如何實(shí)施項(xiàng)目管理最有效
怎樣才能實(shí)施有效項(xiàng)目管理，以期在復(fù)雜的項(xiàng)目管理中取得預(yù)期的目標(biāo)與成果呢?這是每一位項(xiàng)目經(jīng)理都需要認(rèn)真思考與面對(duì)的問題。盡管許多人都有著項(xiàng)目經(jīng)理這一頭銜，但在整個(gè)項(xiàng)目執(zhí)行過程中卻并不能夠制定出較好的實(shí)施計(jì)劃，不能夠規(guī)劃好資源安排，從而也就不能夠?qū)嵤┯行У捻?xiàng)目管理。
一、項(xiàng)目管理的概念
在繼續(xù)進(jìn)行闡述之前，我們還有必要了解一下什么是項(xiàng)目管理。因?yàn)楹芏嗳苏遣荒軌蛘嬲靼资裁词琼?xiàng)目管理，所以也就不能夠?qū)嵤┯行У捻?xiàng)目管理。
通俗說來，項(xiàng)目管理就是對(duì)各類可用資源(資金、人員、物資、能源、場(chǎng)地、通信等)進(jìn)行詳細(xì)計(jì)劃、有效組織及管理，以成功實(shí)現(xiàn)既定項(xiàng)目目標(biāo)的一門學(xué)科。項(xiàng)目管理遇到的首要挑戰(zhàn)是嚴(yán)格按照項(xiàng)目規(guī)定(通常包括范圍、質(zhì)量、時(shí)間及預(yù)算)實(shí)現(xiàn)所有既定目標(biāo)。其次就是優(yōu)化相應(yīng)配置，有效集成項(xiàng)目實(shí)施所必需的各類投入以滿足既定目標(biāo)的要求。因而，項(xiàng)目管理包含的主要行為有：目標(biāo)和事件的分析與設(shè)計(jì);根據(jù)目標(biāo)制定工作計(jì)劃;評(píng)估并管理風(fēng)險(xiǎn)(風(fēng)險(xiǎn)管理);資源估計(jì)與分配;工作組織與任務(wù)分配;工程進(jìn)度控制;工程發(fā)展趨勢(shì)預(yù)測(cè);質(zhì)量管理;變更識(shí)別、管理及控制;工程結(jié)束。在了解了項(xiàng)目管理這一概念及其包含的主要行為后，我們就可以繼續(xù)進(jìn)行項(xiàng)目經(jīng)理職責(zé)范圍的闡述了。
二、項(xiàng)目經(jīng)理的職責(zé)范圍
概括來說，有五件事情是屬于項(xiàng)目經(jīng)理的職責(zé)范圍。或許有的項(xiàng)目經(jīng)理覺得自己的職責(zé)范圍廣得很，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不止五件事。其實(shí)，不管你覺得自己的職責(zé)范圍是五件還是十件，只要你專注于以下五件事的管理，最后就會(huì)有一種得心應(yīng)手的輕松感。而且項(xiàng)目經(jīng)理無論牽扯到其他哪些事項(xiàng)，歸根到底都會(huì)對(duì)這五件事產(chǎn)生一定的影響。這五件事就是：
1、項(xiàng)目完成所需付出的時(shí)間。通常，可以對(duì)照已經(jīng)制定好的項(xiàng)目計(jì)劃，通過衡量項(xiàng)目的進(jìn)度來對(duì)這一事項(xiàng)做出評(píng)定。
2、項(xiàng)目完成需要付出的資源。同樣，可以對(duì)照項(xiàng)目最初的計(jì)劃，通過衡量項(xiàng)目資源的消耗(如人或時(shí)、資金等)對(duì)這一事項(xiàng)做出評(píng)定。一般來說，這一事項(xiàng)的測(cè)定要比測(cè)量項(xiàng)目進(jìn)度難得多，這需要依賴一系列的假設(shè)才能得以完成。此外，項(xiàng)目經(jīng)理必須做出努力，以確保自己能夠持續(xù)不斷地獲得項(xiàng)目所需的資源。人們往往只注重項(xiàng)目所用的時(shí)間，而忽視或低估項(xiàng)目所用的資源。這一方面是因?yàn)橘Y源的耗費(fèi)難以把握;另一方面是因?yàn)椴惶?fù)責(zé)任的項(xiàng)目經(jīng)理往往可以通過多耗費(fèi)資源為自己找到借口，避免受到他人的攻擊和非難，而相比之下，若是不能按期完成項(xiàng)目，要想為自己開脫就不那么輕松了。項(xiàng)目資源耗費(fèi)過大，與不能按期交工一樣，都算是項(xiàng)目失敗了。
3、項(xiàng)目已完成工作的質(zhì)量狀況。項(xiàng)目每完成一項(xiàng)任務(wù)，可以通過評(píng)估已完成任務(wù)的質(zhì)量能否保證后續(xù)任務(wù)的順利開展，來評(píng)定已完成任務(wù)的質(zhì)量狀況，這樣，就能夠確保項(xiàng)目整體目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。此外，項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該結(jié)合自己所處的項(xiàng)目階段評(píng)估已完成工作的質(zhì)量狀況。盡管這個(gè)問題往往得不到充分重視，但實(shí)際上，這可以視為項(xiàng)目管理中難度最大的工作了。
4、項(xiàng)目范圍。自己是否一直在項(xiàng)目范圍的約束下工作?項(xiàng)目范圍仍然與項(xiàng)目現(xiàn)狀相關(guān)嗎?
5、項(xiàng)目客戶。現(xiàn)階段的工作仍然能夠符合客戶的期望嗎?
在明白了自己應(yīng)該管理的事項(xiàng)之后，接下來的問題就是確定如何實(shí)施有效管理。
三、項(xiàng)目經(jīng)理可以采取的措施
從某種程度上來講，這方面的工作會(huì)更加艱巨，但同樣道理，項(xiàng)目經(jīng)理如果已經(jīng)做好基礎(chǔ)工作，那么，只要再付出自己辛苦的工作，就可以水到渠成，取得成功，這恰恰是成功項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)對(duì)自如而一般項(xiàng)目經(jīng)理拼命掙扎的原因所在。從項(xiàng)目經(jīng)理實(shí)際采取的行動(dòng)來說，做好這項(xiàng)工作并不是特別難。無論項(xiàng)目經(jīng)理如何高高在上，多么富有經(jīng)驗(yàn)，多么聰明絕頂，在實(shí)施管理時(shí)，他所能采取的措施是相對(duì)有限的。項(xiàng)目經(jīng)理可以采取的措施有：
1、改變團(tuán)隊(duì)的工作方式。這相對(duì)比較容易做到，項(xiàng)目經(jīng)理可以鼓勵(lì)團(tuán)隊(duì)成員工作更努力一些，要求他們?cè)陧?xiàng)目上多投入一些時(shí)間，更專注一些，讓他們重新安排工作的輕重緩急，排出優(yōu)先次序，當(dāng)然也可以審視一下他們實(shí)際的工作方法。
2、調(diào)整項(xiàng)目投入的資源。如果項(xiàng)目執(zhí)行過程中有稍微滯后現(xiàn)象，或是項(xiàng)目偶爾出現(xiàn)了提前完工的跡象，項(xiàng)目經(jīng)理就可以調(diào)整一下項(xiàng)目投入的資源狀況。當(dāng)然，在資源充足的情況下，也可以從項(xiàng)目中適當(dāng)抽出一些資源移作他用。基本的做法是，要么取得更多的資源，要么取得不同的資源。另外，還有一種也具有同樣重要意義的做法是，在需要資源時(shí)，提高項(xiàng)目的重要地位，從而使項(xiàng)目更容易取得所需的資源。
3、變更項(xiàng)目范圍。項(xiàng)目如果進(jìn)展不順，可以通過縮減項(xiàng)目范圍，專注于有限的幾項(xiàng)核心交付成果和項(xiàng)目需求的實(shí)現(xiàn)，就可以改變項(xiàng)目進(jìn)展的不利局面。
4、增加項(xiàng)目任務(wù)。這方面的工作并不像上述改變項(xiàng)目范圍那樣寬泛。比如，為了應(yīng)對(duì)項(xiàng)目遇到的風(fēng)險(xiǎn)和問題，項(xiàng)目經(jīng)理可以通過加大項(xiàng)目成員所承擔(dān)的工作量，以解決出現(xiàn)的問題，化解遇到的風(fēng)險(xiǎn)。
5、調(diào)整項(xiàng)目計(jì)劃和方法。計(jì)劃只是計(jì)劃，只有當(dāng)項(xiàng)目完工時(shí)，計(jì)劃才能變成事實(shí)。因此，如果計(jì)劃制定得不夠正確，就可對(duì)其進(jìn)行變更。如，可以推翻原先的計(jì)劃，重新編寫，也可以調(diào)整相關(guān)的要素條件，這樣也能起到一定的改善作用。在項(xiàng)目管理過程中，人們常常會(huì)認(rèn)定一種解決方法，但一般來說，解決問題的方法很多，并不僅僅限于一種。因此，如果運(yùn)用一種方法，無法取得相應(yīng)的效果時(shí)，就需要有創(chuàng)造性的思考和探索，看看是否還有其他相應(yīng)的方法。
6、調(diào)整項(xiàng)目質(zhì)量要求。調(diào)整項(xiàng)目交付成果的質(zhì)量要求，會(huì)對(duì)項(xiàng)目所需的時(shí)間和資源產(chǎn)生巨大影響。做出質(zhì)量變更時(shí)，一定要謹(jǐn)慎，一定要予以充分的說明，揭示出質(zhì)量變更后的可能結(jié)果。我們或許都曾遇到過這樣的項(xiàng)目，參與項(xiàng)目的工程技術(shù)人員費(fèi)盡心機(jī)，希望取得高水平的質(zhì)量要求，但這種質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出了項(xiàng)目本身的實(shí)際需要，而為了實(shí)現(xiàn)這一質(zhì)量要求，往往會(huì)造成過多的時(shí)間投入，花費(fèi)過多的資金預(yù)算。當(dāng)然，更常見的是，項(xiàng)目經(jīng)理為了完成項(xiàng)目的交付成果，往往會(huì)走捷徑、抄近路。項(xiàng)目經(jīng)理如果過分注重項(xiàng)目投入的時(shí)間和成本，常常會(huì)在不知不覺中改變項(xiàng)目的質(zhì)量要求，直到意識(shí)到項(xiàng)目無法實(shí)現(xiàn)最優(yōu)結(jié)果時(shí)，才明白先前自己并沒有注意到項(xiàng)目的質(zhì)量要求已經(jīng)發(fā)生了變化。
7、做出決策，逐級(jí)報(bào)告。項(xiàng)目經(jīng)理無論在獨(dú)立工作時(shí)，還是在與不同的項(xiàng)目客戶和項(xiàng)目干系人合作時(shí)，通常都需要對(duì)具體的行動(dòng)措施做出決策。如上述提到的所有改變和變更，都需要做出某種決策，并且如果這種改變和變更極為重要時(shí)，項(xiàng)目經(jīng)理在決策時(shí)還需要征得外部相關(guān)人員的同意。當(dāng)然，日常工作中的一些并不十分重要的決策，可以由項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)直接做出。
8、終止項(xiàng)目工作。實(shí)際上，可以隨時(shí)采取的一項(xiàng)措施是宣告項(xiàng)目終止，停止所有的項(xiàng)目工作。當(dāng)然，采取這一措施時(shí)，必須經(jīng)過慎重考慮，相信每個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理都不愿做出這樣的決定。但當(dāng)項(xiàng)目無法實(shí)現(xiàn)預(yù)期目標(biāo)時(shí)，就應(yīng)該考慮終止項(xiàng)目。當(dāng)然，這要符合下面的決策前提：?jiǎn)?dòng)項(xiàng)目時(shí)，其首要的依據(jù)是實(shí)現(xiàn)既定的目標(biāo)，因此，既定的目標(biāo)一旦無法實(shí)現(xiàn)，項(xiàng)目也就失去了存在的依據(jù)和理由。當(dāng)然，項(xiàng)目經(jīng)理一旦面臨終止項(xiàng)目的抉擇，盡早意識(shí)到這點(diǎn)會(huì)更好一些，以免陷入過高沉沒成本的束縛。因?yàn)椋呀?jīng)花費(fèi)的時(shí)間和金錢將一去不復(fù)返，項(xiàng)目經(jīng)理需要關(guān)注的是從目前的情況來看，完成項(xiàng)目需要再投入多少時(shí)間和精力。
憑借上面列出的這些指標(biāo)，項(xiàng)目經(jīng)理就可以形成自己的判斷，并根據(jù)情況及時(shí)采取相應(yīng)的行動(dòng)了，采取行動(dòng)是項(xiàng)目管理的核心和關(guān)鍵。
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