項目計劃書的要素

時間：2023-07-07 18:28:42 創業資料

項目計劃書必備的要素

　　一份好的項目計劃書的特點是：關注產品、敢于競爭、充分市場調研，有力資料說明、表明行動的方針、展示優秀團隊、良好的財務預計等幾點，從而使合作伙伴會更了解項目的整體情況及業務模型，也能讓投資者判斷該項目的可盈利性。以下是小編給大家帶來的項目計劃書的要素，歡迎閱讀，希望對你有幫助！

項目計劃書必備的要素

　　1、項目范圍說明

　　項目范圍說明闡述進行這個項目的原因或意義，形成項目的基本框架，使項目所有者或項目管理者能夠系統地、邏輯地分析項目關鍵問題及項目形成中的相互作用要素，使項目干系人在項目開始實施前或項目相關文檔編寫以前，能夠就項目的基本內容和結構達成一致;項目范圍說明應當形成項目成果核對清單，作為項目評估的依據，在項目終止以后或項目最終報告完成以前進行評估，以此作為評價項目成敗的依據;范圍說明還可以作為項目整個生命周期監控和考核項目實施情況的基礎，和項目其他相關計劃的基礎。

　　2、項目進度計劃

　　進度計劃是說明項目中各項工作的開展順序、開始時間、完成時間及相互依賴銜接關系的計劃。通過進度計劃的編制，使項目實施形成一個有機的整體。進度計劃是進度控制和管理的依據，可以分為項目進度控制計劃和項目狀態報告計劃。

　　在進度控制計劃中，要確定應該監督哪些工作、何時進行監督、監督負責人是誰，用什么樣的方法收集和處理項目進度信息，怎樣按時檢查工作進展和采取什么調整措施，并把這些控制工作所需的時間和人員、技術、物資資源等列入項目總計劃中。

　　3、項目質量計劃

　　質量計劃針對具體待定的項目，安排質量監控人員及相關資源、規定使用那些制度、規范、程序、標準。項目質量計劃應當包括與保證與控制項目質量有關的所有活動。質量計劃的目的是確保項目的質量目標都能達到。根據ISO9001要求和PMBOK2000，為實現質量目標，組織應遵循以顧客為中心、領導作用、全員參與、過程方法、管理的系統方法、持續改進、基于事實的決策方法、互利的供方關系等8項質量管理原則。

　　4、項目資源計劃

　　有了項目范圍計劃和進度計劃后，資源計劃就是決定在項目中的每一項工作中用什么樣的資源(人、材料、設備、信息、資金等等)，在各個階段使用多少資源。項目費用計劃包括資源計劃、費用估算、費用預算。

　　5、項目溝通計劃

　　溝通計劃就是制定項目過程中項目干系人之間信息交流的內容、人員范圍、溝通方式、溝通時間或頻率等溝通要求的約定。

　　6、風險對策計劃

　　風險對策計劃是為了降低項目風險的損害而分析風險、制定風險應對策略方案的過程，包括識別風險、量化風險、編制風險應對策略方案等過程。

　　7、項目采購計劃

　　項目采購計劃過程就是識別哪些項目需求可應通過從本企業外部采購產品或設備來得到滿足。如果是軟件開發工作的采購，也就是外包，應當同時制定對外包的進度監控和質量控制的計劃。

　　8、變更控制、配置管理計劃

　　由于項目計劃無法保證一開始就預測得非常準確，在項目進行過程中也不能保證準確有力的控制，導致項目計劃與項目實際情況不符的情況經常發生，所以必須有效處理項目的變更。變更控制計劃主要是規定變更的步驟、程序，配置管理計劃就是確定項目的配置項和基線，控制配置項的變更，維護基線的完整性，向項目干系人提供配置項的準確狀態和當前配置數據。

　　【拓展】怎么撰寫項目計劃書

　　1．面頁：

　　這是容易忽視的部分，有很多機構認為內容比形式更重要。其實，形式是可以更好的表現內容的。另外，項目計劃書也是能使資助機構了解和認識我們的一個很重要的窗口，表現的專業與嚴謹是決對可以得到加分的。

　　封面可以只簡單寫上項目名稱和日期，也可以包括以下信息：

　　項目名稱

　　申請（執行）機構

　　通訊地址

　　電話、傳真、E-mail

　　聯系（負責）人

　　還可以把銀行賬戶、律師、審計機構等信息列在封面頁上。另外，如果是向某一機構籌款的話，最好在前面加封簡單的附信。由于一份項目計劃可以提交給多個資助機構，這就需要一個個性化的附信，要以“某機構某人”為開頭，以表明你們對他們機構的重視與尊重。

　　2．項目概要（總論）

　　這是最重要的一部分，也是讀者最先閱讀、瀏覽的部分。要知道基金會的項目經理們每天都會收到大量的申請要求，他們也許沒有足夠的時間“看”完所有的項目計劃書，概要部分將成為“初選”的決定因素。所以，在概要部分要把你認為所有重要的信息匯集起來。概要一般要包括：機構的背景信息、使命與宗旨；項目要解決的問題與解決的方法、項目申請方的能力和以往的成功經驗等。需要特別指出的是：盡管項目概要部分排在計劃書的前半部，但實際上，這一部分是要在寫完所有計劃書以后，才動手寫的。

　　3．項目背景、存在的問題與需求：

　　在這一部分，需要詳細介紹存在的問題以及為什么你要設計這個項目來解決這些問題。要充分的說明問題的嚴重性與緊迫性，最好能提供一些數據，這樣不但可以充分的說明問題，同時還能表明你對這一項目的了解。同時，你還可以使用一些真實、典型的案例，以便在情感上打動讀者進而引起他們的共鳴。要說明項目的起因、邏輯上的因果關系、受益群體及與其它社會問題之間的關聯等。

　　一般來講，這一部分包括以下主要信息：

　　.項目范圍（問題與事件、受益群體）

　　.導致項目產生的宏觀與社會環境

　　.提出這個項目的理由與原因

　　.其它長遠與戰略意義

　　4．目標與產出：

　　在使資助機構確信“問題”的存在以后，明確提出你的解決方案。機構間的合作是被鼓勵的。如果你還有其它的機構合作伙伴，也要明確說明。在這一部分中你要詳細的介紹你的項目計劃、項目的總體目標、階段性目標與任務，以及各目標的評估標準。總體目標是一個長期的、宏觀的、概念性的、比較抽象的描述。由總體目標可以分解成一系列具體的、可衡量的、可實現的、帶有明確時間標記的階段性目標。比如，“減少文盲”是總體目標，“到20xx年10月，使200個農村婦女達到認識1000字”就是一個具體目標。對目標的陳述一定要非常清楚。最重要的是，制定的目標要切合實際。不要承諾你做不到的事情。要牢記，資助者希望在項目完成報告里看到的是：項目實際上實現了這些既定目標。

　　5．受益群體：

　　在這一部分中你要對項目的收益群體做一個更加詳細的描述，有必要時，你還可以把收益群體分為直接受益和間接收益群體。比如“恩久”的能力建設項目，直接收益群體是NGO機構和NGO的從業人員，但間接收益群體卻是NGO的服務對象。因為通過能力建設，提高了NGO機構服務能力與效率，也就能為其服務對象提供更好、更多、更完善的服務。又比如一個殘疾人服務機構，直接收益群體是殘疾人群，間接收益群體則是他們的家庭，甚至是整個社會。許多資助方都希望受益群體能從始至終地參與到項目之中。尤其是在項目的設計階段，受益群體的參與更加重要。你可以在附件中列出受益群體參與項目的活動，包括組織受益群體參加的討論會、主題、時間、參加人員等。同時，也讓資助方了解到你的項目不但是針對受益群體而設計的，而且，得到他們的廣泛支持與認可。

　　6．解決方案與實施方法：

　　通過以上的部分，你已經清楚的解釋了存在的問題及你希望完成的事情。現在，需要介紹你如何達到目標以及采用什么方法和具體活動來實現這些目標。在介紹方法時，你要特別說明這種方法的優越特性。你可以同時列舉出其它相關的方法并把它們進行比較，還可以引用專家的觀點、其它失敗和成功的案例等。總之，要充分說明你選擇的方法是最科學、最有效、最經濟的方法。同時，也要說明這個方面或你們機構在采用這種方法時，也存在一定的風險與挑戰。還要提到為了執行這一解決方案都需要那些條件與資源。包括：誰？在什么時候？使用什么樣的設備？做什么樣的事情？做這些事情的人要具備什么樣的能力與技能等。最好能在附件中詳細描述一下主要工作崗位的職務要求。

　　7．項目進程計劃：（時間表）

　　在這一部分中，要詳細的描述出各項任務的先后順序以及起始時間，可以用一個帶有時間標記的圖表來表示。這樣，就可以一目了然的告訴讀者“什么時候？”“做什么？”，以及各項活動之間的關聯與因果關系。

　　8．項目組織架構：

　　這一部分要描述為了達成上述目標，需要什么樣的執行團隊和管理結構。執行團隊應包括所有項目組成員：志愿者、專家顧問、專職人員等。他們與這個項目相關的工作經驗、專業背景、學歷等也非常重要。執行團隊的經驗與能力往往在很大程度上決定了項目的成敗，這也是資助方非常關心的問題。另外，還要明確項目的管理結構。項目總負責人、財務負責人及其它各分項目負責人都應該明晰地寫出來。如果是兩個或多個機構合作共同完成一個項目，還要表明各機構的分工。工作流程也要很清楚，各項工作的先后順序、邏輯關系等。

　　9．費用、預算與效益：

　　這一部分所要提供的決不僅僅是一個費用預算表（當然，預算表也是很重要的，你可以把它放在附件中），而是要敘述和分析預算表中的各項數據，總成本與各分成本，包括：人員、設備的費用等。其中，人員經費類別可以包括工資、福利和咨詢專家費用；非人員經費小類別可以包括差旅費、設備和通訊費等。如果已經有了一部分資金來源，也要注明。而且，要很明顯的寫出你還需要總數為多少的經費上的支持。上面提到的是投入，還有一個很重要的部分是產出的效益。往往很多NGO在項目計劃中不談效益，錯誤的認為NGO的服務是不談效益的。事實上，除國際上正在推行的NGO合理收費外，NGO服務的另一大特點是產生巨大的社會效益。盡管社會效益比較難量化，但你還是可以盡量找一些數據來分析一下社會效益，那怕只是估算也好。比如，一個戒毒人員的服務機構，雖然他們是為吸毒人員提供免費的服務，沒有任何收入。但是他們還是可以估算出通過服務于一個吸毒人員，從而可以減少那些方面的社會問題來計算，可以包括：吸毒人員的醫療費用、失業、犯罪等相關費用進行估算。總之，你越明確的算出單位成本的投入可以產生的效益，就越能說明你的方法的優越性，也就越能得到資助方的同意。財務與審計方法也要在這部分中提到。

　　10．監控與評估：

　　監控是項目實施過程中的非常重要的部分，監控的執行機構與人員（可以是理事會、資助方或其它第三方機構）、監控任務等都應該寫在項目計劃中。與之相關的還有項目團隊的自我評估計劃。項目進行中的評估報告比項目結束的評估還要重要，在項目的不同階段進行評估，可以使你及時的發現問題，盡早的解決。同時，可以使資助方得到一個信息，那就是你們不但提出了一個很好的計劃，而且，可以很好地實現這個計劃。請注意，項目的實施方法是資助方評判是否給予資助的一個非常重要的因素。有兩種可供參考的監控和評估方式。一種是衡量結果，另一種是分析過程。其中一種或者兩者都有可能適用于你的項目。你選擇何種方式將取決于項目的性質和目標。無論選擇何種方式，你都需要說明你準備怎樣收集評估信息和進行數據分析。在項目進行到那些階段，進行階段性的評估。評估活動及時間也應該包括在項目實施計劃的時間表當中。

　　無論是監控報告還是評估報告，都應該包括：項目的進展與完成的情況、原定計劃與現實狀況的比較、預測未來實現計劃的可能性等。

　　除總體評估報告外，還要提供一些子評估報告。比如，項目中期的審計報告等。

　　11．附件：

　　任何你認為重要的文件，或放在正文中太長時，都可以把它們放在附件當中。比如：機構的介紹、年報、財務與審計報告、名單、數據、圖表等。你可以把那些在正文中會干擾讀者，或使他們的興趣偏離主題的部分放到附件當中。但一定不要忘了在正文中提到：詳細情況，請察看附件。總之，附件的目的是使正文緊湊、干凈，同時，如果讀者對某些問題的細節感興趣的話，他還可以在附件中找到需要的內容。

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