醫(yī)院人事檔案管理工作問題與解決策略論文
無(wú)論在學(xué)習(xí)或是工作中，大家都不可避免地會(huì)接觸到論文吧，借助論文可以達(dá)到探討問題進(jìn)行學(xué)術(shù)研究的目的。寫起論文來(lái)就毫無(wú)頭緒？下面是小編幫大家整理的醫(yī)院人事檔案管理工作問題與解決策略論文，希望對(duì)大家有所幫助。
摘要：在醫(yī)院改革不斷向縱深推進(jìn)的過程中，對(duì)人事檔案管理也提出了更高的要求。通過整合人事檔案資源、挖掘檔案利用價(jià)值，能夠?yàn)獒t(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的人事決策、醫(yī)院人力資源優(yōu)化配置，以及醫(yī)院職工技能培訓(xùn)等提供必要的參考。近年來(lái)醫(yī)院檔案管理的整體水平有了較大幅度的提升，配套的基礎(chǔ)設(shè)施、管理制度等也在逐步完善。但是在個(gè)別方面仍然存在一些短板，如服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)、開發(fā)利用水平不高、管理方法創(chuàng)新力度不夠等。這些問題的存在嚴(yán)重制約了人事檔案價(jià)值的發(fā)揮。為此，需要把加強(qiáng)人事檔案管理作為醫(yī)院改革的一項(xiàng)重要內(nèi)容，并針對(duì)現(xiàn)階段的問題，重點(diǎn)從提升人事檔案的服務(wù)意識(shí)與利用水平、建立健全人事檔案管理體制、開發(fā)人事檔案信息管理系統(tǒng)等方面，構(gòu)建現(xiàn)代化的人事檔案管理工作體系，推進(jìn)醫(yī)院人事檔案管理工作實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。
關(guān)鍵詞：人事檔案；服務(wù)意識(shí)；信息數(shù)據(jù)庫(kù)；資源共享；
人事檔案中記錄了職工個(gè)人的基本信息，包括工齡、籍貫、政治面貌等，也包含了許多重要信息，如獎(jiǎng)懲情況、工作履歷等。通過人事檔案除了可以掌握一名職工的大體情況外，也可以為職務(wù)調(diào)動(dòng)、業(yè)務(wù)培訓(xùn)、人事任免等工作開展提供必要的參考。因此，做好人事檔案管理無(wú)論是對(duì)于職工個(gè)人的成長(zhǎng)，還是對(duì)于醫(yī)院各項(xiàng)工作開展以及長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，都是大有裨益的。一方面，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)對(duì)檔案工作的重視，為這一工作的創(chuàng)新發(fā)展創(chuàng)設(shè)良好的環(huán)境氛圍；另一方面，也要求每一位檔案工作者，能夠強(qiáng)化職責(zé)意識(shí)、提升專業(yè)技能，才能在本職崗位上實(shí)現(xiàn)人事檔案的價(jià)值最大化。
一、醫(yī)院人事檔案管理的價(jià)值分析
首先，檔案管理工作是醫(yī)院人事管理工作重要內(nèi)容。通過進(jìn)行檔案管理能夠在人事管理工作中及時(shí)將人員進(jìn)行調(diào)配，尤其是對(duì)調(diào)出離職或者是退休等人員的檔案進(jìn)行更新，保證醫(yī)院的人事工作得到有效的開展。其次，能夠?yàn)槿耸鹿芾砉ぷ魈峁⿵?qiáng)有力的信息依據(jù)。在進(jìn)行檔案管理工作的過程當(dāng)中，通過將相關(guān)數(shù)據(jù)及時(shí)的錄入人事檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)，能夠全面了解醫(yī)院職工的理論學(xué)習(xí)、職稱評(píng)定以及所有方面的綜合信息，這有利于對(duì)人力資源進(jìn)行充分的挖掘，保證人盡其才。最后，根據(jù)各個(gè)部門、科室對(duì)于人才的需求信息，對(duì)比人事檔案內(nèi)容，可以為下一步的人才引進(jìn)提供方向性的參考。盡快補(bǔ)充緊缺的、高素質(zhì)的人才，支持各部門、各科室相關(guān)工作的高質(zhì)量開展，讓醫(yī)院的服務(wù)水平、服務(wù)能力可以得到持續(xù)性的提升。
二、醫(yī)院人事檔案管理工作中存在的問題
1、人事檔案的開發(fā)利用和信息服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)
醫(yī)院人事檔案的接收、保存與管理，必須要為開發(fā)、利用而服務(wù)，這既是發(fā)揮檔案信息服務(wù)價(jià)值的有效手段，同時(shí)也是人事檔案管理的目標(biāo)所在。近年來(lái)，醫(yī)院人事檔案的數(shù)量不斷增加，檔案工作人員將大量的時(shí)間和精力，放于資料歸檔、內(nèi)容維護(hù)等基礎(chǔ)性工作上，而對(duì)于檔案資源的整合、內(nèi)容價(jià)值的挖掘，沒有給予過多的重視和大力的支持。在這種情況下，人事檔案的價(jià)值只能停留于表層，而沒有為人力資源配置、崗位職務(wù)調(diào)動(dòng)提供必要的參考和借鑒，檔案的信息服務(wù)作用沒有得到很好的體現(xiàn)。醫(yī)院人事檔案工作中，存在的“重管理而輕開發(fā)”的現(xiàn)象，從短期來(lái)看，制約了人事檔案的價(jià)值體現(xiàn)；從長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)看，對(duì)醫(yī)院人才隊(duì)伍建設(shè)也造成了不可忽視的負(fù)面影響。
2、人事檔案管理體制的創(chuàng)新力度不足
醫(yī)院人事檔案由于包含了職工、干部的基本信息、獎(jiǎng)懲情況、政治面貌等重要內(nèi)容，對(duì)檔案管理的規(guī)范性、嚴(yán)謹(jǐn)性、細(xì)致性都提出了極其嚴(yán)格的要求。從檔案工作人員角度來(lái)說，完善的人事檔案管理制度規(guī)范，可以作為一種行為準(zhǔn)則，除了顯著提升工作效率外，對(duì)減少工作失誤、保證檔案內(nèi)容真實(shí)、完整也有積極作用。近年來(lái)，醫(yī)院改革的步伐加快且不斷深入，但是人事檔案管理制度的內(nèi)容卻沒有緊跟醫(yī)院整體改革而做出同步的調(diào)整。例如，醫(yī)院緊跟信息化趨勢(shì)，積極推行無(wú)紙化辦公，電子檔案的比例不斷上升。電子檔案的管理方式、管理標(biāo)準(zhǔn)與紙質(zhì)檔案均有很大區(qū)別，但是在現(xiàn)有的醫(yī)院人事檔案管理制度中，并沒有專門適用于電子檔案的制度規(guī)范。由于人事檔案管理制度的創(chuàng)新力度不足，其約束價(jià)值和參考價(jià)值也會(huì)大打折扣。
3、人事檔案管理的方式方法相對(duì)落后
無(wú)論是從提升檔案管理效率角度，還是從深入挖掘檔案利用價(jià)值角度，醫(yī)院的人事檔案管理方法、模式，都需要堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)。橫向?qū)Ρ葋?lái)看，醫(yī)院近幾年對(duì)于信息技術(shù)的應(yīng)用重視程度和支持力度不斷提升，各個(gè)部門、各個(gè)科室，信息基礎(chǔ)設(shè)施已經(jīng)較為完善；縱向?qū)Ρ葋?lái)看，在人事檔案管理的方式方法上，醫(yī)院與社會(huì)上一些先進(jìn)企業(yè)還是有一定的差距。例如，許多大型集團(tuán)公司已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了人事檔案從資料歸檔、內(nèi)容更新，再到整合利用、信息服務(wù)的全流程、自動(dòng)化辦理，不僅極大減輕了一線檔案工作人員的負(fù)擔(dān)，縮減了人工成本，而且也可以依托大數(shù)據(jù)等技術(shù)手段，讓海量的人事檔案得以開發(fā)、利用，為人力資源管理工作開展提供支持。對(duì)比來(lái)看，醫(yī)院在人事檔案管理技術(shù)創(chuàng)新上還有較大的提升空間。
4、復(fù)合型檔案管理人員匱乏
新時(shí)期醫(yī)院對(duì)于人事檔案工作要求的提升，以及檔案事業(yè)自身的不斷發(fā)展，讓檔案從業(yè)者受到了首當(dāng)其沖的影響。醫(yī)院的每一名檔案工作者，都必須樹立學(xué)習(xí)意識(shí)、秉持進(jìn)取精神，讓自己的專業(yè)技能得到提升，才能讓自己始終具備崗位勝任力，通過高質(zhì)量、高標(biāo)準(zhǔn)完成人事檔案管理任務(wù)，彰顯自我的價(jià)值。結(jié)合調(diào)查情況來(lái)看，醫(yī)院人事檔案工作者在業(yè)務(wù)技能和專業(yè)水平上較為扎實(shí)，但是還存在一些“短板”.例如，在檔案管理信息化背景下，保障網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下數(shù)字檔案的安全與隱私是一項(xiàng)重要工作內(nèi)容，但是許多檔案工作者并沒有熟練掌握這一方面的技能。此外，在職業(yè)素養(yǎng)方面，也發(fā)現(xiàn)個(gè)別檔案工作者存在思想懈怠的情況，不能嚴(yán)格遵循本部門規(guī)章制度，在工作上疏忽較多，檔案管理質(zhì)量不高。
5、人事檔案管理的資金投入有限
醫(yī)院在大力推進(jìn)檔案管理改革，特別是檔案管理信息化發(fā)展的過程中，許多工作都需要給予必要的、充足的資金支持，如采購(gòu)信息基礎(chǔ)設(shè)施，以及開展信息技能培訓(xùn)等。雖然從整體上來(lái)看，醫(yī)院每年的資金投入均有一定幅度的增加，但是仍然存在供不應(yīng)求的情況。隨著醫(yī)院改革逐步深入，產(chǎn)生的人事檔案數(shù)量也有明顯的增加趨勢(shì)。在具體開展人事檔案管理工作時(shí)，也迫切需要更多的資金，支持醫(yī)院檔案管理信息系統(tǒng)在硬件采購(gòu)與維護(hù)、軟件更新與升級(jí)等方面工作的開展。對(duì)比來(lái)看，一方面是醫(yī)院在檔案管理方面資金投入有限，另一方面則是檔案管理部門對(duì)資金需求量增加，兩者之間的矛盾并未得到有效解決。
三、醫(yī)院人事檔案管理常見問題的解決措施
1、提升人事檔案的服務(wù)意識(shí)與利用水平
在醫(yī)院內(nèi)部要營(yíng)造一種自上而下高度重視人事檔案管理的氛圍，醫(yī)院高層領(lǐng)導(dǎo)、人力資源管理部門、檔案管理部門等，要重視并支持人事檔案的開發(fā)利用工作。在這一基礎(chǔ)上，作為檔案工作人員應(yīng)從專業(yè)角度、利用專業(yè)知識(shí)，樹立起強(qiáng)烈的檔案服務(wù)意識(shí)，以人事檔案為基礎(chǔ)，為醫(yī)院人事工作開展和人力資源配置提供必要的參考。每一名檔案工作者，要形成“管理與服務(wù)并重，保存與開發(fā)同步”的意識(shí)，從職工個(gè)人成長(zhǎng)角度，從醫(yī)院長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展角度，深刻認(rèn)識(shí)到做好人事檔案信息服務(wù)的意義所在。要熟練運(yùn)用現(xiàn)代化的設(shè)備、工具，輔助完成人事檔案的開發(fā)與利用工作，逐漸實(shí)現(xiàn)檔案管理從“低效”向“高效”,檔案服務(wù)從“被動(dòng)”向“主動(dòng)”的轉(zhuǎn)變。
2、建立健全管理體制，推進(jìn)人事檔案管理規(guī)范化
完善的人事檔案管理制度能夠?qū)n案工作者產(chǎn)生一種約束、提供一種指導(dǎo)，進(jìn)一步保障了人事檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化程度。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)緊跟醫(yī)院改革步伐，以及新時(shí)期對(duì)于人事檔案管理工作提出的具體要求，在現(xiàn)有管理制度的基礎(chǔ)上，主動(dòng)做出調(diào)整和轉(zhuǎn)變。人事檔案管理部門必須按照國(guó)家檔案局頒布的《歸檔文件整理規(guī)則》，結(jié)合自身工作的需求和特點(diǎn)制定人事檔案工作發(fā)展規(guī)劃，建立完善人事檔案管理工作的各項(xiàng)規(guī)章制度，使人事檔案管理工作有健全的制度保障，以達(dá)到相關(guān)工作的科學(xué)化和規(guī)范化。除了制定完善的人事檔案的部門設(shè)置和人員制度外，還要有人事檔案的檢索使用制度、轉(zhuǎn)遞制度、保存制度、安全保密制度等。此外，還應(yīng)建立人事檔案信息的交流制度，使各部門分別管理的人事檔案之間的信息互聯(lián)互通。這些規(guī)章制度的建立和嚴(yán)格執(zhí)行，是促進(jìn)醫(yī)院人事檔案管理模式優(yōu)化的重要保證。
3、開發(fā)人事檔案信息管理系統(tǒng)
�。�1）構(gòu)建人事基本信息數(shù)據(jù)庫(kù)
應(yīng)用人事檔案管理信息系統(tǒng)，要先建立起人事基本信息數(shù)據(jù)庫(kù)，這些數(shù)據(jù)可以作為構(gòu)建人事檔案管理信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)。信息數(shù)據(jù)庫(kù)的建立過程中，檔案管理人員首先要確保人事檔案信息的真實(shí)性，包括出生年月、參加工作時(shí)間、加入黨團(tuán)的時(shí)間以及學(xué)歷學(xué)位等項(xiàng)目。通過數(shù)據(jù)庫(kù)建立人事檔案部門便于查找、比較、分析、統(tǒng)計(jì)的檢索工具，該系統(tǒng)既要有良好的人機(jī)交互界面，又能方便用戶將信息導(dǎo)入、導(dǎo)出。具有修改、檢索、統(tǒng)計(jì)等功能，并隨著當(dāng)事人職稱、職務(wù)等的變化做出相應(yīng)的調(diào)整，不僅能為醫(yī)院的調(diào)資、任免職等提供幫助，也能對(duì)所有管理人員的情況進(jìn)行研究總結(jié)，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供信息統(tǒng)計(jì)分析和情況預(yù)測(cè)。
�。�2）實(shí)現(xiàn)人事檔案資源共享共用
把醫(yī)院所有人事檔案整合并建立起人事信息數(shù)據(jù)庫(kù)后，還需要運(yùn)用特定的應(yīng)用軟件、大數(shù)據(jù)技術(shù)等，對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)中的信息數(shù)據(jù)進(jìn)行整合利用，進(jìn)而為醫(yī)院人事工作開展提供強(qiáng)力的支持。在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，數(shù)據(jù)資源的共享共用讓信息數(shù)據(jù)的價(jià)值得到了進(jìn)一步的提升，人事檔案管理也應(yīng)當(dāng)基于“互聯(lián)網(wǎng)+”帶來(lái)的技術(shù)優(yōu)勢(shì)，為醫(yī)院人力資源管理，以及高層領(lǐng)導(dǎo)的決策提供幫助。例如，醫(yī)院的人力資源部門，每隔一段時(shí)間會(huì)組織開展職工培訓(xùn)。如果能夠與人事檔案管理部門實(shí)現(xiàn)資源共享，就可以掌握每一名員工的工作能力與崗位要求之間存在的差距。然后就可以根據(jù)這些“差距”,制定個(gè)性化的培訓(xùn)方案，幫助醫(yī)院職工補(bǔ)齊短板，提高了培訓(xùn)的針對(duì)性。還有，在人才選拔、任免等方面，也可以參考人事檔案，從而讓人事工作具有更強(qiáng)的科學(xué)性，爭(zhēng)取讓每一名職工都能夠在合適的崗位上發(fā)光發(fā)熱。
�。�3）做好人事檔案內(nèi)容的安全與保密工作
近幾年醫(yī)院數(shù)字檔案的比例不斷升高，雖然為檔案管理工作開展提供了諸多便利，但是也面臨著安全問題，特別是一些涉及個(gè)人隱私的信息，是人事檔案管理的重中之重。為此，醫(yī)院人事檔案管理在全面推行數(shù)字化、信息化的過程中，也要形成強(qiáng)烈的安全意識(shí)、保密意識(shí)。每一名檔案工作者，要養(yǎng)成良好的職業(yè)習(xí)慣，如禁止將個(gè)人移動(dòng)設(shè)備與辦公計(jì)算機(jī)連接，禁止將辦公計(jì)算機(jī)的登錄密碼透露給他人等。除了要嚴(yán)格遵循本部門的規(guī)章制度，杜絕因?yàn)閭�(gè)人不規(guī)范操作行為而增加安全風(fēng)險(xiǎn)外，也要采取必要的技術(shù)手段。常規(guī)的安全技術(shù)手段有啟用防火墻、安裝殺毒軟件，高級(jí)的安全技術(shù)手段有數(shù)字簽名認(rèn)證、動(dòng)態(tài)登錄口令以及加密解密技術(shù)等。只有構(gòu)建完善的安全防護(hù)體系，才能切實(shí)保障人事檔案內(nèi)容的完整與安全。
4、注重提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)
新時(shí)期的人事檔案管理工作，不僅在工作方法、模式上發(fā)生了較為明顯的改變，而且對(duì)檔案工作者的綜合素質(zhì)也提出了更高的要求。醫(yī)院方面需要針對(duì)其開展在職培訓(xùn)、鼓勵(lì)他們進(jìn)行繼續(xù)教育，讓自己具備更強(qiáng)的勝任力。重點(diǎn)包括兩個(gè)層面：第一，專業(yè)技能的培訓(xùn)。以集中講座、外出學(xué)習(xí)等方式，讓檔案工作者學(xué)習(xí)新技能、新知識(shí)，不斷提升自我。既可以滿足職工自我發(fā)展的訴求，又可以在崗位上以更高效率完成人事檔案工作；第二，職業(yè)素養(yǎng)的提升。結(jié)合人事檔案管理的特點(diǎn)，要求每一名檔案工作者要具備一絲不茍、精益求精的職業(yè)精神，以及遵守制度規(guī)范、嚴(yán)格按章辦事的敬業(yè)意識(shí)等。只有檔案工作隊(duì)伍的綜合素質(zhì)得以提升，才能為醫(yī)院人事檔案管理的不斷創(chuàng)新發(fā)展提供必要的支持。
5、建立長(zhǎng)效投入機(jī)制，不斷優(yōu)化軟硬件設(shè)施
人事檔案管理的創(chuàng)新，離不開軟件和硬件設(shè)施的支持。當(dāng)前醫(yī)院雖然在檔案管理配套設(shè)施的建設(shè)上提供了一定的支持，但是從檔案事業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展來(lái)看，還是存在一定的差距。為此，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)建立長(zhǎng)效投入機(jī)制，為人事檔案管理的高效開展、創(chuàng)新發(fā)展，提供扎實(shí)的物質(zhì)保障。每年財(cái)務(wù)人員在編制預(yù)算時(shí)，應(yīng)結(jié)合檔案部門的工作計(jì)劃，提供專項(xiàng)預(yù)算，為當(dāng)年檔案部門采購(gòu)新的硬件設(shè)備（如掃描儀等），以及更新和升級(jí)軟件系統(tǒng)，提供資金支持。除此之外，也要加強(qiáng)對(duì)資金使用的監(jiān)管，確保每一筆資金都能夠真正應(yīng)用于人事檔案管理相關(guān)工作。在資金支出項(xiàng)目上，除了軟、硬件設(shè)施外，也可以設(shè)立獎(jiǎng)金，對(duì)那些在人事檔案工作中表現(xiàn)優(yōu)異的給予獎(jiǎng)勵(lì)，這也是推動(dòng)該工作不斷創(chuàng)新發(fā)展的重要措施。
四、結(jié)語(yǔ)
人事檔案管理既是醫(yī)院管理工作體系中的重要組成，同時(shí)也直接關(guān)系到醫(yī)院人事工作開展和人力資源利用。做好人事檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)檔案資源整合利用與信息服務(wù)，對(duì)員工個(gè)人的自我發(fā)展，以及醫(yī)院各項(xiàng)工作的開展均有重要作用。醫(yī)院方面需要把人事檔案工作擺在戰(zhàn)略位置，并從資金方面、技術(shù)方面、人員方面、制度方面，提供全方位、立體化的支持，推動(dòng)這一工作實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新發(fā)展。
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