密。
2、適用范圍
公司所有檔案的管理。
3、公司資料室文檔資料管理
3.1公司資料室文檔資料管理范圍：公司內部重要文件；公司對外往來的各類公文；公司內部重大活動、事件記錄；物業管理相關政策、法規；重要資料及文檔資料的電腦備份；人事資料；業主資料資料等。
3.2文檔資料收集及整理：人事資料由行政人事經理助理負責文檔資料的統一登記、編號、歸檔，并編制存放目錄索引，檔案存放應有明確標識，以便查找；財務資料由財務部負責統一登記、編號、歸檔，并編制存放目錄索引；其他資料由綜合文員負責統一登記、編號、歸檔，并編制存放目錄索引。
3.2物業管理相關政策、法規：由綜合文員負責從報刊雜志及政府來文中剪輯，統一歸入條例、法規類文件夾，并每季度核對或動議更改文件。
3.3重要資料：由綜合文員負責收集，主要包括：外出考察資料，重要資料歸屬重要資料類文件夾。
3.4公司本部重要文件，主要包括：
3.4.1內部管理文件：以公司名義下發的人事、行政類文件。
3.4.2人事制度：公司各種人事政策，條例和規定等。
3.4.3行政制度：公司各種行政制度、條例和規定等。
3.4.4重要通知及通報：公司各種重要的通知、通告。
3.4.5公司會議紀要：總經理辦公例會、部門經理例會和以公司名義組織的專題會。
3.4.6以公司名義簽定的各類合同、協議書、意向書等。
3.4.7各部門呈報的'工作計劃、申請報告及管理規章制度等，由綜合文員責收集、跟蹤處理結果，并交綜合文員存檔。
3.4.8公司對外往來的各類公文：主要包括政府部門往來文、上級公司往來文、相關業務單位往來文、外來商函及復函等，由行政人事部負責在將已處理完成的文件交綜合文員存檔。
3.5文檔資料查閱或復印：物業管理政策、法規、合同及重要資料的查閱或復印，需到綜合文員辦理登記手續。
4、各部門文檔資料管理
4.1各部門文件分類及編制要求：
4.1.1各類文件的編制需按規定的格式和編號方法進行，統一使用打印稿，行文應規范，不得有錯別字。
4.1.2通常情況下，文件標題定為三號黑體字，文件編號為小四號黑體字，文件內容為小四號宋體字。
4.1.3公司各部門（含職能部門、業務部門及臨時成立的工作小組等）常用文件類別：
（1）人事類：包括人事管理制度、職務任免決定、職責、管理架構、人事通報、通知等。
（2）行政類：包括行政后勤管理規定、制度、行政通報、通知、活動計劃。
（3）通知類：內部各類通知。
（4）培訓類：培訓通知、計劃或方案、考核及效果評估等。
（5）會議類：部門例會、專題會議、業委會會議等。
（6）合同、協議類：部門簽定的合同（租賃合同、買賣合同等）。
（7）對外文件類：
①對政府部門、上級單位、外企業、機構發文等；
②對客戶發文等：
③其它類：如電話表、名單、啟示等。
4.2質量管理部應保管的資料：
4.2.1發展商提供的資料：
（1）產權資料；
（2）技術資料（含圖紙）；
（3）交接手續及清單等。
4.2.2文檔收集及整理：各部門須指定專人負責文檔資料的收集、登記、編目、歸檔，并編制存放目錄索引，存放應有明確標識，并妥善保管。公司質量體系文件規定的質量記錄按體系文件要求執行。
4.3各類文件更改要求：
各類文件張貼或下發后如需更改，必須由原文件審批人審批后，方可執行，并需即作廢文件，同時在新文件上注明'以此文件為準'。
4.4各類文件發放要求：
4.4.1文件的發放應注明發放級別，通常應包括以下幾類：
（1）部門負責人以上人員閱；
（2）主管級以上人員閱；
（3）內部傳閱；
（4）張帖。
4.4.2重要文件的發放應辦理簽收手續。
4.4.3有關公司的重要政策、決議、經營合同（協議書）、行政人事制度、質量體系文件等屬機要文件，除責任者自行攜帶方式外，必須加封后傳遞。
4.4.4文件通常張貼一周后收回存檔，內部管理文件須加強保密工作，禁止外來人員拍攝或抄錄。
4.5電腦文檔管理：
4.5.1公司綜合文員負責文檔資料的電腦儲存及管理工作，各部門須指定專人負責本部門各類文檔的電腦儲存及管理工作。
4.5.2電腦文檔須按文件類別設立相應的子目錄，分類保存各類文件，重要文件（行政人事制度、合同、協議書、重要會議紀要等）須加密，且以光盤備份，并指定專人保管，管理情況須在部門經理處備案。
4.5.3電腦文檔須妥善保存，如需刪除，須報部門經理批準。
4.5.4與相關單位簽署的合同、協議書及經客戶確認的文件，除以電腦文檔儲存打印原稿外還必須存檔簽名文件。
4.6資料管理人員要定期檢查專柜，核對件數，做好防火、防盜、防蟲、防潮、防遺失，發現異常或被盜、丟失等情況，及時向領導反映，妥善處理。如系人為造成，要追究有關人員的責任。
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